Op Orde ontneemt administratieve zorgen door automatisering

29 maart 2019 12:18

Een veelzijdig takenpakket leidt nog te vaak tot een overvloed aan administratieve verplichtingen. Uiteraard is het belangrijk dat de inzet van mensen en middelen achteraf inzichtelijk is, zodat de besteding van tijd en geld valt te verantwoorden. Elke organisatie is immers voor haar handelen verantwoording schuldig, aan aandeelhouders, aan bestuurders of, in de publieke sector, aan de belastingbetaler. Echter, als het bijhouden van de administratie ten koste gaat van de primaire werkzaamheden, moet een organisatie haar prioriteiten heroverwegen. In dat geval schiet softwareontwikkelaar Op Orde te hulp.

Op Orde ontwikkelde administratiesoftware die het aan de meest uiteenlopende wensen van klanten kan aanpassen. “Ons doel is om de administratieve lasten te verminderen door routinematige procedures zoveel mogelijk geautomatiseerd te laten verlopen, zonder de menselijk factor uit te schakelen”, legt oprichter Jeroen Lugte uit. Na een lange carrière in publieke bestuursfuncties begon Lugte Op Orde in 2013, samen met zakenpartner en softwaredeskundige Rick van der Hel. Lugte zag dat het organisaties ontbrak aan de technologie om complexe informatiestromen te verwerken. Met de technische kennis van Van der Hel zette hij daarom Op Orde op en biedt hij een oplossing voor dit probleem.

Meerdere gemeentes zetten Op Orde inmiddels in om de handhaving in de buitenruimte te verbeteren. Wanneer handhavers in de openbare ruimte een overtreding waarnemen, kunnen zij met Op Orde direct aan de slag om de overtreder aan te pakken. Met een tablet of telefoon kan de handhaver eenvoudig de noodzakelijke informatie opvragen, de financiële afhandeling regelen en zijn of haar werkzaamheden vastleggen. Daarmee versnelt en verbetert Op Orde de dienstverlening van zijn klanten aanzienlijk.

Administratieve routines automatiseren

Het softwarebedrijf uit Capelle aan den IJssel levert zijn innovatieve administratiesysteem aan publieke organisaties als gemeenten, milieudiensten en waterschappen, maar mag ook een veelzijdige verzameling private ondernemingen tot zijn klanten rekenen. Van uitbaters van vakantieparken tot beveiligingsbedrijven en woningbouwcorporaties, het systeem van Op Orde is zeer flexibel en naar ieders wens te configureren, hoe complex de werkzaamheden ook zijn. “Op Orde is zo gemaakt dat het altijd aansluit bij de wensen van de klant”, aldus Jeroen Lugte. “Ons systeem kan uitstekend zelfstandig functioneren, maar kan ook een aanvulling zijn op bestaande software”, vervolgt de oprichter van Op Orde. “Daarmee gaat de organisatie beter presteren, zonder de bestaande systemen af te schrijven.”

Vooral organisaties met een binnendienst en een buitendienst profiteren van Op Orde. Het intelligente administratiesysteem neemt beide takken tijdrovende handelingen uit handen. Op Orde leidt vervolgstappen af uit wat de gebruiker eerder heeft ingevoerd. Invulvelden worden zo al deels vooraf ingevuld en de medewerker op locatie hoeft slechts de gegevens die ontbreken aan te vullen. De software zet vervolgens automatisch gebruiksklare dossiers door naar de juiste medewerker of afdeling op kantoor.

Versnelde taakverdeling

Op Orde versnelt ook de afhandeling van meldingen over gebreken, incidenten of veiligheidsrisico’s, ongeacht of deze melding uit een interne of een externe bron komt. Het administratiesysteem stroomlijnt de afhandeling door de personeelsplanning deels over te nemen en automatisch de verantwoordelijke personen of teams in te lichten.

Ook houdt het bij het uitzetten van de taken rekening met eventuele geplande werkzaamheden. Ontvangt een woningcorporatie melding van graffiti in een gemeenschappelijke ruimte waar een week later een grote onderhoudsbeurt plaatsvindt, dan attendeert Op Orde de gebruiker op de mogelijkheid om de herstelwerkzaamheden gelijktijdig uit te voeren. Andere gebreken, zoals een kapotte ruit, vinden daarentegen direct doorgang. De software ondersteunt organisaties bij het maken van deze afwegingen.

Verantwoording

Organisaties zijn zeer gebaat bij deze efficiënte manier van werken en een zinvolle tijdsbesteding. Op Orde voorkomt daarom tijd- en geldverspilling door de inzet van personeel te organiseren en processen te automatiseren. Niet alleen maken organisaties zo optimaal gebruik van de beschikbare middelen, ook kunnen zij hun handelen verantwoorden tegenover aandeelhouders, bestuurders of de belastingbetaler.

Voormalig publiek bestuurder Jeroen Lugte weet uit zijn eigen ervaringen hoe belangrijk deze verantwoording is. “Tegenwoordig moeten organisaties nauwgezet verantwoording afleggen over de besteding van hun middelen en dus over de werkzaamheden van de medewerkers”, legt Lugte uit. “Ons administratiesysteem maakt daarom de ondernomen stappen bij de afhandeling van meldingen in de buitenruimte inzichtelijk.” De verrichtingen zijn vervolgens eenvoudig en op een overzichtelijke wijze te presenteren aan belanghebbenden.

Integratie informatiestromen in één systeem

Op Orde bevordert het overzicht op de administratie door alle informatiestromen in één systeem te integreren. Dit komt de communicatie in een organisatie ten goede. Hierbij maakt de administratiesoftware ook een samenwerking met externe partijen mogelijk. Juist wanneer werkzaamheden worden uitbesteed, moet het immers voor alle betrokkenen duidelijk zijn wie voor welke taken verantwoordelijk is en wat laatste stand van zaken is.

“Daarbij maakt het niet uit of er andere afdelingen, leveranciers of afnemers bij zijn betrokken”, legt Jeroen Lugte uit. “Alle informatie is in één oogopslag en realtime beschikbaar”. Door de veelzijdige configuratiemogelijkheden is Op Orde altijd toegespitst op de unieke eisen van elke klant. “Dit maakt een realistisch beleid mogelijk per gemeente, wijk of buurt, maar ook voor één of meerdere afdelingen of zelfs voor één of meer diensten”, aldus Lugte.

Ingewikkelde verslaglegging is dan ook niet langer een probleem. Op Orde informeert de gebruiker naar behoefte, op basis van diens need to know en need to do. Daarmee beschermt de software de gebruiker tegen een overvloed aan informatie. Zo krijgen medewerkers van de binnendienst de gegevens te zien die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zonder te worden overspoeld met bijvoorbeeld onpraktische dossiernummers. Op Orde levert deze kengetallen echter wel mee aan de medewerkers op kantoor. Voor de binnendienst zijn de dossiernummers namelijk onmisbaar om een complete en overzichtelijke administratie aan te leggen.

Hoogwaardige dienstverlening

Door de geboden veelzijdigheid neemt Op Orde organisaties administratieve verplichtingen uit handen. Klanten kunnen zich daardoor richten op de werkzaamheden die er écht toe doen en zo de kwaliteit van hun dienstverlening veiligstellen. “Wij laten de ‘vakman’ een nog betere vakman zijn”, besluit Jeroen Lugte.

Interessant artikel? Deel het: