Kritisch naar je zakelijke telefoonkosten kijken, levert vaak grote kostenbesparingen op.
3 januari 2023 16:42
In de praktijk blijkt dat het besparen van kosten niet alleen een zuiver technische uitdaging is. Het heeft ook te maken met het doorbreken van gewoontes. Uiteindelijk blijkt het allemaal mensenwerk en zie je bij veel bedrijven dat werknemers elkaar onderling onnodig op het mobiele telefoonnummer bellen ipv op het interne telefoonnummer. Gesprekken naar mobiele telefoonnummers van medewerkers kunnen door middel van de Voclarion VoIP telefooncentrale automatisch omgeleid worden naar het interne nummer van de medewerker.
Daarnaast heeft Voclarion veel klanten met meerdere vestigingen verspreid door het land. We zien vaak dat deze klanten per vestiging een aparte telefonie infrastructuur hebben ingericht. Wanneer men overstapt naar een Voclarion VoIP telefonieplatform is dit centraal te regelen. Dit houdt in dat de kosten aanzienlijk lager worden doordat men niet meer voor 8 vestigingen betaalt maar het centraal kan inrichten.
“Hoe kan ik op onze telefoonkosten besparen?” is de vraag van een klant. Het bedrijf – 100 man groot & 8 vestigingen – gebruikt dagelijks gemiddeld 100 euro aan zakelijke telefoonkosten. Dat zijn bedragen die erin sluipen, routine worden en pas opvallen als er bezuinigd moet worden. Samen keken wij hoe de telefonie-infrastructuur is ingericht en analyseerden wij de meest recente telefoonrekeningen. Het bleek dat de klant eenvoudig kon besparen op telefoonkosten en tegelijkertijd zijn bereikbaarheid sterk kon verbeteren.
1. Interne belkosten zijn onnodig
Uit de telefoonrekening blijkt dat een groot gedeelte (ca. 55%) van de telefoonkosten bestaat uit gesprekken over en weer tussen de 8 vestigingen van het bedrijf. Omdat deze vestigingen allemaal gebruik maken van het internet, adviseerden wij de klant over te stappen op internettelefonie (VoIP). Er is dan nog maar één telefooncentrale nodig, waarop de telefoontoestellen van de 8 vestigingen – via internet – worden aangesloten. Alle medewerkers kunnen elkaar dan kosteloos bellen. Ook de kosten van het beheer worden zo drastisch teruggedrongen. Vanuit het oogpunt van klantvriendelijkheid is dit ook een goede zet. Klanten die bellen met de verkeerde vestiging, kunnen nu eenvoudig doorverbonden worden met de juiste vestiging. Bij grote drukte worden bellers automatisch verdeeld over de vestigingen. Ze worden zo snel geholpen en er gaan geen orders meer verloren door te lange wachttijden.
2. Efficiënter werken
Wij hebben ook een koppeling ontwikkelt tussen het Voclarion telefonie platform en Microsoft Teams. Hierdoor wordt het thuiswerken voor de kantoormedewerkers nog makkelijker. Je kunt het telefoonsysteem zoals je dat nu hebt ingericht, integreren in Microsoft Teams. Denk dus aan wachtrijen, tijd- en belschema’s, groepen en doorschakelingen bij afwezigheid. Ook kunnen de kantoormedewerkers gemakkelijk samenwerken in de Cloud. De telefoonkosten van thuiswerkers gaan hierdoor omlaag. De bestaande telefoonrekening bevat namelijk ook veel gesprekken met thuiswerkers. Met een VoIP-oplossing en een Microsoft Teams integratie vervallen ook deze telefoonkosten. Thuiswerken wordt zo goedkoper en tegelijkertijd efficiënter. Bijkomende voordelen zijn dat het bedrijf efficiënter kan omgaan met bureauruimte en dat thuiswerken aansluit bij de wens van medewerkers.
3. Goedkoper bellen via VoIP
De telefoongesprekken over de speciale datalijnen voor telefonie blijken relatief duur. Niet alleen de huur van telefoonlijnen maar ook de gesprekskosten zijn hoog. Bellen over internet via een SIP-provider (een Internetprovider voor telefonie) is goedkoper. Deze partij zorgt ervoor dat uitgaande gesprekken via internet worden afgeleverd op het telefoonnetwerk en telefoongesprekken van derden via internet de telefooncentrale bereiken. Een SIP-provider denkt veelal niet in lijnen en stelt geen limiet aan het aantal gelijktijdige gesprekken. De vaste kosten en de gesprekskosten voor vaste en mobiele telefonie zijn daarom aanzienlijk lager. Overstappen van telecom-aanbieder kan dus geld besparen.
4. Kosten terugdringen door onnodige gesprekken te beperken
Wat verder opvalt is het grote aantal gesprekken naar informatienummers. Met name 9292 reisinformatie springt eruit. Ook wordt er zo nu en dan buiten kantooruren naar het buitenland gebeld. Er was nog nooit nagedacht over de vraag of het wel wenselijk is dat iedereen elk telefoonnummer kan bellen. Alles ging altijd in goed onderling vertrouwen. Voor veel telefoondiensten zoals reisinformatie bestaan immers gratis alternatieven. We besloten profielen te maken die bepalen wie, welke nummers mag bellen. Bellers naar 9292 krijgen een boodschap te horen die hen verwijst naar de website.
5. Rapportage houdt u scherp!
Telefonie rapportages geven – hetzij achteraf – een goed beeld van wat er zich afspeelt binnen het bedrijf. Een nauwkeurige bestudering leert u het één en ander over het belgedrag van medewerkers en klanten. Belangrijke vragen die u zich moet stellen zijn: Zijn er piekmomenten? Zijn er dan voldoende medewerkers telefonisch beschikbaar? Hoe lang is de gemiddelde wachttijd? Na welke wachttijd hangen klanten op? Hoe efficiënt werkt een medewerker? Inzicht in deze vragen zorgt ervoor dat uw medewerkers efficiënter kunt inzetten en klanten beter kunt bedienen.
Mocht u hier vragen over hebben dan beantwoorden wij deze graag voor u kijk op www.voclarion.nl of bel +31 (85) 111 9 119.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.