Hoe zorg je voor een sterke employee journey als mkb’er? 7 tips

25 februari 2025 13:59

• Personeel & organisatiemanagement

Medewerkers aantrekken én behouden is lastig op deze krappe arbeidsmarkt. Maar met een sterke employee journey maak je het verschil. Door te zorgen dat (toekomstige) medewerkers een prettige reis doorlopen van het sollicitatiegesprek tot ooit weer uit dienst gaan, maak je van je medewerkers tevreden ambassadeurs. Zo trek je eenvoudiger personeel aan én voorkom je dat medewerkers elders gaan kijken. Bekijk onze 7 tips voor een betere employee journey.

Wat is de employee journey?

De employee journey is de weg die een medewerker doorloopt binnen je organisatie. Dus vanaf jouw reactie op de sollicitatie tot het moment dat iemand mogelijk de organisatie weer verlaat. Tijdens die  “reis” heb je veel contactmomenten. Denk maar aan de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek, feedback- en ontwikkelgesprekken of het bloemetje dat je stuurt als iemand 5 jaar in dienst is. Op al die contactmomenten kun jij als werkgever een positieve indruk achterlaten op medewerkers.

Hoe je dat doet? Daar helpen deze 7 tips je bij.

1. Laat het sollicitatieproces soepel verlopen

Een goede eerste indruk maken is belangrijk. Ook als potentiële werkgever. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het imago dat je schetst op de ‘Werken bij’-site matcht met hoe het er in werkelijkheid op de werkvloer aan toegaat. Verder is het belangrijk dat het sollicitatieproces soepel verloopt. Zo blijkt uit onderzoek van arbeidsbemiddelingsbureau Robert Half dat 63% van de sollicitanten de interesse in een functie verliest als de procedure te lang duurt.

Let bijvoorbeeld op het volgende:

• Reageer vlot en attent op e-mails van kandidaten, ook bij een afwijzing.
• Vertel kandidaten over het proces en laat ook weten wanneer zij een reactie kunnen verwachten.
• Wees enthousiast in je communicatie, al vanaf de eerste sollicitatie-uitnodiging van een kandidaat.
• Pak snel door als je dé ideale kandidaat hebt gevonden en kom vlot bij diegene terug.
• Probeer afwijzingen een persoonlijke touch te geven. Het is belangrijk dat ook mensen die niet bij je komen werken jou als een vriendelijke werkgever blijven zien.
• Houd alles rondom de sollicitaties netjes bij. Zorg dat je een goed overzicht hebt van kandidaten die wel of niet een reactie hebben gehad, zodat je niemand over het hoofd ziet. De juiste software voor hr- en salarisadministratie kan hierbij helpen.

2. Onderhoud contact voor de eerste werkdag

Ga niet achteroverleunen na de ondertekening van het contract. Ook de periode tussen het accepteren van het aanbod en de eerste werkdag is belangrijk. Dit noemen we ‘preboarding’. Tijdens deze fase verzamel je bijvoorbeeld gegevens van de nieuwe werknemer en bereid je hem of haar voor op de eerste werkdag.

Het geeft een positieve indruk voor medewerkers als je in die fase regelmatig contact opneemt met een nieuwe medewerker. Stuur bijvoorbeeld al eerder een e-mail waarin je de nieuwe medewerker voorbereidt op de eerste dag. Of nodig die persoon uit om mee te gaan naar een teamuitje. Ook kun je een kaart sturen waarop ieder teamlid een persoonlijke boodschap schrijft.

Bekijk ook andere praktische tips voor een goede onboarding.

3. Zorg dat nieuwe medewerkers zich direct welkom voelen

Voor medewerkers is de eerste werkweek vaak best spannend. Het is aan jou als werkgever om te zorgen dat medewerkers zich snel thuis voelen. Daarbij helpt bijvoorbeeld het volgende:

• Blok de eerste werkdag in jouw agenda om de medewerker wegwijs te maken en rond te leiden op kantoor. Neem daar de tijd voor.
• Stuur al voor de eerste werkdag een welkomstpakket of een bos bloemen op.
• Stel al een keer in een e-mail of video het team aan de medewerker voor.
• Denk vooraf na over de werkzaamheden die iemand in de eerste week kan uitvoeren. Zorg dat diegene meteen iets kan doen, maar zich niet overweldigd voelt.
• Regel vooraf alles op IT-gebied. Denk aan een eigen laptop of computer, een account en een e-mailadres voor de medewerker.
• Laat collega’s weten wanneer de nieuwe medewerker begint, zodat zij ook op de hoogte zijn.

4. Houd regelmatig vinger aan de pols

De meeste werkgevers hebben 1 of 2 keer per jaar een voortgangsgesprek met medewerkers. Maar in de praktijk is het fijner om regelmatig in gesprek te blijven met je medewerker. Zo voorkom je dat een medewerker met frustraties of wensen blijft zitten waar jij niet van op de hoogte bent.

Zo helpt het om…

• …regelmatig aan je medewerker te vragen wat diegene fijn vindt verlopen en wat juist beter kan op de werkvloer.
• …soms om feedback te vragen als werkgever en medewerkers te stimuleren zelf op een manager af te stappen zodra er iets speelt.
• …af en toe te vragen of medewerkers ontwikkeldoelen of -ideeën hebben. Denk aan een opleiding die ze graag willen volgen of een cursus die hun interesse heeft gewekt. Bied aan om dit (deels) te financieren.
• …medewerkers complimenten te geven als ze iets goed doen en dit soort feedback niet te bewaren tot het ontwikkelgesprek.

5. Blijf een goed salaris én goede arbeidsvoorwaarden bieden

Het is niet vanzelfsprekend dat een medewerker jarenlang voor je blijft werken. Een marktconform salaris helpt uiteraard om een medewerker te behouden. Houd daarom in de gaten wat voor salaris concurrenten bieden en schroom niet om het salaris proactief te verhogen als je merkt dat concurrenten meer bieden. Zit een verhoging er niet in? Geef dan aan wat de medewerker kan doen om dit op termijn wél te krijgen.

Ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden blijven belangrijk. Denk daarbij niet alleen aan een goed pensioen en een ontwikkelbudget. Probeer je ook flexibel op te stellen als een medewerker door een hectische fase (bijvoorbeeld na de geboorte van een kind, bij mantelzorg of na het verlies van een dierbare) gaat. Denk dan mee over opties om deels thuis te werken of verlof op te nemen.

Zorg daarnaast voor leuke extra’s voor medewerkers: van interessante trainingen tot een mindfulnesscoach op het werk, en van spannende teamuitjes tot extra goede opties voor wettelijk en bovenwettelijk verlof. Denk bijvoorbeeld aan 100% doorbetaald ouderschapsverlof, zoals ook organisaties als a.s.r. dat aanbieden. Daarmee heb je een streepje voor.

6. Doe iets extra’s op belangrijke momenten

Voor medewerkers is het een fijne blijk van waardering als je op belangrijke momenten aan hen denkt. Noteer daarom belangrijke jubilea van de medewerker in je agenda of (nog beter!) in de hr-software waarmee je werkt. Denk aan werkjubilea, maar ook bijvoorbeeld de verjaardag van de medewerker, een trouwerij of de verjaardag van een kind. Veel medewerkers zullen het waarderen als je ze op dat soort momenten verrast met een kaart of een klein cadeau.

Heeft een medewerker juist moeilijke mijlpalen meegemaakt, zoals het verlies van een dierbare? Noteer dan ook die data. Juist op de minder leuke momenten zullen medewerkers het enorm waarderen als je aan hen denkt.

7. Zorg voor een mooi afscheid bij uitdiensttreding

De employee journey loopt tot het moment dat een medewerker afscheid neemt van de werkplek. Ook bij het vertrek wil je als werkgever een goede indruk achterlaten, zodat diegene positief terugkijkt op het dienstverband. Je noemt dit de offboarding.

Dit zijn een paar manieren om voor een goede offboarding te zorgen:

• Probeer begripvol te reageren zodra iemand vertrekt, zelfs al levert het vertrek jou stress op.
• Zoek op tijd naar een opvolger, zodat de overdracht rustig verloopt.
• Bied aan om een aanbeveling op LinkedIn te schrijven.

• Plan een exitgesprek. Daarin kun je bespreken wat volgens de medewerker goed gaat en wat je juist beter kunt doen als werkgever. Dat geeft input voor een betere employee journey.
• Organiseer een leuk afscheid dat past bij de medewerker. Voor de één kan dat een uitbundige borrel zijn; de ander vindt misschien een lunch met alle collega’s fijner.

Dus: hoe draag je bij aan een goede employee journey?

Met een goede employee journey kun je makkelijker nieuwe medewerkers aantrekken en bestaande medewerkers enthousiast houden om voor je te blijven werken. In de praktijk gaat het er vooral om dat je veel in contact bent met je (toekomstige) medewerker. Zorg dat je elkaar vaker spreekt dan alleen tijdens feedbackgesprekken. Toon ook persoonlijke betrokkenheid, bijvoorbeeld als er in het privéleven van een medewerker iets speelt.

Daarnaast helpt het om je medewerker voor te zijn. Wacht niet af met een hoger salaris aanbieden, nadenken over een ontwikkelbudget of om feedback vragen totdat je medewerker ermee komt. Verhoog soms proactief het salaris, bied zelf een ontwikkelbudget aan of vraag proactief om feedback. Zo laat je zien dat jij continu oog hebt voor je medewerker.

Interessant artikel? Deel het: