Productiviteit verhogen en stress voorkomen #hoedan?

21 september 2017 11:38

• Columns

Nu de economie weer volop aantrekt en het steeds moeilijker wordt om goed personeel te vinden (zie ook mijn artikel in een eerdere nieuwsbrief van Het Ondernemersbelang) is het van groot belang om de productiviteit van uw medewerkers te verhogen.

Want dan heeft u aan de ene kant minder mensen nodig en aan de andere kant kunt u ze meer betalen. Wat weer helpt bij het aantrekken en binnenhouden van goede medewerkers. Tegelijk moet die stijging van de productiviteit natuurlijk niet leiden tot meer stress. Want stress leidt tot hoger ziekteverzuim en meer vertrekkende medewerkers. In dit artikel tien tips om beide doelen te bereiken. Leer ze aan uw medewerkers en pas ze zelf ook toe.

1. Maak een dagplanning

   Neem aan het begin van elke dag even 10 minuten de tijd om de activiteiten op te schrijven die u die dag echt wil gaan doen. Hou daarbij ook ruimte voor onvoorziene activiteiten, want die zijn er altijd.

2. Plan maximaal 3 belangrijke taken per dag

   Maar 1 of 2 is ook goed. En zorg dat u zeker die paar écht belangrijke dingen ook echt doet. Begin ’s morgens meteen na het maken van het dagplan met de belangrijkste taak want dan bent u nog fris.

3. Verzamel eerst de benodigde informatie

   Deze gewoonte noodzaakt u om eerst na te denken welke informatie u nodig heeft. Daardoor vergeet u minder dan wanneer u tijdens de activiteit uw informatie bij elkaar harkt.

4. Doe één ding tegelijk

   Multi-tasken werkt echt voor niemand, ook niet voor vrouwen zoals wel gezegd wordt. Uit onderzoek blijkt dat je 25% minder productief bent door te multitasken.

5. Werk in Pomodoro’s

   In wat, Pomodoro’s? Ja, dat zijn periodes van 25 minuten waarin u geconcentreerd en achter elkaar aan één taak werkt. Laat u daarbij als het even kan niet onderbreken. Vervolgens neemt u 5 minuten pauze. Enzovoort.

6. Groepeer dezelfde taken bij elkaar

   Als u veel korte handelingen moet verrichten zoals telefoontjes plegen, emails beantwoorden, documenten archiveren enz., probeer dan dezelfde handelingen achter elkaar te doen.

7. Stop met uitstelgedrag

   Iedereen bezondigt zich er wel eens aan: vervelende of waarschijnlijk moeilijke activiteiten worden uitgesteld. Er vanuit gaande dat u het niet door een ander kunt laten doen is daar is maar één remedie tegen: stop gewoon met uitstellen!

8. Zorg dat u niet hoeft te zoeken

   Nou ja, behalve met Google dan :-). Onnodig moeten zoeken is één van de grootste tijdvreters en een bron van irritatie. Zorg dat er voor alles een vaste plaats is en zorg dat het daar dan ook ligt.

9. Zelfreflectie en evaluatie

   Neem twee keer per dag minstens 20 minuten de tijd voor zelfreflectie en evaluatie. Gaat het goed? Doe ik inderdaad datgene dat ik vandaag het beste kan doen? Vertoon ik uitstelgedrag? Maak ik goed onderscheid tussen urgent en belangrijk?

10. Discipline en voorbeeld geven

    Een hoge productiviteit vergt veel discipline. Gedisciplineerd blijven gaat het makkelijkst door er een dagelijkse gewoonte van te maken. U heeft toch ook geen discipline nodig om elke dag uw tanden te poetsen? Om discipline bij uw medewerkers te kweken is het belangrijk om zelf als leidinggevende het goede voorbeeld te geven. Dus laat uw mensen gerust weten dat u een dagplan heeft, dat u met Pomodoro’s werkt, dat u één ding tegelijk doet en afmaakt waar u mee bezig bent.

Uw tijd is het belangrijkste wat u heeft, niet uw geld of uw personeel. Geld of personeel wat u niet benut is er morgen nog. Tijd die u niet benut is voor altijd verdwenen.

Heeft u behoefte aan een in-company training “Verbeteren van productiviteit” gegeven door mij? Bel voor meer informatie 06-50598271.

Dit artikel is een samenvatting. Het volledige artikel vindt u via deze link: https://josvancalsteren.nl/verhoog-productiviteit-voorkom-stress/

Interessant artikel? Deel het: