Hoe een vergadering goed voor te bereiden en organiseren
18 mei 2022 08:30
Ondanks het feit dat vergaderingen onmisbaar zijn, kunnen ze door werknemers van een bedrijf als tijdverspilling worden ervaren. De organisator van een bijeenkomst zal hierop moeten anticiperen bij de voorbereiding om de vergadering tot een succes te maken. Om de vergadering meesterlijk te leiden, geven we je wat adviezen, die je voor, tijdens en na de vergadering kunt toepassen. Als resultaat van het lezen van ons artikel zal de voorbereiding van een vergadering niet langer een geheim voor je zijn.
Plan je vergadering
Je moet ervoor zorgen dat iedereen of de meeste personen beschikbaar zijn op de dag en het tijdstip dat je voor ogen hebt voor de vergadering. Stuur daarna uitnodigingen naar de deelnemers (of convocaties) ter bevestiging. De vergadering plannen op een tijdstipe dat iedereen de gelegenheid geeft zich te concentreren en deel te nemen is ideaal. Vergeet niet je vergaderzaal te reserveren. Als je bedrijf Vergarderuimte displays gebruikt kun je dit gemakkelijk doen zonder veel moeite.
Selecteer de beste deelnemers
De vraag "wie kan bijdragen aan het vergaderdoel? Wie kan een hindernis zijn?" zal je helpen bepalen wie je moet uitnodigen. Een goed op elkaar afgestemd team zal je helpen je doelen te bereiken en het onderwerp effectief te bespreken. Stel het aantal deelnemers vast dat de discussie en de besluitvorming het best zal vergemakkelijken. Vergaderingen kunnen productiever zijn als de spreektijd ook onder controle is.
Voorbereiding van werkdocumenten en ander materiaal
Stel vast welke documenten, productmonsters, enz. nodig zijn. Organiseer het presentatiemateriaal. We kennen allemaal de gevreesde PowerPoint presentatie! Zorg ervoor dat alles duidelijk is. Dit is essentieel om de uitwisselingen efficiënt te beheren.
Kies de juiste manier van vergaderen
De soort vergadering die gekozen wordt hangt af van het doel dat bij het begin gesteld is. Een vergadering voor het oplossen van problemen, een vergadering voor creativiteit, een vergadering voor dienstverlening... Of een informatievergadering, de soort vergadering die gekozen wordt hangt af van de doelstellingen die vóór de vergadering gesteld zijn. De manier waarop je een vergadering benadert waarvan het doel is met je teams te communiceren, is anders dan de manier waarop je een vergadering benadert waarvan het doel is een collectieve productie tot stand te brengen.
Het doel van de vergadering bepalen
Om te beginnen is dit wat je jezelf moet afvragen: "wat wil je met de vergadering bereiken? Een actieplan? Een beslissing?" Dit helpt je te bepalen wie je moet inschakelen om je bij het onderwerp te helpen. Een voorbeeld is een analyse van een storing die met deskundigen wordt uitgevoerd. Als het echter de bedoeling is onmiddellijk een beslissing te nemen, zal de groep een of meer beslissers moeten omvatten.
Bepaal de vergaderagenda van de dag
Bespreek en communiceer op een georganiseerde manier. Tijdens de werkvergadering moeten de fasen van de bespreking en de eventuele workshops in een agenda genoteerd worden, waarbij prioritaire onderwerpen het eerst aan de orde komen. Plan de verschillende fasen van de vergadering door overeenkomstige tijden toe te wijzen. Zo wordt voorkomen dat het ene onderwerp overloopt ten koste van het andere. Als strateeg en tacticus in de eerste fasen, ben je daarna organisator.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.