Hoe belangrijk en effectief is een geheimhoudingsverklaring?
13 juli 2022 13:09
Een geheimhoudingsverklaring is een schriftelijk juridisch document dat een of meer partijen verplicht gevoelige of geheime informatie privé te houden. Wanneer men wil voorkomen dat privé-informatie of een handelsgeheim aan het publiek, andere partijen, of rivalen op de markt wordt onthuld, wordt over het algemeen een geheimhoudingsverklaring gebruikt.
Om een aantal redenen is vertrouwelijkheid van essentieel belang.
Verlies van klanten kan het gevolg zijn van onjuiste bescherming en bewaring van gevoelige bedrijfsinformatie. Welke soorten gegevens moeten beschermd worden? Gewoonlijk gaat het om bedrijfsinformatie, managementinformatie, en personeelsinformatie. Drie categorieën van gevoelige informatie die vaak onder vertrouwelijkheidsovereenkomsten vallen.
Ook de vertrouwelijkheid van managementgegevens is van cruciaal belang. Onderzoeken naar wangedrag van werknemers, geplande ontslagen, disciplinaire maatregelen, en meer zijn allemaal gevallen van verborgen managementinformatie. Ook al is het onthullen van deze informatie niet altijd tegen de wet, het schaadt de onderneming bijna altijd. Daar komen nog bedrijfsgegevens bij. Dit is informatie die niet algemeen bekend is en waar rivalen gewoonlijk geen toegang toe zouden kunnen krijgen. Gevoelige bedrijfsinformatie omvat, onder andere, bedrijfsplannen, financiële informatie, budgetten, en prognoses, en ook samenvattingen van klanten, cliënten, en leveranciers.
Let op: een geheimhoudingsverklaring is iets anders dan een privacy verklaring
Een privacy verklaring beschrijft hoe gegevens door een website verzameld en gebruikt worden. De privacy verklaring van een website van een organisatie beschrijft in detail welke informatie ze verzamelt, hoe ze gebruikt wordt, en of ze gedeeld of verkocht wordt. Een privacy beleid is niet voor elk bedrijf nodig. Maar de meeste bedrijven moeten een privacy beleid opstellen om zich aan de internationale privacy regels te houden. Het hebben van een privacy beleid is een goede zaak, het helpt je het vertrouwen van je gebruikers te winnen door open te zijn over hoe je met gebruikersgegevens omgaat.
Kies je voor een eenzijdige of tweezijdige overeenkomst?
Bij het opstellen van een geheimhoudingsverklaring is het eerste wat je moet overwegen of je een eenzijdige geheimhoudingsverklaring of een tweezijdige geheimhoudingsverklaring nodig hebt. Als het een eenzijdige geheimhoudingsverklaring is, deel jij wel informatie, maar de andere partij niet. Hier zal de andere partij de geheimhoudingsverplichtingen hebben. Als jij de enige partij bent die informatie onthult, zorgt een eenzijdige geheimhoudingsverklaring ervoor dat je niet onnodig aan geheimhoudingsverplichtingen hoeft te voldoen.
Als het een geheimhoudingsverklaring is waarbij beide partijen informatie uitwisselen, zullen beide partijen geheimhoudingsverplichtingen hebben.
Het is erg effectief als een preventieve maatregel om te voorkomen dat een ontvanger informatie openbaar maakt
Als iemand de informatie openbaar maakt en de geheimhoudingsverplichting overtreedt, kunnen de voorwaarden moeilijk te handhaven zijn. Wanneer je juridische stappen overweegt, kan het een hele uitdaging zijn om te bepalen welke schadevergoeding je zou moeten krijgen. Dit is vooral het geval als je een nieuw bedrijf runt dat financiering zoekt.
Daarom moet je, voordat je informatie bekend maakt, een due diligence onderzoek doen naar de ontvanger om er zeker van te zijn dat het onwaarschijnlijk is dat hij of zij je vertrouwelijke informatie zal onthullen. Zo weet je zeker dat de geheimhoudingsverklaring effectief is.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.