Het uitbesteden van je salarisadministratie

18 augustus 2023 09:18

• Financieel & Juridisch

Als ondernemer kies je er voor om een eigen bedrijf te starten uit liefde voor het vak. Toch komen hier ook veel andere werkzaamheden bij kijken, waar je niet altijd je tijd aan kwijt zou willen zijn en ook niet jouw kracht ligt. De salarisadministratie is voor veel ondernemers een voorbeeld hiervan. Je hebt er best wat vakspecifieke kennis voor nodig, zoals weten hoe je jaaropgaven opstelt en loonheffingen indient en het kost je vaak veel tijd. Veel ondernemers kiezen er daarom voor om dit deels of in het geheel uit te besteden. Wanneer is dit een slimme keuze en welke overwegingen moet je hierbij maken? In dit artikel nemen we je mee in de verschillende mogelijkheden van het uitbesteden van je salarisadministratie. 

Wanneer je salarisadministratie uitbesteden?

Salarisadministratie is een vak waar naast kennis op het fiscale gebied, ook nog eens veel wet- en regelgeving bij komt kijken. De meeste bedrijven kiezen er daarom voor om hiervoor een salarisadministratie- of accountantskantoor in de arm te nemen. Je kunt ervoor kiezen om nog een deel zelf te doen, maar ook de gehele administratie uitbesteden is een optie. Over het algemeen zien we in het mkb dat een bedrijf met meer dan 50 medewerkers ervoor kiest om zelf een salarisadministrateur aan te nemen.

Wat levert uitbesteden je op?

Voornamelijk heel veel tijd. Het grootste voordeel aan het uitbesteden van je salarisadministratie, is dat jij er geen tijd meer aan kwijt bent en je weer kan focussen op jouw core business. De groeipotentie van jouw bedrijf zal niet zitten in je salarisadministratie. Door weer te kunnen focussen op wat voor jou belangrijk is, benut jij jouw talent en de mogelijkheden om je bedrijf verder te laten groeien. 

Daarnaast is salarisadministratie  een vak dat veel specialistische kennis van je vraagt. Fouten hierin en daarmee dus overtredingen van wet- en regelgeving, kunnen je (veel) geld kosten. Door het over te laten aan een salarisprofessional, voorkom je deze fouten en bespaar je jezelf op de lange termijn misschien zelfs boetes. 

Gedeeltelijk uitbesteden 

Mocht je het lastig vinden om alles uit te besteden, of wil je niet het volledige bedrag van uitbesteding kwijt zijn, dan is gedeeltelijk uitbesteden vaak ook een optie. Samen met een salarisadministratie- of accountantskantoor maak je dan afspraken over welke werkzaamheden bij jou blijven liggen en welke zij voortaan voor je oppakken. Het berekenen van bruto en netto salarissen, verzenden van de loonstroken en het opstellen van de jaaropgaven zou je dan bijvoorbeeld bij het accountantskantoor kunnen neerleggen. En het uitbetalen van het salaris, het doen van de loonbelastingaangifte en de belastingafdracht doe je dan zelf. 

Om dit soort gedeeltelijke samenwerkingen op te zetten, maken administratie- en accountantskantoren vaak gebruik van online HR- en salarissoftware. Op deze manier heb je zelf ook alsnog altijd online toegang tot je eigen salarisadministratie en kun je zelf online mutaties doen. Daarnaast kunnen je medewerkers via deze software zelf hun verlofaanvragen en declaraties indienen, waardoor je naast de salarisadministratie ook de HR administratie direct goed geregeld hebt. Denk hierbij naast ‘standaard’ HR werkzaamheden bijvoorbeeld ook handige hulpmiddelen bij strategische HR. Bijvoorbeeld het digitaal werven en selecteren van nieuw talent, een onboarding app en e-assesment software.

Je gehele salarisadministratie uitbesteden

Als je de gehele salarisadministratie uitbesteedt, hoef je alleen nog zelf de personeelsmutaties en de urenstaten van je personeel door te geven. Alle andere werkzaamheden rondom de administratie pakt het kantoor waarmee je gaat samenwerken vanaf nu voor je op. Denk hierbij aan de gehele inrichting van de administratie, het regelen van de loonaangiftebelasting, het versturen van de loonstroken en het opstellen van de jaaropgaven. Ook als er iets verandert in de wet- en regelgeving of de cao die voor jouw bedrijf van toepassing is, is het aan het kantoor om dit voor jou te verwerken. Hiermee nemen ze jou dus veel werk en zorgen uit handen. 

De kosten

Op het eerste gezicht lijkt het uitbesteden van je salarisadministratie duurder dan wanneer je dit zelf helemaal oppakt. Toch zijn er verborgen kosten waar je in eerste instantie niet aan denkt, zoals het volgen van een cursus over alle aspecten van salarisadministratie of je verdiepen in de fiscale literatuur. Oftewel, het krijgen van een fiscale achtergrond die salarisprofessionals al hebben. Daarnaast kunnen fouten je duur komen te staan, als dit uitloopt op boetes van de Belastingdienst. 

De tarieven verschillen natuurlijk per kantoor, maar gemiddeld kun je na de gehele inrichting van de salarisadministratie uitgaan van zo’n  €15-€20 per medewerker per maand. Dit neemt af naarmate het aantal medewerkers dat je in dienst hebt hoger is. 

Het (deels) uitbesteden van je salarisadministratie blijft dus altijd een investering, maar wel een die jou veel tijd én energie kan besparen. Als ondernemer ben je begonnen met ondernemen om een bepaalde reden. Je kunnen focussen op jouw business maakt jou waarschijnlijk een gelukkigere ondernemer en laat jou alle groeipotentie die er is benutten. 

Interessant artikel? Deel het: