4 tips voor betere interne audits ISO 9001
18 december 2023 13:01
Interne audits zijn verplicht voor managementsystemen zoals ISO 9001. Te vaak is de uitvoering precies dat: plichtmatig. Terwijl interne audits een effectief en enthousiasmerend middel kunnen zijn! Een middel dat het management ondersteunt bij het borgen en verbeteren van de kwaliteit, informatiebeveiliging, arbeidsomstandigheden, et cetera. Hoe krijg je dat in je eigen organisatie voor elkaar? We geven je hier een paar tips. Of download meer tips.
Tip 1: maak een intelligente, dus agile, auditplanning
Voor interne audits moet je een (meerjaren)plan hebben. In een goed plan komen belangrijke processen vaker terug dan minder belangrijke. Bijvoorbeeld de primaire processen voor ISO 9001, of de processen met de meest impact op gegevens voor ISO 27001. Dit verandert niet snel, dus dit is prima enkele jaren vooruit te plannen. Maar daarnaast zijn er interne (en vooral externe!) trends en gebeurtenissen die belangrijk zijn voor de organisatie. Die moeten ook hun weg vinden naar de auditmeerjarenplanning. Verrijk daarom jaarlijks de weinig veranderende basis van de planning met die nieuwe inzichten. Zo houd je de auditplanning flexibel en agile.
Tip 2: Beperk je niet tot compliance
De ISO-normen zien interne audits vooral als een compliance-controlerend middel. Maar als je daartoe beperkt loop je vele kansen op verbetering mis. Immers, juist doordat de interne auditors processen beoordelen waar ze geen directe betrokkenheid bij hebben, zien ze eenvoudiger onlogische en/of inefficiënte werkzaamheden. En zorg dat je als auditor nieuwsgierig bent naar hoe het eraan toegaat – en waarom! Met nieuwsgierige vragen zet je geauditeerden aan tot reflectie en verbetering. Het leidt misschien niet tot een officiële bevinding in het auditrapport, maar wel tot verbetering. En daar gaat het om.
Tip 3: Neem de juiste steekproef
Je zoekt in een interne audit naar patronen, niet naar anekdotes. Tegelijk: een audit is een steekproef. Maar het is dus wel zaak om te zorgen voor voldoende waarnemingen. Wanneer je slechts één auditee over een onderwerp van de auditplanning bevraagt, verzamel je onvoldoende waarnemingen. Om een beeld te vormen, moet je dus meerdere mensen bevragen. Het ideale aantal auditees over een onderwerp is drie of vier (je kunt meerdere onderwerpen met een auditee bespreken). En bekijk van elk soort document of dossier minstens drie stuks. Zit er in die drie à vier bronnen een afwijking, dan is het de moeite waard om nog enkele documenten te bekijken, of nog een paar mensen dezelfde vraag te stellen. Zo krijg je zicht op het systeem achter de anekdotes.
Tip 4: Wees duidelijk en relevant in het rapport
De ontvanger van een auditrapport wil weten wat er aan de hand is en waar hij aan moet werken. Dus schrijf geen uitgebreide beschrijving van het onderzochte proces of een heel verhaal zonder conclusie. Bedenk ook dat de ontvanger een leidinggevende is en dat de auditbevindingen hun weg moeten vinden in diens denkwijze en prioriteiten. Pas het detailniveau en het taalgebruik in je bevindingen daarop aan. Zo help je hem of haar om zinvolle, structurele verbeteringen door te voeren.
Meer informatie?
Meer informatie? Wil je meer lezen over deze tips, en nog vele andere tips krijgen? Download dan de artikelreeks Betere interne audits. Of vraag ons je interne audits of auditors te helpen verbeteren.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.