Scan en herken software: hier moet je opletten

13 december 2021 14:34

• Bedrijfsadvies

Gebruik jij ook scan en herken software bij het verwerken van je bonnen en facturen? Grote kans dat je ondanks deze oplossing nog steeds veel handmatig werk moet doen. Zonde! Je bent het misschien gewend, maar het verwerken van facturen kan vele malen makkelijker. In dit blog lees je hoe.

Slechte herkenning 

Er zijn verschillende slimme en betaalbare scan en herken oplossingen te vinden. Althans, dat lijkt zo. Veel van deze software levert juist extra werk op. Dit komt door slechte herkenning van facturen. Bij een derde van de facturen die gescand worden gaat de herkenning fout. Flink balen als je net een groot aantal facturen scant en deze niet automatisch worden opgesplitst naar individuele facturen. Of als bijvoorbeeld een van je leveranciers niet wordt herkend. Het gevoel? Correctiewerk waarbij je alle factureren één voor één moet nalopen. 

Dit zie je ook terugkomen bij het verwerken van bonnen. Denk bijvoorbeeld aan een groot stapel tankbonnetjes van verschillende tankstations. Grote kans dat jij per vestiging een nieuwe relatie aanmaakt. Hier gaat onnodig veel tijd in zetten. Daarbij verlies je al snel het overzicht. 

Verloren tijd

Waar ook veel ongemerkt veel tijd in gaat zitten, is het leren kennen van een nieuwe scan en herken software. Vaak ben je afhankelijk van een supportdesk als er iets misloopt of voor dringende vragen. Daarbij is het niet altijd duidelijk waar je moet zijn voor welk probleem. Of je schakelt, onnodig, tussen diverse interfaces, bijvoorbeeld je scan en herken oplossing versus je boekhoudsoftware. Tot slot moet je soms wachten totdat bepaalde gegevens zijn gesynchroniseerd. Daarbij ontstaat ook nog eens de kans op fouten. 

Gebrek aan goede procesautomatisering

Heb je het idee te werken met een slimme en makkelijke scan en herken software zoals je waarschijnlijk al werkt met een loon software, maar is dit toch niet het geval? Vaak is er dan sprake van geen goede procesautomatisering. Facturen en bonnen worden bijvoorbeeld nog aangeleverd via de spreekwoordelijke schoenendoos. Administraties zijn zo niet up-to-date en er is geen realtime overzicht. 

Scan en herken software: No hands accounting 

Maar welke oplossing werkt dan wel? No hands accounting. De scan en herken software van Exact. Met No hands accounting verwerk je makkelijk en snel jouw administratie. Dat is namelijk de gedachte achter deze scan en herken software. Samen met de gebruikers is er veel tijd en energie gestopt in deze oplossing, zodat jij kan profiteren van een goede scanoplossing die bijna 100% nauwkeurig is. Deze intelligente oplossing leest en herkent zo goed als foutloos informatie uit een factuur of bon. Deze informatie wordt vervolgens gematcht toegewezen naar de juiste grootboekrekening. Dit gebeurt door zelflerende robots op basis van vorige transacties en algoritme. Volledig geautomatiseerd, zodat jij alleen nog maar hoeft te kijken naar mogelijke uitzonderingen. Ook hier word je bij geholpen door automatische attentie via een verkeerslichtsysteem in het overzicht van alle administraties.

Aan de slag 

Hoe gaat dit in zijn werk? Je klant levert facturen of bonnen digitaal aan via Mijn[Kantoor]. Deze verwerking verloopt automatisch. Zo kan je eenvoudig 300 facturen boeken in een uur. De facturen vind je snel terug, omdat deze op één centrale plek worden gedigitaliseerd. Daarnaast zijn ze altijd en overal beschikbaar voor jou en je klanten met zeer flexibele goedkeuring voorafgaand aan de betaling. Zo heb je ook nog eens één aanspreekpunt voor één systeem en hoef je niet meer te schakelen tussen verschillende oplossingen. 

Met deze scan- en herkenfunctie in no hands accounting win je dus flink wat tijd als het gaat om administratief werk. En daarmee bespaar je flink in de kosten. Daarbij krijgen je klanten een beter en actueel inzicht in hun administratie. Benieuwd hoe Administratie- en advieskantoor Slimme boekhouding efficiënte als hun verdienmodel gebruikt? Bekijk het hier.

Interessant artikel? Deel het: