Van Excel naar Excellent: waarom je B2B webshop smeekt om een PIM-systeem
10 april 2025 09:31
We kennen het allemaal. Een collega opent een map met ‘definitieve_productinfo_FINAL(3).xlsx’ en claimt dat dit echt de meest recente productgegevens zijn. Terwijl jij je net baseerde op een ander bestand — uit een andere map — met net iets andere prijzen. Oeps. Je B2B webshop leeft op productdata, maar als die data een eigen leven leidt, ontstaat er chaos. En in een B2B-omgeving, waar klanten specifieke eisen stellen en foutjes direct omzet kosten, is dat geen luxeprobleem.
Welkom in de wondere wereld van het PIM-systeem: de onzichtbare held achter succesvolle digitale groothandels.
De B2B webshop anno nu: veeleisender dan ooit
De tijd dat een B2B webshop niet meer was dan een digitaal bestelformulier, ligt ver achter ons. Klanten verwachten tegenwoordig een ervaring die net zo soepel is als in de B2C-wereld, met een volledig en actueel assortiment, realtime voorraadinformatie, uitgebreide productspecificaties inclusief handleidingen en accessoires, én persoonlijke prijsafspraken binnen een eigen klantomgeving. Dat vraagt om meer dan een CMS en een spreadsheet. Want hoe houd je honderden tot duizenden producten actueel, eenduidig en consistent over al je kanalen heen? Juist — niet met Excel.
De symptomen van productdata-chaos
Laten we eerlijk zijn: veel B2B-bedrijven starten pragmatisch. Even snel de prijzen aanpassen in een Excelsheet, een nieuwe categorie toevoegen via een workaround, of die Franstalige productomschrijving kopiëren uit een oude offerte. Voor je het weet heb je:
- Verschillende versies van hetzelfde product in omloop
- Afdelingen die langs elkaar heen werken
- Verouderde of incomplete info op de webshop
- Hoge foutgevoeligheid en tijdrovend beheer
En wie is daarvan de dupe? Jouw klant. Die bestelt iets wat niet op voorraad blijkt, of krijgt een verkeerd onderdeel toegestuurd omdat de omschrijving niet klopte.
Enter: het PIM-systeem
PIM staat voor Product Information Management. Of, in mensentaal: één centrale plek waar al je productinformatie leeft, klopt, en altijd actueel is. Een PIM-systeem zorgt ervoor dat je informatie niet meer verspreid is over tientallen tools, mappen of hoofden, maar gestructureerd en centraal wordt beheerd.
Wat een PIM voor je doet?
- Centraal beheer van alle productdata (specificaties, foto’s, vertaalslagen, handleidingen)
- Snelle updates die direct doorstromen naar je webshop, ERP en marketplaces
- Kwaliteitscontrole op je data: geen ontbrekende velden of verkeerde formats meer
- Efficiëntie: minder handwerk, minder fouten, meer schaalbaarheid
Oftewel: minder frustratie op de werkvloer, meer vertrouwen bij je klant.
B2B is complexer – en dat maakt PIM nog urgenter
In B2C verkoop je vaak één product aan veel klanten. In B2B verkoop je vaak veel varianten van een product, met specifieke prijzen en afspraken, aan verschillende klanten.
Voorbeeld: je verkoopt schroeven. Voor klant A is lengte het belangrijkste, voor klant B de coating. Klant C wil de technische datasheet in het Duits, klant D wil bulkverpakking met private label.
Zonder goed productinformatiebeheer wordt dat al snel een spaghetti aan data. Met een PIM-systeem zet je orde in die chaos en houd je grip op de variaties, labels, vertalingen en koppelingen.
De overstap van Excel naar PIM: geen straf, maar opluchting
Natuurlijk, verandering is spannend. “Maar we werken al jaren zo.” “Onze Excel-masters kennen het systeem door en door.” En ja — een PIM implementeren kost tijd. Maar wat je ervoor terugkrijgt?
- Een schaalbaar fundament voor groei
- Minder handmatige fouten
- Sneller live met nieuwe producten
- Betere samenwerking tussen afdelingen
- En… een stuk minder stress
Het is een investering in rust, structuur en professionaliteit. Geen overbodige luxe in een tijd waarin klanten razendsnel afhaken bij een slechte online ervaring.
PIM als vliegwiel voor e-commerce groei
Een goede B2B webshop staat of valt met betrouwbare productinformatie. Of je nu inzet op SEO, marketplaces, automatisering of internationale groei: zonder solide productdata ben je nergens.
Sterker nog: veel innovaties — zoals AI-aanbevelingen, dynamische pricing of slimme filters — werken pas écht goed als je onderliggende productdata op orde is. En dát is precies waar een PIM-systeem in uitblinkt.
Tot slot: je webshop vraagt het niet hardop, maar smeekt het wel
Je hoort ‘m niet, maar als je goed luistert hoor je ‘m fluisteren vanuit de serverruimte: “Help me… ik verdrink in inconsistentie… geef me een PIM…”
Oké, misschien niet letterlijk. Maar als je webshop af en toe onbetrouwbaar aanvoelt, als je je afvraagt waarom productlanceringen altijd zo moeizaam gaan of waarom klanten net dat ene detail missen — dan weet je genoeg.
De overstap van Excel naar een PIM-systeem is geen extraatje. Het is de stap van overleven naar excelleren.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.