Uitdagingen ISO 9001:2015: Wat zijn de kansen voor uw organisatie?

5 maart 2018 10:41

• Personeel & organisatiemanagement

Als erkende certificatie instelling certificeert BSI organisaties op diverse internationaal erkende normen waaronder ISO 9001. In september 2015 is de herziene versie van deze norm gepubliceerd. Wereldwijd is zo’n 50% van de organisaties inmiddels tegen de nieuwe versie gecertificeerd; de overige organisaties zullen de overstap nog moeten maken. Ten opzichte van de voorgaande versie van de norm zijn er belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor het managementsysteem van organisaties.

In het volgende artikel bespreekt André Gerhardus-van Hecke, Compliance & Risk Manager bij BSI, de belangrijkste uitdagingen die hij tegenkomt bij organisaties met betrekking tot de ISO 9001:2015. Lees hier meer informatie over de ISO 9001:2015 norm.

 Er wordt nog wel eens gesuggereerd dat gedocumenteerde informatie niet meer verplicht is in de ISO 9001:2015 norm. Klopt dat wel?

“Het is waar dat er geen procedures meer vereist worden. In de herziene versie van de norm wordt echter op meer dan dertig plaatsen beschreven dat de gedocumenteerde informatie moet worden bijgehouden of onderhouden. Deze beschrijving beperkt zich niet tot één onderdeel van de norm, maar komt naar voren door de gehele norm; van kwaliteitsbeleid tot beschrijving van processen. Binnen een tal van overkoepelende artikelen in de norm wordt aangeven dat “aanvullende documentatie noodzakelijk is in de omvang die nodig is om het vertrouwen te hebben dat processen volgens planning zijn uitgevoerd.” Oftewel, zowel de minimale documentatie eisen zijn niet minder dan de oude norm, en met de aanvullende documentatie eisen erbij genomen zijn het er meer dan in de oude norm.”

 Wat zijn de belangrijkste uitdagingen voor organisaties aangaande ISO 9001:2015?

“Het vaststellen van de context van de organisatie (clausule 4) is compleet nieuw in de norm. Vele organisaties vullen dit in eerste instantie in op dezelfde wijze als een stakeholderanalyse. De clausule vraagt echter om een veel meer holistische benadering. In wat voor soort landschap bevinden wij ons als organisatie? Politieke, economische of juridische omgeving? Daarnaast omschrijft men het belangrijkste doel van de organisatie en wat zij voortbrengt. “Dit brengt ons vervolgens naar de Stakeholderanalyse (clausule 4.2): het beschrijven van de relevante belanghebbenden voor het kwaliteitsmanagementsysteem en hun wensen en eisen. Soms zijn deze te uitgebreid omdat onvoldoende de relevantie voor ISO 9001:2015 wordt beschouwd. Anderzijds omschrijven organisaties dit vaak te summier, waarin slechts de bekende stakeholders als klant en eigen medewerkers worden benoemd. De rol en invloed van bijvoorbeeld financiers en verzekeraars op de organisatie, wordt in de stakeholderanalyse vaak nog onvoldoende benoemd.

“De doorvertaling naar welke eisen er vanuit de stakeholders gesteld worden, is niet altijd uitgewerkt. Wat vraagt de desbetreffende klant, bank of verzekeraar van de organisatie? Het kan een optie zijn om de stakeholderanalyse naast het communicatieplan leggen.

 “Niet alleen de risico’s zijn van belang, ook de kansen spelen een rol”

“Organisaties zijn erg sterk in het benoemen van de risico’s gekoppeld aan hun meest belangrijke processen en de eisen van hun stakeholders. Maar de norm vraagt ook nadrukkelijk om de kansen te benoemen en vast te stellen. Een kans wordt door organisaties vaak gezien als het tegenovergestelde van een risico. Wederom komt hierbij de holistische benadering om de hoek kijken. Om een kans te omschrijven, kunnen organisaties ook denken aan het inspelen op ontwikkelingen binnen de context van de organisatie.

“Leiderschap en betrokkenheid”

“In de nieuwe norm wordt gevraagd aan de directie om Leiderschap en betrokkenheid (clausule 5.1) te tonen voor het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Het KMS moet in lijn zijn met de bedrijfsdoelstellingen. Daarmee kan een KMS niet meer op zichzelf staand zijn. Verantwoordelijkheden voor het KMS dienen in de organisatorische lijn te worden verwerkt en niet alleen maar bij de kwaliteitsmanager te liggen. In 9001:2008 diende “de directie een lid van het management te benoemen die verantwoordelijk en bevoegd was voor de processen van het KMS”. Volgens ISO 9001:2015 ligt de verantwoordelijkheid nu niet meer bij deze directievertegenwoordiger maar rechtstreeks bij de directie.”

De ontwikkeling die organisaties doormaken is van KMS als doel naar KMS als gereedschap voor de day-to-day business. En welke directie neemt nu geen verantwoordelijkheid voor de day-to-day business?”

 Welke kennis van de organisatie is voor het KMS van belang?

“Organisaties zijn gewend om te bepalen wat medewerkers moeten kennen en kunnen. De clausule Kennis binnen de organisatie (clausule 7.1.6) vraagt echter om te bepalen wat voor de organisatie van belang is. Het gaat hier dan ook om welke ervaringen een organisatie heeft opgedaan en vaak de (nog) niet-gedocumenteerde kennis en ervaring. De afhankelijkheid van de kennis van externe aanbieders, wordt vaak pas opgemerkt wanneer een externe aanbieder bijvoorbeeld failliet gaat. De nieuwe norm vraagt expliciet om deze kennisgebieden beter in kaart te brengen. Hoe zorgt men voor voldoende inzicht in de kennis en de gegevens die bij een externe aanbieder worden gewaarborgd?”

 Wanneer leiden bovengenoemde uitdagingen tot afwijkingen?

“Engelsen hebben een mooie uitdrukking hiervoor: “the devil is in the detail”. Het in detail begrijpen wat de norm nu verwacht, vergt voldoende kennis en inzicht in de norm. Het voldoende trainen en opleiden van de organisatie is hierin van belang.” Doordat bedrijven soms in onvoldoende mate de vereisten van de norm hebben ingevuld, leiden deze onderwerpen tot afwijkingen die in het verleden niet werden geschreven.”

 Zijn er onderwerpen die altijd nog bijzondere aandacht verdienen?

“Buiten de nieuwe elementen uit de nieuwe norm om, zien we nog steeds binnen organisaties dat het vaststellen van de oorzaak van afwijkingen en het nemen van maatregelen om de oorzaken weg te nemen vaak onderbelicht worden. Een correctie is geen corrigerende maatregel. Kan een soortgelijk probleem zich ook elders voordoen? Dit blijven belangrijke vraagstukken die onder de loep moeten worden genomen.

Interessant artikel? Deel het: