Rust creëren door een goede verzamelplek voor informatie

6 juli 2022 09:48

• Bedrijfsadvies

We krijgen steeds meer informatie op ons af en dat zorgt voor verstoringen, afleidingen en prikkels. Daardoor is er minder overzicht en controle waardoor er meer onrust ontstaat. Doelen worden daardoor niet of minder behaald en het verzuim door burn-outs stijgt. Het is heel belangrijk dat we alle informatie die we op ons afkrijgen verzamelen op een plek. Hierdoor hebben we altijd overzicht over wat we moeten doen. We hebben het dan over fysieke, maar ook mentale informatie die op ons afkomt.

Overzicht

Om rust te creëren is overzicht een must, en om overzicht te creëren moet je een plek hebben waar je alle informatie kunt verzamelen. Het is praktisch om een plek te kiezen waar de meeste informatie binnenkomt, bijvoorbeeld je mailbox. Je moet niet aan zaken denken maar over zaken denken. Zo kun je zowel fysieke taken als mentale taken opslaan. Begin eens met het opschrijven van alle ‘losse eindjes’ waar je aan kunt denken. Denk aan onopgeloste zaken en vergeten taken. Neem hier de tijd voor en schrijf alles op.

Verwerken van informatie

De volgende stap is het verwerken van informatie. Bepaal of de taken die je net hebt opgeschreven überhaupt bijdragen aan je doelen. Wil jij hier tijd aan besteden, ja of nee? Bij verwerken is het belangrijk dat je een besluit gaat nemen over elke taak. Het is verstandig om te starten met de meest actuele taak. Dit is handig want je gaat op die manier geen aandacht en tijd besteden aan onderwerpen die niet meer relevant zijn. Je start dus bovenaan bij de meest actuele e-mail of taak en op die manier ga je een besluit maken. Je denkt aan je doelen en je kijkt ‘draagt het bij aan mijn doel, ja of nee’. Als het niet aan je doel bijdraagt moet je het niet doen. Een goed hulpmiddel hiervoor is de effectiviteitsmatrix van generaal Eisenhower.

Organiseren

Alle informatie, zaken en taken moeten ergens heen. Je gaat beslissen waar de informatie heen moet. Ga je de taken verwijderen, moet je nog wachten op een antwoord van iemand, kan het in je takenlijst of plan je het in je agenda?

Zodra je een besluit hebt genomen over de verzamelde informatie is het van belang om te bepalen wat de eerstvolgende actie wordt. Daarmee bedoelen we een concrete actie die je moet doen om bijvoorbeeld bezig te gaan met een project. Dus niet: Marketingplan opstellen, maar: een afspraak maken met de marketingmedewerker om te overleggen. Bepaal bij elk item wat je moet doen wat de eerstvolgende actie is.

Maak je losse eindjes concreet met behulp van het beslisschema.

Interessant artikel? Deel het: