Het nut van eerder betrokken worden in het proces

3 februari 2020 16:56

Het rondetafelgesprek dat plaatsvindt in het gastvrije kantoorpand van Tempo Team in Zwolle heeft als thema Organisatie en Management – een onderwerp dat even breed is als uiterst diep. Dat neemt echter niet weg dat het anno 2020 onveranderd actueel is.

Om tafel zit een aantal deskundigen op het gebied van organisatie en management. En hoewel de vakgebieden waarin de deelnemers opereren behoorlijk uiteenlopen, blijken de overeenkomsten van hun meningen en ervaringen tijdens het gesprek in veel gevallen groter dan de verschillen.

Naar buiten kijken

Op de stelling dat bedrijven zich over het algemeen te veel richten op hun eigen zaken, reageert Jan Waardenburg van IJsselvliet: “De ondernemer zelf is vaak wel bezig met het hele speelveld. Binnen organisaties wordt echter nog wel eens te weinig nagedacht over wat er ‘buiten’ gebeurt en over de toekomst.” “Dat verschilt wel per bedrijf” zegt Gabriëlle Kerkhof (Benthem Gratama advocaten). “Bij het bespreken van meerjarenplannen bij ons op kantoor is echt iedereen wel betrokken.” Jan Waardenburg beaamt haar punt dat het per bedrijf verschilt: “Ik merk echter vaak dat bij vragen als ‘hoe ga je je als organisatie ontwikkelen?’, men het antwoord bij tijden uit de tenen moet halen. Soms is het lastig om die vragen te beantwoorden, dan is naar buiten kijken niet altijd aan de orde.”

 

Foto: Jan Waardenburg

Martijn Limberger van Benthem Gratama advocaten: “Bij advocatenkantoren heb je qua organisatie te maken met een omgekeerde structuur.” “Bij een advocatenkantoor draai je ook je eigen praktijk met eigen cliënten, dus je opereert veel in je eigen kring” aldus Gabriëlle Kerkhof.

Eerder betrokken worden

“Zwolle is in feite mijn bedrijf, wij moeten onze targets halen binnen een relatief kleine kring” zegt Kirsten Lippens van Tempo Team. “Iedereen heeft bij ons wel zijn eigen klanten, een eigen netwerk om te onderhouden” legt Jan Waardenburg uit, waarop Kirsten Lippens reageert: “Maar dat kun je niet voor alle bedrijven zeggen.” Martijn Limberger: “Elke ondernemer is toch gevoelig voor wat er om hem heen speelt.” Jan Waardenburg beaamt dat: “Kijk naar buiten, bepaal wat dat betekent voor je eigen organisatie.” Gabriëlle Kerkhof vraagt zich af of men niet eerder om hulp moet vragen. “Het is vaak onwetendheid” vindt Kirsten Lippens. “Ondernemers die niet eerder met een uitzendbureau hebben gewerkt, weten dan niet hoe dat in zijn werk gaat.”

Foto: Kirsten Lippens

Martijn Limberger: “Bij arbeidsrecht zijn er ook andere partijen die dat kunnen doen, een accountant bijvoorbeeld. Maar ‘je had veel eerder moeten komen’ is vaak wel aan de orde. Als wij eerder in het traject betrokken worden, kunnen we je begeleiden en helpen sturen. Dan ontstaat er beter partnerschap.” “Dat geldt bij ons ook” zegt Kirsten Lippens. “Op het laatste moment moet je dan vaak ijzer met handen breken. Het is beter om eerder een relatie op te bouwen.”

Beeldvorming

Gabriëlle Kerkhof beaamt dat: “Als je een bedrijf al kent, is dat handiger. Je kunt proactiever reageren op situaties en klanten erop wijzen dat ze bijvoorbeeld algemene voorwaarden eerder moeten inzetten.” “Het verlaagt ook de drempel” zegt Jan Waardenburg. “Het idee heerst dat een adviseur inzetten duur is – ‘is het dat allemaal wel waard’. Je kunt het dan echter juist neutraler bekijken, maar dan moet je wel al eerder aan de voorkant zitten.” Martijn Limberger: “90% van ons werk is advisering. Het gaat de adviseur ook om ontzorgen. Dan kan de ondernemer zich richten op zijn core business.”

 

Martijn Limberger

“Er is meer samenwerking en overleg nodig, zowel binnen organisaties als onderling” stelt Jan Waardenburg. “Transparant zijn, kennis delen. Daar is een verandering in gaande, het speelveld is ook complexer geworden. Ook automatisering speelt daarin een rol. Men moet zich er meer van bewust zijn dat in gesprek gaan met andere ondernemers een beter beeld geeft. Daarom zijn wij bezig met het ontwikkelen van een strategieplatform.”

Personeelsverloop

Het verkrijgen van goed personeel is ook een issue, stelt Gabriëlle Kerkhof. “Stapels cv’s belanden op mijn bureau – die missen soms echte kwaliteit” reageert Kirsten Lippens. “Het vinden van juridische secretaresses bijvoorbeeld begint al lastig te worden; de goede mensen zijn allemaal al aan het werk.” Op Martijn Limbergers opmerking dat je vroeger bij een uitzendbureau terechtkwam als je echt niet anders meer kon, zegt zij dat dat nu compleet is omgedraaid. “Gaan jullie, nu de overheid flexibilisering wil tegengaan, anders werven?” vraagt hij aan haar. Zij vertelt dat ondernemers uitzendkrachten nu eerder binnenhalen, een contract aanbieden. Gabriëlle Kerkhof: “Ook in onze branche is het lastiger om goede mensen te krijgen. Dat geldt niet alleen voor de advocaten, ook marketing en HRM heeft daarmee te maken.”

 

Gabrielle Kerkhof

“Dat zie je in het bedrijfsleven ook” vult Jan Waardenburg aan. “Bepaalde functies vervallen. Wetende wat op ons afkomt qua ontwikkeling: wat gaat er veranderen in aard en hoeveelheid van werk? En wil je dan investeren of er anders op inspelen?”

Rol van automatisering

Kirsten Lippens: “In de logistieke sector vindt veel automatisering plaats, maar er zullen altijd ‘handjes’ nodig zijn. Vooral bij onze nieuwe klanten speelt automatisering een grote rol. Bij klantbezoeken zie je complete geautomatiseerde werkvloeren, een en al operators.” “Dat zien wij met betrekking tot onze bibliotheek” vertelt Gabriëlle Kerkhof. “Wij zijn afhankelijk van jurisprudentie. Nu is alles geautomatiseerd. In ons vak verandert dat enorm. Dat vraagt ook om een andere aanpak van management.” Jan Waardenburg stelt dat de volgende stap niet altijd even goed is te overzien: “Want artificial intelligence neemt ook zaken over. Denken we daar wel voldoende over na.” “Inderdaad: zijn wij wel klaar voor de toekomst?” zegt Martijn Limberger. “Als advocaten opereren wij in een doorgaans conservatieve omgeving.”

“We willen dan ook relevante partijen laten toetreden tot dat strategieplatform dat wij momenteel aan het ontwikkelen zijn” legt Jan Waardenburg uit. “Het is net als de voor jou relevante feeds die je van Google krijgt: dat is vergelijkbaar met wat voor jou als ondernemer relevant is. Daarom moeten we het gesprek continu gaande houden met elkaar.”

Tekst: Theo Bennes

Deelnemers:

Kirsten Lippens, intercedent bij uitzendorganisatie Tempo Team Zwolle

Gabriëlle Kerkhof, advocaat (insolventierecht en onteigeningen) bij Benthem Gratama advocaten in Zwolle

Martijn Limberger, advocaat (insolventie- en arbeidsrecht) bij Benthem Gratama advocaten in Zwolle

Jan Waardenburg, organisatieadviseur bij IJsselvliet strategie & realisatie in Zwolle

Interessant artikel? Deel het: