Held gezocht: een vacature opstellen voor de functie van Executive Assistant

17 november 2022 09:08

• Personeel & organisatiemanagement

Veel ondernemers, projectmanagers of bestuursleden weten het: succes en successen behalen begint vaak met de juiste invulling van de vacatures executive assistant. Want deze assistants organiseren en bewaken de missie naar succes. Het is dan ook een veelzijdige en dynamische functie. Dit maakt het vinden van de juiste kandidaat voor deze functie binnen een organisatie een hele klus. Wie heeft de juiste combinatie van kwaliteiten en waar vind je deze mensen in of buiten je netwerk?

De executive assistant: een organisatorische held

Is het een personal assistant? Is het een secretaresse? Nee, maar een executive assistant is inderdaad een soort van superman of -woman. Want een executive assistant, of EA, is in de breedste zin van het woord vaak een redder in nood. Hij of zij zorgt voor orde en overzichtelijkheid in een organisatie, afdeling of project. Degenen waarvoor een EA, zijn of haar taken uitvoert, kunnen verschillend zijn. Het kan voor een directie zijn, maar ook voor een project of bijvoorbeeld een afdeling binnen een organisatie. Een executive assistent kan ook tijdelijk worden “ingevlogen” om een bepaald proces te organiseren.

Het diverse takenpakket van een EA

Een executive assistant heeft dan ook een veelzijdig takenpakket van secretariële, administratieve en organisatorische taken. De verschillende taken die een executive assistant zoal doet:

• Agenda beheer - Het beheer van de agenda kan bijvoorbeeld onder zijn of haar hoede vallen. Zo kunnen vergaderingen en andere meetings overzichtelijk ingepland worden en zorgt de EA dat iedereen op tijd is op de plaats waar die moet zijn.

• Time/process management - Dit valt vaak samen met het beheer van de agenda. Een executive assistant bewaakt de voortgang van een proces. Dit kan naast een lange termijnplanning ook de planning van de dag inhouden.

• Mailbox beheer - Efficiënte mailafhandeling is onderdeel van heldere communicatie, zowel binnen een organisatie, als naar buiten toe.

• Klant of cliënt contact - Een EA is het eerste aanspreekpunt voor een klant of cliënt, hij of zij is een welkom en visitekaartje van een organisatie.

Wie is de geschikte executive assistant voor jouw project of organisatie?

Over het algemeen is een EA iemand die vindingrijk is, organisatorisch sterk in zijn of haar schoenen staat en het hoofd koel weet te houden in hectische situaties. Welke executive assistant binnen jouw organisatie past kan erg verschillen. Het is daarom goed eerst als opdrachtgever helder te hebben wat het takenpakket is wat bij de vacature hoort. Verder is het belangrijk dat duidelijk is over wat voor eigenschappen de nieuwe collega moet beschikken om de functie te vervullen en ook binnen de organisatie te passen. Informeer hier ook voor bij degenen met wie de nieuwe EA zal gaan samenwerken.

Bemiddeling voor de beste match

Jij weet precies wie je zoekt, een recruiter weet precies waar je deze persoon kunt vinden. Een gespecialiseerde recruiter kent namelijk de arbeidsmarkt, het werkveld en de inhoud van de functie. Maar wat misschien nog belangrijker is: een goede recruiter kent beide partijen persoonlijk en kan daardoor een perfecte match mogelijk maken. Het proces van het ontstaan van een vacature naar de kennismaking met een enthousiaste collega wordt met het inschakelen van een recruiter efficiënt en dus snel doorlopen. Met een recruitmentbureau die gespecialiseerd is in het vinden van executive assistants bespaar je zo veel tijd en energie.

Interessant artikel? Deel het: