Stap over van Excel-sheets naar een workforce management tool

7 november 2022 13:05

• IT ontwikkelingen

Maak jij al gebruik van een moderne workforce management tool? Stap over van het gebruik van Excel-sheets naar software specifiek gericht op workforce management. Het inrichten van de personeelsplanning vereenvoudig je hiermee. Daarnaast houd je heel nauwkeurig bij hoeveel uur medewerkers aan de verschillende projecten besteden. Zeker wanneer je onderneming groeit in aantal klanten en medewerkers, kan het lastiger worden om beide processen op orde te houden. Wie is wanneer afwezig door een vakantie of bijvoorbeeld een bezoek aan de tandarts? Hoeveel uur is er totaal aan een project X of project Y besteed door medewerkers? Op welke manier kunnen we data uit sheets bijgehouden door projectteams combineren met de sheet waarin de overall personeelsplanning gemaakt is? Dit kan eenvoudiger! 

Voordelen van een online workforce management tool 

Het gebruik van een online workforce management tool als ondernemer biedt verschillende voordelen. Niet alleen is de tool overal en altijd te gebruiken; ook heb je alle data over de inzet van medewerkers, hun verlof, het aantal gewerkte uren per project en bijvoorbeeld het totaal te factureren aantal uren aan klanten op één centrale plek staan. Werknemers en projectteams hoeven geen uitgebreide Excel-sheets bij te houden; ook zij werken voortaan in de software specifiek voor je workforce management. Staat er een vakantie op de planning bij een medewerker? De medewerker kan diens verlof al ruim van tevoren aanvragen in de tool. Het helpt managers bij hun personeelsplanning maken. 

Naast de urenregistratie en personeelsplanning, bevatten deze online workforce management oplossingen vaak nog meer functies. Denk ook aan een module om projectmanagement makkelijker te maken. Wat is de status van een project? Welke teamleden werken momenteel mee aan het project? Hoe staat het met de uitgaven uit de afgelopen periode? Enzovoorts.  

Sturen op het aantal uren besteed aan projecten 

Door te kiezen voor het gebruik van software voor het bijhouden van het aantal gewerkte uren per project en de personeelsplanning maak je het mogelijk te sturen op basis van data. Het is een van de belangrijkste voordelen van dergelijke software. Vanuit deze tools wordt de mogelijkheid geboden een automatisch gegenereerd rapport te exporteren. Dit rapport geeft inzage in het aantal uren wat aan de verschillende projecten en klanten besteed is in de afgelopen week of maand. Leg dit rapport eens naast de initiële personeelsplanning. Mogelijk zijn er trends op te merken; projecten waar standaard meer tijd aan wordt besteed dan vooraf verwacht werd in de personeelsplanning. Probeer dergelijke trends te duiden en vast te stellen, hoe deze ontstaan zijn. 

Interessant artikel? Deel het: