Zoek jij een evenementenbureau in Haarlem?

1 september 2023 13:15

• Bedrijfsreportages

East Side hét evenementenbureau in Haarlem. Met meer dan 35 jaar ervaring in evenementen is er geen evenement waar zij niet mee uit de voeten kunnen.

Denk aan een personeelsfeest, relatie-event, jubileum, award uitreiking, congres, conferentie, kick-off, opening, online event, bedrijfsfestival, webinar, townhall meeting, open dag, maar ook compleet geïntegreerde campagnes en nog veel behoren tot het portfolio.

Waarom werken met een evenementenbureau?

Het moet gezegd, evenementen bedenken en uitvoeren is het allerleukste dat er is. Dus waarom zou je dat uitbesteden als je het ook zelf kan doen?

Wij geven je 8 voordelen van de inzet van een evenementenbureau:

1. Evenementen bedenken is een vak
   Hoe breng je jouw boodschap het beste over? Welk thema werkt? Hoe zorg je voor een gebalanceerde eventflow? Hoe hou je mensen aangehaakt? Wat is een passend podiumprogramma? Wat zijn leuke onderbrekingen of groepsinteracties? Welke werkvormen passen bij het overbrengen van de inhoud? Hoe breng je passende luchtigheid in een zakelijke bijeenkomst? Hoe werk je toe naar een climax op jouw personeelsfeest?
   
   Dit alles kun je nergens exact leren. Het is een kwestie van veel doen, begrijpen hoe mensen zich bewegen op een evenement en leren van eerdere evenementen. Een evenementenbureau heeft die kennis en ervaring in huis. Juist die ervaring maakt dat een evenementenbureau het verschil weet tussen een leuk of goed evenement en een echt impactvol memorabel evenement.
    
2. Evenementen organiseren is een vak
   Natuurlijk kom je met gezond verstand en een flinke portie organisatietalent een heel eind. Maar de details maken het verschil. Met te weinig mensen bij een registratiebalie of een onhandige ontvangst routing en daarmee lange rijen, sta je gevoelsmatig al 10-0 achter voor gasten.
   
   Natuurlijk zijn een inhoud en concept voor elk evenement belangrijk, maar als het productioneel niet op rolletjes loopt, daalt de bezoekerservaring. Een goed evenement wordt daarom 2x bedacht, eerst qua inhoud en concept, daarna qua productie. En meestal wordt het concept dan bijgesteld naar aanleiding van productionele zaken.
   
   Ook hier geldt weer dat een evenementenbureau dit alles als dagelijks werk heeft. En dus alle valkuilen die er kunnen zijn, bijvoorbeeld op het gebied van routing, logistiek, veiligheid al weet en op voorhand tackelt.
    
3. Tijd is geld
   Het is algemeen bekend dat het verzorgen van een evenement behoorlijk tijdrovend kan zijn. Professionals werken sneller dan mensen die het niet of niet regelmatig doen en hebben al een netwerk op dit gebied. Neem dit dus mee in je afweging of je het evenement uitbesteed of intern laat organiseren. Wat op het eerste gezicht meer budget lijkt te kosten – want het evenementenbureau werkt natuurlijk niet gratis - kan zomaar eens in het totaalplaatje een waardevol voordeel opleveren. De eigen mensen zijn ontzorgd en kunnen hun dagelijks werk laten doorlopen. In kortere tijd bereik je hogere kwaliteit.
   
   Bovendien is een evenement naast je dagelijks werk ‘erbij doen’ niet aan te raden.
    
4. Een evenementenbureau heeft meerdere expertises en disciplines in huis of binnen handbereik
   Hoewel sommige mensen echt behoorlijk multidisciplinair zijn, is natuurlijk niemand specialist in én creativiteit én organisatie én grafische vormgeving én tekst schrijven én veiligheid etc. etc. Stuk voor stuk onderwerpen die bij evenementen vaak aan bod komen. Een evenementenbureau heeft deze disciplines wel bij elkaar in huis, of kan ze eenvoudig aanvullen met een professioneel en ervaren netwerk (zie voordeel 5). Dus alle expertise die nodig is, zit bij elkaar of is al gewend met elkaar te werken. Dat maakt de doorlooptijd voor een project korter en borgt ook nog eens de continuïteit van een project (zie voordeel 6).
   
   Er zijn overigens goede en multidisciplinaire freelancers werkzaam in de eventbranche, maar één persoon kan natuurlijk nooit alle disciplines in zich hebben die een evenementenbureau met meerdere mensen bij elkaar heeft. Dat maakt dat een freelancer ten opzichte van een evenementenbureau doorgaans minder breed inzetbaar is.
    
5. Een evenementenbureau heeft een breed en diep netwerk van leveranciers
   Wie is de meest geschikte cateraar voor jouw evenement? Op welke verrassende locatie zou jouw evenement kunnen plaatsvinden? Wie is een goede moderator voor jouw event? Welke gastspreker past bij jouw onderwerp? Welke (lokale) techniek- of decorleverancier kun je ’t beste inzetten?
   
   Stuk voor stuk vragen waar een evenementenbureau zijn hand niet voor omdraait.
   
   Een ervaren evenementenbureau matcht altijd de juiste leveranciers bij jouw evenement. En doordat ze vaker samenwerken met bepaalde leveranciers bespaart dit ook het proces van verkennen en aan elkaar wennen.
    
6. Een evenementenbureau geeft continuïteit
   
   De kennis en ervaring en expertises, in huis of in het netwerk (voordelen 4 en 5) maken dat een probleem of onverwachte situatie binnen het project of op het evenement altijd oplosbaar is.
   
   De inzet van een eventfreelancer ten opzichte van een evenementenbureau voor jouw organisatie is kwetsbaar. Want hoe is de continuïteit van jouw evenement geborgd als de freelancer onverwachts uitvalt?
   
   Bij een evenementenbureau wordt veelal gewerkt in (kleine) teams met een achtervang en transparante werkwijze. Dus als de projectmanager van een evenementenbureau om wat voor reden dan ook uitvalt, is er altijd een collega die het overneemt. Dat geeft een gerust gevoel.
    
7. Een evenementenbureau is flexibel inzetbaar
   Van concept tot realisatie kan een evenementenbureau de eindverantwoordelijkheid nemen. Maar je kunt een evenementenbureau ook inzetten voor losse onderdelen. Bijvoorbeeld uitsluitend voor de ontwikkeling van een creatief programma dat je vervolgens zelf uitvoert. Of juist precies andersom: het evenementenbureau produceert het programma dat de organisatie zelf heeft bedacht. En zal het dan vast niet nalaten tegelijkertijd te adviseren over het programma of concept.
   
   Last minute invliegen voor productionele ondersteuning is de meeste evenementenbureaus ook niet onbekend.
   
   Zolang je met elkaar duidelijke afspraken maakt wie wat precies doet en hoe de onderdelen goed op elkaar aansluiten, is elke werkwijze bespreekbaar.
    
8. Een evenementbureau ontzorgt
   Als je een evenement uitbesteed aan een professioneel evenementenbureau kun je er vanuit gaan dat je ontzorgd wordt gedurende het project. Maar ook op de dag zelf heb je je handen vrij. Zodat jij zelf kan deelnemen aan het evenement of de rol van gastheer/gastvrouw goed kan vervullen.

Overtuigd van de inzet van een evenementbureau?

Speel jij met de gedachte een evenementenbureau in te zetten? Of je een concrete vraag over jouw evenement of wil je een rondje sparren? Neem gerust vrijblijvend contact op met East Side, evenementenbureau in Haarlem, via 023 5512 220 of info@eastside.nl.

Interessant artikel? Deel het: