Tijd besparen met slimme preboarding

30 oktober 2024 11:11

• Personeel & organisatiemanagement

Als werkgever weet je hoe belangrijk het is dat nieuwe medewerkers goed van start gaan. Maar wist je dat je al in de periode tussen het accepteren van het aanbod en de eerste werkdag invloed kunt uitoefenen op hoe soepel die start verloopt? Deze fase, ook wel preboarding genoemd, is een kans om nieuwe medewerkers te betrekken en ervoor te zorgen dat ze enthousiast blijven over hun keuze. Hoe je dat doet op een slimme en tijdbesparende manier? Dat lees je in dit artikel!

Wat is preboarding?

Preboarding is de fase tussen het tekenen van een contract en de officiële eerste werkdag. In deze periode bereid je nieuwe medewerkers alvast voor op hun toekomstige functie binnen het bedrijf. Dit kan variëren van praktische zaken, zoals het invullen van gegevens of het instellen van IT-toegang, tot het geven van informatie over de bedrijfscultuur of het voorstellen van toekomstige collega’s.

Waar onboarding begint zodra de medewerker officieel in dienst is, focust preboarding zich op het creëren van een soepele overgang vóór de eerste werkdag. Dit zorgt ervoor dat de medewerker vanaf dag één beter voorbereid is en zich sneller verbonden voelt met zijn of haar nieuwe werkomgeving.

Waarom preboarding?

Preboarding biedt verschillende voordelen die zowel de medewerker als jouw bedrijf kan ondersteunen:

1. Voorkom afhakers: Eén van de grootste voordelen van preboarding is het verminderen van het aantal medewerkers dat vóór hun eerste werkdag afhaakt. Als een nieuwe medewerker zich in deze tussenperiode welkom en betrokken voelt, is de kans groter dat ze ook daadwerkelijk beginnen.
2. Versterk employer branding: Een positieve ervaring met preboarding draagt bij aan jouw employer branding, waardoor je organisatie aantrekkelijker wordt voor toekomstige kandidaten.  
3. Snellere integratie: Een soepel preboardingsproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich vertrouwd voelen met het bedrijf en hun rol. Dit kan de inwerkperiode verkorten en ervoor zorgen dat ze sneller productief zijn.
4. Minder administratieve taken: Door administratieve taken, zoals het invullen van contracten of belastingformulieren, tijdens de preboardingfase af te handelen, hebben zowel de nieuwe medewerker als jij op de eerste dag meer tijd om het team en de werkomgeving te leren kennen.

Het implementeren van preboarding

Nu je weet wat preboarding inhoudt en welke voordelen het biedt, vraag je je misschien af: hoe pas ik dit toe op een slimme en tijdbesparende manier? Een effectieve manier om dit te doen is door gebruik te maken van een geautomatiseerd preboardingssysteem. Dit systeem maakt het preboardingsproces eenvoudig voor nieuwe medewerkers en helpt zowel jou als de medewerker tijd en moeite te besparen. Enkele voorbeelden van een preboardingssysteem:

1. Tijdbesparing: Nieuwe medewerkers zijn verantwoordelijk voor het invoeren van hun eigen gegevens en het uploaden van documenten, wat het proces versnelt.
2. Minder fouten: Doordat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn, voorkomt dit fouten door bijvoorbeeld het overtikken van gegevens.
3. Veilige omgeving: Gegevens worden aangeleverd in een beveiligde, digitale omgeving, zodat privacygevoelige informatie niet per e-mail verstuurd hoeft worden.
4. Eenvoudige administratie: Na de invoer komen gegevens automatisch in het systeem terecht. Hierdoor hoef je zelf geen e-mails heen en weer te sturen om informatie te verzamelen.

Kortom, slimme preboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers niet alleen enthousiast blijven na het laatste gesprek, maar ook in de periode vóór hun eerste werkdag. Door gebruik te maken van een geautomatiseerd preboardingsysteem, kunnen ze hun gegevens eenvoudig en veilig aan leveren. En dat zorgt voor een efficiënte en professionele aanpak. Zo ben je goed voorbereid om nieuwe talenten een warm welkom te bieden voor en op hun eerste werkdag! 

Interessant artikel? Deel het: