Laagdrempelig telefonisch bereikbaar zijn als bedrijf: hoe richt je dat in?

20 juli 2020 10:22

Als bedrijf is het belangrijk dat je op een laagdrempelige manier telefonisch bereikbaar bent voor klanten. Ook moeten klanten op een relatief eenvoudige wijze de gewenste afdeling of medewerker aan de lijn kunnen krijgen zonder een hoop omwegen of een lange lijst met aan het bedrijf verbonden telefoonnummers. We geven een aantal opties voor hoe je als bedrijf je telefonische bereikbaarheid zou kunnen inrichten.

Telefooncentrale

Bij grotere ondernemingen met relatief veel medewerkers, is een telefooncentrale een praktische oplossing om via één telefoonnummer toch alle afdelingen en werkplekken te kunnen bereiken. Met een telefooncentrale zorg je ervoor dat klanten niet hoeven te zoeken naar telefoonnummers, maar altijd gebruik kunnen maken een centrale die ze kan doorzetten naar de gewenste persoon of afdeling. Hier kan dan ook meteen een callcenterfunctie aan gekoppeld worden. Wel moet je in veel gevallen een medewerker hebben die de centrale bemant. Dat is handiger dan iemand die constant gestoord wordt tijdens zijn of haar eigenlijke werkzaamheden. Een nadeel van een telefooncentrale is dat de beller altijd een tussenstop moet maken om degene aan de lijn te krijgen die hij zoekt.

Vast-Mobiel integratie

Niet alle medewerkers zijn altijd aanwezig op hun werkplek. Soms zijn ze extern aan het werk of werken ze thuis. Ook dan wil je dat ze bereikbaar zijn voor klanten die hen aan de lijn proberen te krijgen. Gelukkig is het mogelijk om mobiele telefonie te integreren in het communicatieplatform van je bedrijf, zoals de telefooncentrale. Dit noemen we dan ‘vast en mobiel integratie’. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat een mobiele telefoon zich gedraagt als een vast bureautoestel en bereikbaar is onder een vast nummer. Dit nummer kan dan ook ‘meegestuurd’ worden bij uitgaande oproepen. Dit biedt je medewerkers aanzienlijk meer flexibiliteit. Ook kun je zo gebruik maken van uniforme doorkiesnummers, servicenummers, helpdesknummers en algemene groepsnummers.

Vaste telefoon voor kleine bedrijven

Voor kleine bedrijven waar medewerkers dicht bij elkaar werken zijn grote communicatieplatformen minder toepasselijk. Vaak geldt daar dat het contact tussen klant en medewerker een stuk persoonlijker is. Klanten weten vaak direct de weg naar degene die ze nodig hebben en bellen deze medewerker direct op zijn of haar eigen toestel. Dat neemt natuurlijk niet weg dat het voor nieuwe klanten of andere contacten praktisch is om een centraal telefoonnummer te hebben waarop het bedrijf bereikbaar is. Vaak staat zo’n telefoon dan niet de hele dag roodgloeiend, waardoor het prima mogelijk is voor een willekeurige medewerker om de telefoon te beantwoorden als deze overgaat. Het toestel kan doorgegeven worden aan degene die men probeert te bereiken. Een draadloos toestel is dan overigens wel het meest praktisch.

Doorschakelen

In plaats van één vaste telefoon voor de hele afdeling of het hele (kleine) bedrijf, kan er natuurlijk ook gekozen voor een doorschakelsysteem waarbij iedere werkplek zijn eigen vaste telefoontoestel heeft. Oproepen die binnenkomen kunnen dan door de beantwoorder doorgezet worden naar het toestel van de gewenste medewerker. Wel is het handig om te onderzoeken of doorschakelen naar een mobiel nummer mogelijk gemaakt kan worden in het geval dat een medewerker extern aan het werk is. Dat is praktischer dan een mobiel nummer moeten doorgeven terwijl het misschien wel helemaal niet de bedoeling is dat deze gedeeld worden met klanten.

Interessant artikel? Deel het: