In de cloud boekhouden of niet? Dit is waarom vrijwel ieder boekhoudprogramma cloud-based is

25 juli 2024 08:28

• Financieel & Juridisch

Efficiënter en veiliger boekhouden is iets waar iedere ondernemer baat bij heeft. Zo min mogelijk tijd besteden aan de administratie, met de gedachte dat alle gegevens veilig zijn opgeslagen. In dit artikel lichten we toe waarom cloud-based boekhouden steeds populairder wordt in zakelijk Nederland.

Wat is cloud boekhouden?

Voordat we ingaan op de voordelen van cloud boekhouden, eerst even een korte toelichting. De term betekent dat je de volledige zakelijke administratie online regelt. Van het maken van een factuur en het indienen van de BTW-aangifte, tot het voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Niet alleen wordt je boekhouding online opgeslagen, ook de software die je gebruikt staat online. Maar wat zijn hier nu de voordelen van?

Voordelen

Laten we beginnen met één van de grootste pluspunten en dat is dat je met een online boekhoudprogramma vanaf iedere gewenste locatie kunt werken. Je kunt de administratie bijhouden en inzien waar je ook bent, en het enige dat je nodig hebt is een apparaat waarmee je toegang hebt tot het internet.

Een ander zeer belangrijk voordeel is de veiligheid die online boekhouden met zich meebrengt. Want je hoeft niet meer bang te zijn dat je je administratie verliest, aangezien een online administratie zeer eenvoudig kan worden gebackupt. Stel dat je je administratie lokaal hebt opgeslagen, dan zorgt een backup in de cloud ervoor dat je nog steeds bij alle belangrijke gegevens kunt. Professionele online boekhoudprogramma’s beschikken over een kennisplein waar je informatie vindt over hoe dit proces in de praktijk gaat.

Dit is niet het enige veiligheidsvoordeel van cloud boekhouden, aangezien professionele online boekhoudsoftware ervoor zorgt dat je gegevens al voor een groot deel beveiligd zijn. Denk aan het beschikken over ISO-certificaten, het beschermen van persoonsgegevens, periodieke pentesten en andere beveiligingsmaatregelen en -protocollen.

Een ander pluspunt is het feit dat online boekhoudsoftware zorgt voor een veel efficiëntere manier van werken. Het is erg eenvoudig om een factuur te maken in je eigen huisstijl of bijvoorbeeld de BTW-aangifte in te dienen. Bedragen worden automatisch berekend en veel handmatige processen zijn geheel geautomatiseerd.

Tenslotte is er nog het feit dat cloud boekhouden een hoop inzicht oplevert in de financiële stand van zaken. Je kunt namelijk precies zien of een klant al heeft betaald, hoeveel BTW-aangifte je moet gaan betalen en welke diensten de meeste omzet genereren. Omdat alles online staat, kun je dit ook doen vanaf een mobiel apparaat. Alles wat je nodig hebt is namelijk beschikbaar vanuit één centrale omgeving. Zo heb je alle informatie altijd tot je beschikking en is het soms zelfs mogelijk om ook andere cloud gebaseerde software te integreren met je boekhouding. Denk aan salarissoftware, kilometerregistratie software en/of specifieke apps voor jouw branche of sector.

Wat kun je zelf doen?

Als je kiest voor cloud boekhouden, dan is het belangrijk om ook zelf een aantal veiligheidsmaatregelen te treffen. Denk aan het registreren van een account met een veilig wachtwoord, het inschakelen van 2FA, en door altijd uit te loggen na het gebruik van je online boekhoudomgeving, vooral als je gebruik maakt van een openbaar netwerk.

Interessant artikel? Deel het: