Stoppen met ISO 9001? Denk dan hieraan.

28 maart 2024 08:56

• Bedrijfsadvies

Vroeg of laat komt de vraag in veel gecertificeerde organisaties op: moeten we niet eens stoppen met dat certificaat? Zoals met elk ander beleidsbesluit, is het goed om deze vraag zo nu en dan te stellen. En serieus te beantwoorden. Let dan wel op dat je de juiste argumenten hanteert en alternatieven verkent, en dat je het juiste beslissingsproces volgt.

Argumenten om te stoppen

Redenen die aangevoerd worden om te stoppen met ISO 9001 kunnen zijn:

• Klantgerelateerd, zoals: klanten vragen niet meer om het certificaat, of vragen juist om méér dan ISO 9001.
• Financieel: certificatie kost tijd en geld.
• Papieren tijger, bijvoorbeeld: er zijn te veel procedures en bovendien zijn die te ingewikkeld, of het kwaliteitssysteem gaat niet over dat wat het management dagelijks bezighoudt.

Deze argumenten kunnen uiteraard legitiem zijn, maar pas op dat je ze niet te gemakkelijk inzet. Het nut en de kosten van een kwaliteitssysteem gaan verder dan de kosten en opbrengsten gerelateerd aan de certificatie als zodanig. Zie dit artikel over de kosten van kwaliteit.

De papieren tijger is een altijd op de loer liggend gevaar, maar daar is een betere oplossing voor dan stoppen met certificeren, namelijk: dereguleren.

Dereguleer je kwaliteitssysteem

Een te uitgebreid, overgereguleerd kwaliteitssysteem is een uitwas die ooit goed bedoeld was. In het begin werden die dingen geregeld en beschreven die noodzakelijk zijn om het certificaat te behalen. In de loop van de tijd komen er echter steeds meer procedures en afspraken bij. Het nut van elke nieuwe regel neemt af: overregulering. Dit gaat min of meer vanzelf. Een beweging de andere kant op, deregulering dus, vraagt actief actie. 

1. Zorg voor een duidelijke basis. De inspiratie daarvoor komt uit je (als het goed is actuele!) visie. Wat betekent ‘kwaliteit leveren’ voor jouw organisatie? Wat is je concurrentiestrategie? Wat is je besturingsparadigma?
2. Ken je procesrisico’s. Wat kan er in elke stap van het primaire proces misgaan, waardoor je de basis uit stap 1 niet zou kunnen realiseren? Alleen die risico’s zijn redenen om iets te regelen.
3. Regel slim. Een procedure schrijven is een optie, maar standaardsjablonen, verplichte velden in computersystemen, collegiaal overleg, tegenlezen (van offertes en rapporten), en mentoring zijn dat ook.
4. Vertrouw op je medewerkers. Zeker de meer ervaren medewerkers zijn prima in staat om de juiste besluiten te nemen, zonder dat er allerlei regels voor zijn. Let op: dit kan een cultuurverandering zijn (want eerst was toch alles vastgelegd), en kost dus tijd en aandacht.

Meer weten over dereguleren? Download dan dit artikel.

De besluitvorming

Al dan niet stoppen met certificering, of beginnen met dereguleren, vraag een zorgvuldig besluit. Houd daarbij ook rekening met de afbreukrisico's van stoppen: welke indruk krijgen klanten en medewerkers als de onderneming ineens niet meer gecertificeerd is: wordt er soms geen goede kwaliteit meer verwacht/geleverd? Een te snel besluit op verkeerde gronden kan zich dan als een boemerang tegen je organisatie keren.

info@adburdias.nl

Interessant artikel? Deel het: