Vakantiegeld in mei: hoe ondernemers slim voorbereiden en financieel gezond blijven

3 maart 2025 11:24

• Financieel & Juridisch

Vakantiegeld: een terugkerend hoofdpijndossier?

Voor veel ondernemers is de maand mei niet alleen het begin van een mooiere periode van het jaar, maar ook het moment waarop het vakantiegeld betaald moet worden. Voor werknemers is dit een welkome aanvulling op hun salaris, maar voor werkgevers kan het een forse financiële aderlating zijn. Hoe zorg je als ondernemer ervoor dat deze verplichte uitgave geen problemen oplevert voor je cashflow en bedrijfsvoering?

In dit artikel bespreken we hoe ondernemers strategisch kunnen omgaan met vakantiegeld, inclusief slimme reserveringsstrategieën, wettelijke verplichtingen en fiscale voordelen die je mogelijk kunt benutten.

Wettelijke verplichtingen: wat moet je weten?

Vakantiegeld, officieel vakantiebijslag genoemd, is wettelijk vastgelegd in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML). Elke werknemer in Nederland heeft recht op minimaal 8% van het bruto jaarsalaris als vakantiegeld. Dit bedrag moet uiterlijk in juni worden uitgekeerd, tenzij er andere afspraken zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst.

Belangrijke wettelijke punten:

• Vakantiegeld wordt berekend over het bruto salaris inclusief overwerk en ploegentoeslagen, maar exclusief bonussen en winstuitkeringen.
• Werknemers moeten hun vakantiegeld minimaal één keer per jaar ontvangen.
• Voor flexwerkers en oproepkrachten moet ook vakantiegeld worden gereserveerd en uitbetaald.

Ondernemers die deze regels niet naleven, riskeren boetes en juridische complicaties, dus tijdig plannen is essentieel.

Cashflowbeheer: hoe verspreid je de kosten?

Voor veel ondernemers is het plotseling moeten ophoesten van een grote som geld een uitdaging. De oplossing? Een doordachte spreiding van de kosten gedurende het jaar.

Strategie 1: Maandelijkse reservering

Een van de meest effectieve methoden is om maandelijks 8% van het bruto maandsalaris van elke werknemer apart te zetten op een aparte rekening. Zo verdeel je de kosten en kom je niet voor verrassingen te staan.

Praktisch voorbeeld:

• Stel je hebt 10 werknemers met een gemiddeld bruto salaris van €3.000 per maand.
• Per werknemer moet je €240 per maand opzij zetten (8% van €3.000).
• Dit betekent dat je in totaal €2.400 per maand reserveert, zodat je in mei of juni direct kunt uitbetalen.

Strategie 2: Vakantiegeld per maand uitbetalen

Sommige bedrijven kiezen ervoor om vakantiegeld maandelijks mee uit te betalen in het salaris. Dit kan aantrekkelijk zijn voor werknemers die liever een hoger maandloon hebben in plaats van een jaarlijkse uitbetaling. Dit is alleen mogelijk als dit expliciet is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

Voordelen:

• Geen piekuitgave in mei.
• Verbetering van de maandelijkse cashflow.
• Minder administratie bij vertrek van werknemers.

Nadelen:

• Werknemers kunnen minder financiële ruimte hebben voor vakanties.
• Niet in alle cao's toegestaan.

Strategie 3: Financiering via een werkkapitaalkrediet

Indien je onvoldoende reserves hebt opgebouwd, kun je overwegen een kortlopende lening of werkkapitaalkrediet aan te vragen bij een financieringsmaatschappij . Dit is echter een kostbare optie vanwege de rente, en alleen aan te raden als je zeker weet dat je de lening snel kunt terugbetalen.

Fiscaal slim vakantiegeld betalen

Vakantiegeld valt in de meeste gevallen in een hogere belastingschijf dan het reguliere salaris, waardoor het netto bedrag voor werknemers lager uitvalt dan verwacht. Maar hoe kun je als ondernemer hier slim mee omgaan?

Aftrekposten en subsidies

• Loonkostenvoordelen (LKV): Als je werknemers in dienst hebt die onder een bepaalde doelgroep vallen (bijvoorbeeld oudere werknemers of werknemers met een arbeidsbeperking), kun je in aanmerking komen voor belastingvoordelen.
• Werkkostenregeling (WKR): Hoewel vakantiegeld hier normaal gesproken niet onder valt, kun je besparen door andere vergoedingen en bonussen via de WKR te laten lopen en zo de loonheffingen over vakantiegeld te beperken.

Bonussen in plaats van vakantiegeld?

Sommige ondernemers kiezen ervoor om in plaats van vakantiegeld bonussen of winstuitkeringen te verstrekken. Dit biedt meer flexibiliteit, maar let op: een vervanging van vakantiegeld door een bonus is alleen toegestaan als dit expliciet in de arbeidsovereenkomst staat.

Scenario's voor kleine en grote bedrijven

De aanpak verschilt afhankelijk van de omvang van je bedrijf:

Voor zzp'ers en kleine bedrijven:

• Stel een automatische maandelijkse reservering in.
• Overweeg vakantiegeld per maand uit te betalen om piekuitgaven te voorkomen.
• Maak een liquiditeitsprognose om te anticiperen op uitgaven.

Voor middelgrote en grote bedrijven:

• Gebruik een professioneel salarisadministratiesysteem voor overzichtelijke reserveringen.
• Onderzoek of fiscale voordelen benut kunnen worden om de kosten te verlagen.
• Overweeg strategische inkoopvoordelen, zoals het spreiden van grote uitgaven rondom dezelfde periode.

Checklist: hoe bereid je je nu al voor?

Wil je in mei niet voor financiële verrassingen komen te staan? Gebruik deze checklist:
✅ Controleer de arbeidsovereenkomsten en cao’s voor afspraken over vakantiegeld.
✅ Bereken hoeveel je per werknemer moet reserveren en stel automatische overboekingen in.
✅ Communiceer transparant met werknemers over het moment en de hoogte van de uitbetaling.
✅ Overweeg alternatieve scenario’s, zoals maandelijkse uitbetaling of kredietlijnen.
✅ Controleer of je in aanmerking komt voor belastingvoordelen of compensatieregelingen.
✅ Werk met een professionele salarisadministratie om fouten en boetes te voorkomen.

Wees proactief en voorkom financiële problemen

Het betalen van vakantiegeld is een verplichting, maar met de juiste strategieën hoeft het geen hoofdpijndossier te zijn. Door vooruit te plannen, slim te reserveren en eventuele fiscale voordelen te benutten, zorg je ervoor dat je bedrijf financieel gezond blijft zonder in mei tegen grote uitgaven aan te lopen.

Meer grip op je financiën?

Wil je als ondernemer meer controle over je cashflow en je financiën optimaal inrichten? Begin vandaag nog met een doordachte vakantiegeldstrategie en maak van deze jaarlijkse verplichting een beheersbaar proces!

Interessant artikel? Deel het: