Houd je documenten veilig met archiefdozen

11 mei 2023 11:46

• Facilitair

Geen werktijd meer verspillen aan het zoeken van de juiste documenten, het overzicht bewaren over duizenden papieren, een opgeruimd kantoor en toch alles binnen handbereik hebben? Met een efficiënt ingericht archief bespaar je tijd en ruimte en heb je ten alle tijden toegang tot belangrijke documenten die je niet iedere dag gebruikt. Hier lees je alles over de ster van iedere opslag: archiefdozen.

Een actief of statisch archief: wanneer heb je archiefdozen nodig?

Een archief kan actief of statisch zijn, afhankelijk van het gebruik. Een archief dat nog dagelijks gebruikt wordt, wordt ook wel een actief of dynamisch archief genoemd en bestaat uit bijvoorbeeld agenda’s, notulen en dossiers. De documenten in dit archief worden vaak gebruikt door verschillende afdelingen van een bedrijf en blijven binnen handbereik. Vaak bestaat dit type archief uit mappen, ordners, bakken en stellages die zich dicht bij de werkplekken bevinden.

Een passief archief wordt daarentegen bijna niet gebruikt en dient als opslag voor documenten die langere tijd bewaard moeten blijven. Dit wordt ook wel een statisch of semi-statisch archief genoemd. In een semi-statisch archief staan archiefdozen vol documenten waarvan de administratieve bewaartermijn nog niet is verstreken, of dit archief bevat documenten die nog heel soms geraadpleegd worden. Omdat deze archiefdozen vrij veel ruimte innemen, worden ze vaak uit de kantoorruimtes gehaald en elders in het gebouw opgeslagen.

Een volledig statisch archief bevat archiefdozen vol documenten die geen administratieve waarde meer hebben en ook niet meer gebruikt worden. Soms worden deze documenten eens in de zoveel tijd doorlopen en worden documenten die niet langer relevant zijn en niet meer bewaard hoeven te worden vernietigd. Er zijn echter vaak nog wel documenten die permanent bewaard dienen te worden. Dit vormt dan een permanent archief en hiervoor kan het beste gebruik worden gemaakt van dozen die door het ICN erkent zijn met de kwaliteit ICN3 en ICN 11, waarbij het bewaren voor 30 jaar gegarandeerd is.

Archiefdozen in een archiefruimte bewaren

Een archiefruimte dient aan een aantal eisen te voldoen om archiefdozen op de juiste manier te bewaren. Zo dient de ruimte droog te zijn, omdat papier en karton vocht aantrekt en zo kan gaan schimmelen. Zorg daarom voor goede ventilatie en vochtvreters. Houd er daarnaast rekening mee dat het opslaan van documenten behoorlijk wat gewicht met zich mee brengt. Let daarom op het draagvermogen van de stellingen en van de vloer zelf.

Tot slot: controleer wie er toegang heeft tot de archiefdozen. Archieven bevatten doorgaans gevoelige informatie of gevoelige materialen, zoals prenten en foto’s. Stel daarom regels in omtrent toegang, sleutels en het gebruik van het archief.

Wat kan er allemaal in archiefdozen zitten?

Archiefdozen kunnen allerlei documenten bevatten die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering, zoals jaarverslagen, contracten, notulen en akten. Maar er zijn ook speciale dozen voor het veilig opbergen van historische prenten, foto’s, kaarten en glasnegatieven.

Hoe lang kun je archiefdozen bewaren?

De meeste dozen zijn gemaakt om op middellange termijn te bewaren, wat wil zeggen dat ze ruim 10 jaar meegaan, mits ze voldoen aan de ICN 4/10 kwaliteitseis. Heb je documenten die je nog langer wilt bewaren? Kies dan voor dozen die voldoen aan de kwaliteitseis ICN 3/11. Deze kun je ruim 30 jaar lang bewaren.

Interessant artikel? Deel het: