Functionaliteiten van goede urenregistratie software

18 augustus 2020 13:44

Tijdschrijven is niet leuk. Je medewerkers willen gewoon doen waar ze goed in zijn. Zonder administratieve rompslomp. Eenvoudige urenregistratie maakt het jouw team gemakkelijker. Urenregistratie software zorgt voor minder gedoe, meer inzicht en snellere facturatie.

Functionaliteiten van urenregistratie software

Dit zijn de minimale eisen waar goede tijdregistratiesoftware aan moet voldoen.

• Snel en eenvoudig uren schrijven

Is het systeem te ingewikkeld, dan gebruiken je medewerkers dit niet. Test de software en ontdek of je tijd kan schrijven zonder uitleg.

• Urenregistratie via app, browser of agenda

Urenregistratie software is bij voorkeur online, zodat medewerkers 24/7 toegang hebben. Schrijf tijd via een mobiele app, log in via de browser of koppel de tijdregistratie aan je online agenda. Door de keuze uit meerdere mogelijkheden kiezen medewerkers een methode die het beste bij hen past.

• Timetracker, timer of stopwatch

Start de timer aan het begin van de opdracht. De tijd wordt automatisch bijgehouden, zodat je de begintijd niet hoeft te onthouden.

• Opdrachtomschrijving en toelichting

Urenregistratie software koppelt de geschreven uren aan een klant. Wanneer medewerkers opmerkingen toevoegen, kan je als manager sneller uren goedkeuren en verantwoorden naar de klant.

• Uren controleren en corrigeren

Foutjes moeten gemakkelijk te corrigeren zijn door medewerkers. Managers willen juist uren controleren, corrigeren of afboeken.

• Rapportages genereren

Als manager of leidinggevende wil je rapportages inzien. Bijvoorbeeld om de productiviteit te bepalen of te ontdekken hoeveel tijd er naar bepaalde klanten gaan.

Wat je kan leren van jouw urenregistratie

Op onderbuikgevoel kan je niet sturen. Met rapportages weet je waar de tijd écht blijft en krijg je inzicht in jouw bedrijfsperformance. Software voor urenregistratie geeft antwoord op de vragen:

• Is je uurtarief en verdienmodel goed?
• Klopt de vooraf ingeschatte tijd op de offerte met het daadwerkelijke aantal uren voor die klant?
• Hoeveel tijd kan je nog werken aan die ene opdracht?
• Hoe productief zijn jouw medewerkers eigenlijk?
• Waar lekken uren weg?
• Welk bedrag moet op de factuur?

Pro-tip: integreer urenregistratie software met andere tools

Urenregistratie gaat pas echt grote voordelen opleveren wanneer je de software koppelt aan andere tools. Simplicate is een voorbeeld van urenregistratie software waarbij uren schrijven volledig is geïntegreerd in de bedrijfsvoering, zoals projecten, planning en facturatie. Daardoor houd je tijd over om te doen waar je goed in bent.

Koppel urenregistratie aan projectmanagement software en je ziet live hoeveel tijd je besteedt aan projecten. Daardoor overschrijdt je minder budget en kan je beter sturen op de deadline.

Integreer je uren aan je facturatie en boekhouding, zodat je enkele uren per week bespaart op de bedrijfsadministratie.

Test de software en maak een keuze

Heb je een shortlist van urenregistratie software gemaakt? Test deze dan uit via een gratis proefperiode of plan een demo om te zien of de functionaliteiten werken zoals jij dat voor ogen hebt. Tijdschrijven is niet leuk, maar met eenvoudige tools zul je merken dat je veel frustratie wegneemt en het werkplezier verhoogt.

Interessant artikel? Deel het: