Zo organiseer je een evenement voor je bedrijf

25 november 2024 08:38

• Bedrijfsadvies

Een evenement organiseren voor je bedrijf is een hele klus. Afhankelijk van de reden van het evenement en de hoeveelheid bezoekers moet er het nodige worden georganiseerd. Het is aan te raden om hier tijdig mee te beginnen. Een groot evenement organiseren binnen 2 of 3 weken is bijna niet te doen, of je moet wel heel veel talent hebben en alles moet meezitten.

Een evenement voor het personeel

Sommige grote bedrijven organiseren eens per jaar een groot feest voor het personeel. Ze pakken dan groots uit met lekker eten, onbeperkt drankjes en soms zelfs één of meer artiesten die komen optreden. Om te voorkomen dat er ook ongenode gasten op het feest verschijnen worden er toegangskaarten aan de medewerkers uitgedeeld. Die kunnen dan bij de ingang met een barcode scanner worden gescand. Die onthoudt ook welke barcodes al gescand zijn zodat mensen met een kopie niet binnen kunnen komen.

Een zakelijk evenement organiseren

Ga je een zakelijk evenement organiseren, bijvoorbeeld voor de presentatie van een nieuw product aan mogelijke afnemers, dan is het belangrijk hiervoor een geschikte locatie te vinden. Dit hangt allereerst af van het aantal verwachte bezoekers en ook van de aard van de presentatie. Gaat het om een nieuw type bestelwagen dan is het handig om het evenement buiten te organiseren. Wil je een nieuw kassasysteem voor de horeca laten zien, dan doe je dat binnen, met een flitsende PowerPoint presentatie. En uiteraard zorg je voor een hapje en een drankje. Als er bedienend personeel is dan kun je die uitrusten met een scanner van posdata.nl, waarmee zij gemakkelijk de bestellingen kunnen opnemen en bij de bar afhalen, want de barkeeper krijgt op zijn scherm te zien wat hij klaar moet zetten voor een serveerster.

Vraag op tijd de vergunning aan

Voor sommige evenementen is een vergunning nodig. Dit is het geval als je iets in de openbare ruimte wilt organiseren. Misschien wil je dat er een straat wordt afgezet of dat er parkeervergunningen worden afgegeven. Ook als er op een locatie veel mensen tegelijk aanwezig zijn is dat van belang, bijvoorbeeld voor politie en brandweer, mocht er zich een calamiteit voordoen. Houd er rekening mee dat het aanvragen van een vergunning soms lang kan duren. Ambtelijke molens draaien langzaam. Vraag een vergunning dus ruim op tijd aan. Een jaar van tevoren is echt niet overdreven.

Houd rekening met het weer

Het weer in Nederland is en blijft onvoorspelbaar. Als je een activiteit in de buitenlucht organiseert, zorg dan dat je een plan B achter de hand hebt voor het geval de weergoden roet in het eten gooien. Als er regen is voorspeld kun je grote tenten huren, als het gaat stormen zal je moeten zorgen voor een binnen locatie waar de gasten terecht kunnen. En als je dan toch aan het plannen bent: verstuur de uitnodigingen minstens een maand van tevoren. Sommige mensen hebben een agenda die razendsnel volloopt met afspraken.

Interessant artikel? Deel het: