Hoe werkt cashless bij festivals?

28 juni 2024 13:27

• Bedrijfsadvies

De evenementensector maakt de laatste jaren een langzame verschuiving naar alternatieve betaalmethodes voor munten of contant geld. Deze verandering wordt deels ingegeven door de problemen die gepaard gaan met deze traditionele betaalmethoden, zoals fraude, menselijke fouten, de logistiek rondom munten, lange wachtrijen bij kassa's, en het ontbreken van real-time inzicht in verkoopcijfers. Daarnaast spelen duurzaamheidskwesties een rol, zoals het gebruik van eco-bekers en eenmalig te gebruiken plastic munten.

Wat is cashless?

In de afgelopen vijf jaar hebben veel grote organisaties in de evenementensector de overstap gemaakt naar cashless betaaloplossingen, waaronder pinbetalingen en NFC-technologie via persoonsgebonden polsbandjes of anonieme passen. Cashless betalingen zijn digitale transactie methodes die aanzienlijke voordelen bieden voor zowel organisatoren, bezoekers als het evenementen personeel.

De customer journey voor een festivalbezoeker:

1. Ticketaankoop en registratie: Vaak gaat dit gecombineerd met de aanschaf van extra's zoals lockers, toegang tot de camping of het opladen van tegoed.
2. Via de mail ontvangt de bezoeker een aankoopbevestiging en heeft hij de mogelijkheid om opnieuw tegoed aan zijn account toe te voegen.
3. Evenementen app: Biedt bezoekers de mogelijkheid om voor, tijdens en na het evenement op de hoogte te blijven van nieuws ontwikkelingen, timetables en direct inzicht te krijgen in hun ticket-, tegoed- of locker informatie.
4. Toegang tot het festival: Bij de ingang wordt het QR-ticket uit de mail of uit de evenementen app gescand voor toegang tot het terrein. Het tegoed wordt automatisch gekoppeld aan het polsbandje, waardoor bezoekers direct gebruik kunnen maken van alle faciliteiten zonder te hoeven wachten bij kassa's of muntautomaten. Mocht je bijna door tegoed heen zijn, dan kan de bezoeker altijd en overal opwaarderen.
5. Bestellen bij bars en foodtrucks: Bezoekers kunnen eenvoudig hun polsbandje scannen bij de bar of foodtruck om hun bestelling door te geven. Ook kunnen ze direct hun eco-beker inleveren, wat automatisch wordt verrekend. Doordat er geen contant geld of munten nodig zijn, verloopt de verwerking van bestellingen tot wel zes keer sneller.
6. Na afloop van het festival wordt eventueel overgebleven tegoed op het account automatisch teruggestort binnen 48 uur na het evenement, wat bijdraagt aan een positieve festivalervaring.
7. Digitaal dashboard: Organisatoren hebben tijdens en na het evenement een duidelijk overzicht van transacties per product, bar en bezetting, wat hen in staat stelt om direct in te spelen op operationele behoeften en verbeteringen voor toekomstige evenementen te identificeren.

Betalen bij de bar met het Tactile Cashless systeem:

1. Bij aankomst bij de bar scant de bezoeker zijn persoonlijke NFC-bandje of pas. Het kassasysteem van Tactile toont het tegoed en de naam ter verificatie. Het barpersoneel krijgt ook de naam, het tegoed en de leeftijd van de bezoeker te zien om de naleving van leeftijdsrestricties voor alcoholconsumptie te waarborgen.
2. De bezoeker plaatst zijn bestelling bij het barpersoneel; tijdens het invoeren wordt de bestelling direct zichtbaar voor zowel bezoeker als barpersoneel, wat mogelijk verwarring voorkomt. De bezoeker kan ook eco-bekers inleveren die automatisch worden verrekend met de bestelling, waardoor het gedoe met plastic munten van eco-bekers wordt vermeden.
3. Zodra de bestelling is uitgegeven, kan het barpersoneel op 'betalen' drukken en is de betaling afgerond.

Openbare evenementen:

Hoewel bovenstaande beschrijving uitgaat van een afgesloten terrein, zijn er ook oplossingen voor evenementen zonder fysieke ingang, zoals foodtruckfestivals. Organisatoren kunnen hier anonieme passen uitdelen waarmee bezoekers via hun telefoon geld kunnen toevoegen aan hun account door de unieke QR-code te scannen. Na gebruik kunnen deze passen worden ingeleverd voor hergebruik, waarbij resterend tegoed automatisch wordt teruggestort op de rekening van de bezoeker.

Naast cashless NFC-betalingen biedt Tactile ook cashless pin betalingen aan. Hierdoor verliest de organisatie en bezoeker bepaalde productintegraties, maar behoudt zij de snelheid, real-time inzicht in producten en barren, en realiseert kostenbesparingen voor zowel organisatoren als bezoekers.

Interessant artikel? Deel het: