Ruim kwart Nederlandse bedrijven verwerkt declaraties nog steeds handmatig

11 oktober 2024 09:47

• Persbericht

Het verwerken van declaraties kost bedrijven gemiddeld 41 uur per maand

Meer dan 25 procent van de Nederlandse bedrijven verwerkt declaraties, ondanks de beschikbaarheid van digitale oplossingen, nog altijd handmatig. Dit arbeidsintensieve proces zorgt voor inefficiëntie en een hoge werkdruk. Drie op de tien medewerkers die financieel verantwoordelijk zijn binnen het bedrijf waarvoor zij werken, vinden dat het bedrijf (te) veel tijd kwijt is aan het verwerken van declaraties. Dit blijkt uit onderzoek naar het onkostenbeheer van Nederlandse bedrijven dat PanelWizard, in opdracht van International Card Services (ICS), heeft verricht onder bijna 450 financieel (eind)verantwoordelijken*. 

Het onderzoek biedt inzicht in de verschillende manieren waarop Nederlandse bedrijven declaraties verwerken. Zo blijkt dat 28 procent hun medewerkers nog steeds uitgaven laat voorschieten en papieren bonnetjes laat indienen. Dit proces is tijdrovend, vergroot het risico op fouten en leidt tot onnodige rompslomp voor zowel werkgevers als werknemers.

Declaraties vaak onvolledig en tijdrovend

Vooral kleine en middelgrote bedrijven (met één tot vijftig medewerkers) verwerken vaak declaraties handmatig. Gemiddeld kost dit 41 uur per maand, wat overeenkomt met een volledige werkweek van één medewerker. Eerder onderzoek van ICS toont aan dat één op de vijf bedrijven vooral het matchen van bonnetjes aan transacties als tijdrovend ervaart. Bij het huidige onderzoek geeft twee derde van de bedrijven aan dat er regelmatig bonnen ontbreken bij het indienen van declaraties. 

Medewerkers zien graag verbetering in declaratieproces

Het niet tijdig kunnen verwerken van declaraties voor het einde van de maand is een veelvoorkomend probleem. Declaraties worden vaak laat en onvolledig ingediend, wat resulteert in hoge werkdruk en ontevredenheid bij de verantwoordelijke collega’s. Bovendien vinden medewerkers het soms vervelend om kosten voor te schieten, vooral als het gaat om hogere bedragen zoals bij zakenreizen. Daarnaast zorgt een handmatig declaratieproces voor administratieve rompslomp. Eén op de drie medewerkers vindt daarom dat het huidige declaratieproces vernieuwd moet worden; ruim de helft geeft aan dat een digitaal declaratiesysteem uitkomst zou kunnen bieden. Zo’n systeem bespaart tijd, kosten en verkleint de kans op fouten. Vooral grotere bedrijven maken al vaker gebruik van digitale oplossingen, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan dit proces.

Digitalisering declaratieproces stelt bedrijven in staat om tijd en kosten te besparen

Uit het onderzoek blijkt verder dat werkgevers terughoudend zijn met het verstrekken van creditcards aan hun werknemers. Volgens David Compier, Chief Commercial Officer van ICS, is dit een gemiste kans voor veel bedrijven en kan een declaratiesysteem in combinatie met een zakelijke creditcard een goede oplossing zijn: “Dit kan zorgen voor een overzichtelijker proces waarbij uitgaven direct zichtbaar zijn en medewerkers geen kosten meer hoeven voor te schieten. Daarnaast kunnen werkgevers risico’s beperken door limieten en uitgavenblokkades in te stellen. Hierdoor zal het declaratieproces sneller en efficiënter verlopen. Ook kunnen ze met een zakelijke creditcard wereldwijd betalen en zijn onder bepaalde voorwaarden de aankopen verzekerd.”

*Het onderzoek is in mei/juni 2024 in opdracht van ICS uitgevoerd door onderzoeksbureau PanelWizard onder 449 werkende Nederlanders van 18 jaar en ouder, die eindverantwoordelijk of (mede)beslissend zijn binnen het werkgebied financiën (geen zzp) en werkzaam zijn voor een bedrijf/organisatie waar medewerkers kosten maken waarvan verwacht wordt dat de werkgever deze terugbetaalt. Met dit onderzoek valt met een betrouwbaarheid van 95 procent te concluderen dat de steekproefuitkomst maximaal 4,6 procent kan afwijken van de werkelijke situatie.

Interessant artikel? Deel het: