Hoe optimaliseer je jouw bedrijfsprocessen het beste?

7 maart 2022 13:22

• Bedrijfsadvies

Bedrijfsprocessen bestaan uit een zich steeds herhalende keten van werkhandelingen die volgens vooraf gemaakte afspraken of in vaste stappen verlopen. Dit hele proces is gericht op het bepalen van een bepaald eindresultaat. Zoals het leveren van een product of dienst aan de klant. Bedrijfsprocessen vormen het fundament van een organisatie.

Het is dus van groot belang om deze zo efficiënt mogelijk in te richten. Maar ook om ze zo optimaal mogelijk te laten interacteren met andere bedrijfsprocessen. Immers, als er op een bepaalde afdeling iets mis gaat - bijvoorbeeld bij voorraadbeheer - heeft dat grote gevolgen voor de rest van het proces, en dus voor de hele organisatie. Een goede organisatie is dus essentieel om de kans op fouten te minimaliseren. Dan kan er een perfecte wisselwerking ontstaan tussen de verschillende bedrijfsprocessen en de ondersteunende systemen.

Wat levert dat op?

Kostenvermindering. Je haalt alle verspilling en overlap uit je organisatie. Denk daarbij aan zowel de benodigde werktijd als aan het gebruik van materialen of middelen.
Kortere doorlooptijden, door zo doelgericht mogelijk te werken en alle lijntjes zo kort mogelijk te houden.
Enkele tips om je bedrijfsprocessen te optimaliseren:

1. Inzicht krijgen in de huidige processen

De eerste, belangrijke stap. Stel je als bedrijf bijvoorbeeld eerst de volgende vragen:

• Met welke bedrijfsprocessen werken we nu? Wie zijn de stakeholders/de betrokkenen bij de diverse processen?
• Wat is er echt nodig en wat is eigenlijk overbodig?
• Wat kan er sneller, gemakkelijker of efficiënter? Waar zit de ruimte voor verbetering?
• Wat gebeurt er met de output en wat zijn de wensen van de (interne) klant? Wat maakt de klant nou écht gelukkig?

Door aan iedere handeling of activiteit een bepaalde waarde toe te kennen, krijg je meer zicht op waar je nu staat en waar je naartoe wilt of waar ruimte is voor verbetering. Let er hierbij op dat je niet alles tegelijk kunt doen, focus is essentieel. Beter één goede en effectieve verbetering dan drie halve.

2. Efficiënter werken door automatisering

Als duidelijk is wat je belangrijkste bedrijfsprocessen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is, kun je onderzoeken welke processen er geautomatiseerd kunnen worden. Door werkstromen te automatiseren krijg je echt zicht op wat er binnen je organisatie gebeurt, wat de status is van de handelingen en wat er van wie wordt verwacht. Het wordt hiermee een stuk eenvoudiger om een dashboard of een rapportage op te stellen.

Ook niet onbelangrijk; het automatiseren van bedrijfsprocessen verschaft inzicht in trends en ontwikkelingen binnen je bedrijf. Is iemand iets vergeten te doen? Dan ontvangt deze persoon automatisch een digitale herinnering. Je ziet precies hoe je ervoor staat of waar er iets stagneert. Want als dat het geval is, valt er waarschijnlijk iets te verbeteren. Automatisering helpt om fouten te voorkomen. Door software van LeanForms te gebruiken zorg je voor een optimale ondersteuning van dit proces, zonder dat de medewerkers enige kennis van IT nodig hebben. De voordelen op een rij:

• Het geeft structuur en overzicht aan processen.
• Er gaat geen kostbare tijd verloren door onnodig wachten.
• De doorlooptijden worden verkort.
• Het wordt eenvoudiger om trends en ontwikkelingen analyseren.
• Overzichten en rapportages maken met één druk op de knop.
• Werkprocessen verlopen sneller en efficiënter.
• Er worden veel minder fouten gemaakt.

De digitale formulieren en de software van LeanForms zijn hiervoor bij uitstek geschikt.

Tekst: Peter van den Boom

Interessant artikel? Deel het: