Getting Things Done
3 oktober 2017 16:27
Klussen snel afwerken. Iedereen wil dat wel. Maar dan komen weer tientallen mailtjes binnen, of je hebt een afspraak bij de kapper, of je auto moet naar de garage. En wat te denken van al die vergaderingen, rapporten die klaar moeten, offertes die de deur uit moeten. En tussendoor wordt je kind ziek, en moet je nog boodschappen doen en de boekhouding bijwerken. …..Hoe krijg je dat allemaal voor elkaar? Want: JE HOOFD IS GEEN ONEINDIGE VERZAMELBAK!
Teveel opslag in je eigen geheugen veroorzaakt spanning, kost energie en is vermoeiend. Een gemiddelde professional heeft 150-300 taken in zijn of haar hoofd. Je kunt beter je geheugen vrijmaken door punten die je moet onthouden op een ACTIE lijst te zetten. Dit geeft rust en ruimte in je hoofd. En die ruimte kun je dan weer gebruiken voor andere dingen!
Het is belangrijk dat je al je klussen ordent, een plekje geeft. Dat kun je op een aantal manieren doen: je kunt postbakjes gebruiken voor verdeling van documenten, structuur aanbrengen in je mailbox, en een ACTIE lijst maken op papier of digitaal, een notitieboekje in tas, je eigen geheugen.
Hoe maak je je geheugen vrij?
- Schrijf belangrijke punten op je ACTIE lijst. Doe dit eerst zonder een actiepunt hieraan te koppelen.
- Bepaal vervolgens per punt wat je hiermee wilt doen: is het een taak, een toezegging, een idee.
- Bedenk wat je met dit punt wil gaan doen en wanneer het af moet zijn (vandaag, deze week, deze maand).
Digitale lijst: noteer de tips in een tabel in Word of Excel. Maak een kolom “categorie” en “urgentie”. Dit geeft je de mogelijkheid om de lijst te sorteren op deze kolommen.
- Leg de papieren behorend bij een actiepunt in het ACTIE postbakje. Schrijf de actie op de ACTIE lijst. Maak hierbij een notitie “zie ACTIE bakje”
Outlook
Gebruik je Outlook op je computer? Noteer de acties dan in de TAKEN lijst en koppel hier een categorie “Actie” aan. Voeg eventueel ook nog een urgentie toe (vandaag, deze week, deze maand). Je kunt de taken dan sorteren op categorie (en eventueel urgentie) en hebt dan alle acties bij elkaar staan.
E-mails die om actie vragen? Maak in je mailprogramma (bijvoorbeeld Outlook) een categorie “Actie” aan en markeer de e-mails die om actie vragen. Voeg eventueel ook nog een urgentie toe (vandaag, deze week, deze maand). Je kunt de mails dan sorteren op categorie (en eventueel urgentie) en hebt dan alle acties bij elkaar staan.
In Outlook komen de taken die je markeert met een vlaggetje automatisch in de takenlijst terecht.
Afhandelen van je ACTIE lijst
- Breng elke klus bij een hoofdonderdeel onder. Bijvoorbeeld financiën, personeel, klanten, leveranciers.
(In Outlook kun je hiervoor een tweede categorie aan je actiepunt koppelen).
- Plan een dag(deel) in je agenda om uitgestelde klussen af te werken.
- Werk de klussen per hoofdonderdeel af, eventueel gesorteerd op urgentie.
SAMENVATTING:
1. Markeer je acties met een urgentie
2. Koppel elke actie aan een hoofdonderdeel
3. Werk je acties op de uitwerkdag gestructureerd per hoofdonderdeel en urgentie af
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.