Vergaderlocatie voor vergadering
25 juni 2018 14:05
Wat verwacht men nou eigenlijk van een vergaderlocatie? Het is natuurlijk van groot belang dat de vergaderlocatie voldoet aan al jouw wensen. Dit zodat de vergadering precies zo loopt als jij verwacht. Van de grootste punten tot in het kleinste detail: er is van alles mogelijk. Het is in ieder geval verstandig om eerst een aantal punten voor jezelf helder te hebben over de eventuele vergaderlocatie alvorens de vergaderdatum vast te zetten.
Type vergadering
Een kleine meeting met je vaste team kun je misschien simpelweg intern plannen: een vaste vergaderruimte, een afgesloten kantoor of een flexruimte. Ben je met een klein groepje? Dan kan dit misschien ook aan een tafeltje in de kantine. Gaat jouw vergadering over belangrijkere zaken dan een team-meeting? Dan is het zaak verder te kijken naar mogelijkheden buiten je eigen locatie. Hoog personeel, jaarcijfers, omzetgroei of potentiële klanten? Allemaal factoren die de juiste aandacht nodig hebben en waar een uitmuntende locatie vast extra positiviteit kan inbrengen.
Faciliteiten voor de vergadering
Als je informeel met je team wat onderwerpen wilt aankaarten om bijvoorbeeld aan je teambuilding te werken, kan dit op een locatie die niet zo serieus aanvoelt en waar faciliteiten niet hoog op het lijstje staan. Misschien is het zelfs fijn als het niet eens op een werkomgeving lijkt. Is het de bedoeling dat de te bespreken onderwerpen gepresenteerd dienen te worden aan de hand van een beamer of ander apparatuur? Dan is het zaak dat de vergaderlocatie ook beschikt over de juiste faciliteiten om dit mogelijk te maken.
Bereikbaarheid van de vergaderlocatie
Kijkend naar het doel van de vergadering is het tijd om te beslissen wat te doen met de vergaderlocatie en de bereikbaarheid daarvan, voor alle deelnemers die hierbij aanwezig dienen te zijn. Het is natuurlijk niet praktisch als de vergaderlocatie moeilijk te bereiken is voor iedereen. Als de meeste mensen van ver moeten komen om aan de vergadering deel te kunnen nemen, dan is de niet-centrale vergaderruimte die je in gedachten had dus toch niet zo handig. Buiten het feit dat een centrale locatie kiezen prettiger is voor iedereen, zijn dingen zoals parkeergelegenheid en bereikbaarheid met openbaar vervoer ook goed om rekening mee te houden daar niet iedereen beschikt over een eigen vervoersmiddel.
Kosten van de vergaderlocatie
Het reserveren van een vergaderlocatie kan flink wat kosten met zich meebrengen, al heb je dit wel zelf in de hand. Ga je voor een luxe hotel met een uitgebreid diner plus overnachting voor een meerdaagse vergadering? Of heb je een kleine ruimte nodig voor klein gezelschap? Als je deze kosten naast elkaar legt, heb je al een wereld van verschil. Bepaal aan de hand van je beschikbaar gestelde budget waar, wanneer en met welke faciliteiten je de vergadering organiseert. N.B. Ondanks de hoogte van het budget is het niet altijd nodig deze volledig uit te geven. Elk bedrijf wilt aan jouw verdienen. Er is niets mis met de hand op de knip te houden!
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.