Tips om een bedrijfsverhuizing effectief te laten verlopen
2 november 2017 11:46
Een bedrijfsverhuizing is vaak een hele onderneming. Niet veel bedrijven kunnen even alle processen tijdelijk stilleggen om in alle rust te verhuizen naar een nieuw pand. Toch zijn er in Nederland jaarlijks ongeveer 25.000 bedrijfsverhuizingen.
Een stressvolle tijd wellicht, maar gelukkig bestaat er een bedrijfsverhuizing checklist. Hiermee wordt het voor iedere onderneming een stuk minder stressvol om een bedrijfsverhuizing te starten en te ondernemen. Hoe dan ook is het een overweging waard om te kijken naar de mogelijkheden wat betreft uitbesteden van de verhuizing. Of u nu zelf wilt verhuizen of het wilt laten uitbesteden het kost hoe dan ook geld. Het is aan te raden om een aantal offertes te vergelijken bij diverse verhuisbedrijven. Op die manier wint u eenvoudig advies in en bespaart u aanzienlijk op de kosten.
Het zoeken van een nieuwe locatie
Het eerste wat dient te gebeuren is natuurlijk een nieuwe locatie kiezen. Waar loopt u tegen het huidige pand tegenaan? Te weinig ruimte wellicht? Maar waarvoor dan? Dit kan zijn voor kantoorplekken of voor opslag. Wellicht is het huidige pand te duur. Allemaal redenen om in een vergelijking mee te nemen en zo kritisch te kijken naar het nieuwe pand. Voldoet het aan alle eisen? En wellicht nog belangrijker, hoe ziet de toekomst van het bedrijf eruit en is de nieuwe bedrijfsruimte dan nog steeds een geschikt pand. Heeft u eenmaal een geschikte ruimte gevonden, dan is het tijd om na te gaan denken over het verhuisbudget en tevens de inventarisatie van het nieuwe pand. Wat gaat mee? Wat staat er al wat overgenomen kan worden en wat dient nieuw aangeschaft te worden? Neem ook zeker goed de zaken door die in het contract staan vermeld over de maandelijkse kosten, wellicht kan dit bijvoorbeeld ook per kwartaal betaald worden en is dit omgerekend voordeliger. Ook het opzegtermijn en het huurtermijn is van belang. Waarschijnlijk bent u niet van plan om binnen een jaar weer te verhuizen, maar enige flexibiliteit van beide kanten is wel gewenst. Op Funda in Business vindt u een uitgebreid aanbod van bedrijfspanden.
De inrichting
De volgende punten op de bedrijfsverhuizing checklist hebben voornamelijk te maken met het inrichten van de nieuwe bedrijfsruimte. Er is in een vorig stadium al nagedacht over de inventarisatie, hiermee worden zaken bedoeld als koelkasten, brandveiligheid, en zonwering. Maar wellicht heeft u ook nieuwe spullen nodig voor op kantoor of als opslag. Kasten, computers, printers, bureaus en stoelen. Verder is dit ook een goed moment om na te denken over de kleinere aanpassingen. Is de vloerbedekking nog goed? Vervangen kost nu misschien wat extra tijd en geld, maar wanneer het anders binnen een jaar toch vervangen zou moeten worden, is dit wellicht het beste moment om het direct te doen of laten doen. Ook zaken als de inrichting van de kantine, vergaderruimte en kantoorruimtes zijn allemaal zaken om nu te beslissen. Dit scheelt veel werk tijdens de verhuizing zelf omdat u al weet waar alles moet komen te staan.
De verhuizing zelf
Het is nog niet zo ver. De dag van de verhuizing is nog niet aangebroken. Maar ondertussen heeft u al wel een idee op welke datum dit zal gaan plaatsvinden. Dan wordt het automatisch ook tijd om de huurovereenkomst van het oude pand op te zeggen. Ook is dit een goed moment om verhuisbedrijven te laten komen om daar afspraken mee te maken. Heeft u al een draaiboek? Hierin komt te staan wat wanneer gaat gebeuren. Wat gaat er mee, wanneer wordt het ingepakt, hoe wordt dit gelabeld en wanneer gaat welke verhuisdoos over en door wie? Wellicht kan het personeel helpen. Tevens is het natuurlijk ook mogelijk om de verhuizing op te splitsen. De verhuizing vind plaats per afdeling. Natuurlijk is het mogelijk om een dergelijk draaiboek ook door een personeelslid te laten maken. Hou hen er hoe dan ook bij betrokken en probeer ze zo veel mogelijk te enthousiasmeren voor het nieuwe pand. Wanneer u antwoord heeft op alle vragen uit het draaiboek dan kan het verhuizen ook daadwerkelijk beginnen.
Na het verhuizen
Na de verhuizing is de bedrijfsverhuizing checklist nog niet afgelopen. Aangeraden wordt om het oude pand nog te bekijken om te kijken of er schade is ontstaan tijdens de verhuizing. Verder dienen de juridische zaken op orde te zijn. Zo dient het adres aangepast te worden bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Verder dienen uiteraard klanten en leveranciers het juiste adres te hebben. Een goede methode is om het adres ook op de website aan te passen en hier al ruim van te voren bericht van te maken.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.