Wat is het verschil tussen payrolling en salarisadministratie?

21 december 2021 14:03

• Personeel & organisatiemanagement
• Financieel & Juridisch

Als ondernemer ben je altijd op zoek naar manieren om jouw organisatie te laten groeien. Dat kan natuurlijk niet zonder het aannemen van personeel. Zeker als beginnende ondernemer dien je dan goed na te denken over het werkgeverschap en welke risico’s hierbij komen kijken. In dit artikel leggen we meer uit over het verschil tussen payrolling en salarisadministratie, twee manieren waarop je personeel voor jouw organisatie kunt aannemen.

Het grootste verschil

Het grootste verschil tussen payrolling en uitbesteding van de salarisadministratie ligt bij het juridisch werkgeverschap. Onder payroll verstaan we het uitbesteden van je loonadministratie én het werkgeverschap (inclusief alle werkgeverslasten) aan een payrollbedrijf. De werknemer komt dan niet bij jou in dienst, maar bij het payrollbedrijf.

Wil je dat de werknemers bij jouw eigen organisatie in dienst komen in plaats van bij het payrollbedrijf, dan ben jij ook juridisch werkgever. Daar komt bij dat je zelf de loonadministratie moet verwerken, hoewel je ook de salarisadministratie kunt uitbesteden aan een partner. Je bent als juridisch werkgever verantwoordelijk voor alle risico’s, plichten en lasten die bij het aannemen van personeel komen kijken. Indien je ervoor kiest om HR-gerelateerde zaken zelf uit te voeren, dan kan het een logische stap zijn om de salarisadministratie ook zelf erbij te pakken. Houd er dan rekening mee dat je goede salarisadministratie software nodig hebt om er zeker van te zijn dat de correcte berekeningen uitvoert.

Payrolling: wat is het?

In het kort houdt payrolling in dat je de salarisadministratie en het werkgeverschap uitbesteed aan een derde partij. De werknemers worden door het payrollbedrijf in dienst genomen en alle bijbehorende risico’s en lasten worden van je overgenomen. Ook het in- en uitdiensttredingsproces worden voor je verzorgd.

Onder werkgeverschap vallen twee opties: het formeel werkgeverschap en materieel werkgeverschap.

Formeel werkgeverschap

Het formeel werkgeverschap omvat alles van de wettelijke verplichten van een werkgever. Denk daarbij aan de salarisverwerking, het uitbetalen van het salaris, maar ook de verplichtingen, risico’s en lasten zoals pensioen en verzekeringen. Zoals aangegeven neemt het payrollbedrijf deze verplichtingen en lasten van jou over, waardoor jij als ondernemer vrij bent van risico’s en jij je niet met deze administratieve werkzaamheden bezig hoeft te houden.

Materieel werkgeverschap

Ook al houd jij je als ondernemer niet bezig met het formeel werkgeverschap, jij bent wel verantwoordelijk voor het materieel werkgeverschap. Dit houdt namelijk alles in wat op de werkvloer gebeurt. Omdat de werknemer binnen jouw organisatie komt werken, houd jij wel toezicht op zijn werkzaamheden, word je betrokken bij functioneringsgesprekken en salarisgesprekken.

De voor- en nadelen van payrolling

• Als startende ondernemer die voor het eerst personeel wil aannemen, is een payrollconstructie vaak een veilige keuze. Je loopt dan namelijk minder risico’s omdat de lasten en verplichtingen zijn uitbesteed.
• Omdat een payrollbedrijf alle risico’s omtrent werkgeverschap overneemt, betaal je omgerekend meer voor deze werknemers dan wanneer je de werknemer zelf in dienst neemt. Vaak wordt er gerekend met een omrekenfactor op basis van het brutoloon.
• Heb je eigen werknemers in dienst en neem je nieuw personeel aan vanuit een payrollconstructie? Dan is het goed om er rekening mee te houden dat er een gevoel van afstand kan ontstaan tussen de payroll-medewerker en de organisatie.
• Wil je de salarisadministratie zelf uitvoeren, dan heb je veel kennis van wet- en regelgeving nodig, maar ook tijd om de administratie te verwerken. Deze kennis en tijd is niet in iedere organisatie aanwezig. Wil je werknemers wel zelf in dienst nemen, maar geen omkijken naar de salarisadministratie? Dan kun je er ook voor kiezen om enkel de salarisadministratie uit te besteden aan een externe partij.

Toch zelf de salarisadministratie doen?

Nadat we alle voor- en nadelen hebben besproken, is het tijd om een goede afweging te maken welke constructie voor jouw organisatie het meest interessant is. Als je er dan voor kiest om de salarisadministratie zelf uit te gaan voeren (of iemand binnen jouw organisatie) dan mag loonadministratie software niet ontbreken. Zeker wanneer je meerdere personeelsleden in dienst neemt, wil je niet onnodig veel tijd kwijt zijn aan de administratieve handelingen die hierbij komen kijken. Software kan je helpen met automatische workflows, handige meldingen en waardevolle rapporten voor een goede basis van jouw loonadministratie.

Interessant artikel? Deel het: