Facturen maken, zo doe je dat
21 december 2023 10:15
Facturen maken is misschien niet een van de meest opwindende onderdelen van het ondernemerschap, maar wel erg belangrijk. Je factuur op tijd betaald krijgen is namelijk wel erg fijn. Hoe maak je een goede factuur en hoe kun je ervoor zorgen dat je op tijd betaald krijgt? We zoeken het uit in dit artikel
Wat is een factuur eigenlijk?
Laten we bij het begin beginnen. Een factuur is niet zomaar een stukje papier met wat cijfers. Het is een officieel document dat de producten of diensten die je hebt geleverd opsomt en rekening brengt. Op je factuur staat allerlei informatie. Een van de belangrijkste dingen die erop moet staan is natuurlijk je bankrekening. Zo kunnen je klanten het bedrag aan je overmaken.
Wat moet er op een factuur staan?
Wat moet er allemaal op een factuur staan? Allereerst natuurlijk je bedrijfsgegevens. Je bedrijfsnaam, het adres en eventueel een e-mailadres of telefoonnummer waarop je te bereiken bent. Daarnaast zijn er nog een aantal andere dingen:
- De factuurdatum: Wanneer heb je de factuur verstuurd?
- De vervaldatum: Voor welke datum moet de factuur betaald zijn?
- Gegevens van de klant: Het adres van je klant.
- Te factureren producten of diensten. Maak orderregels met de producten of diensten. Vermeld het aantal (uur of stuks), de prijs en de totaalprijs.
- Het BTW-bedrag.
- Het totaalbedrag inclusief BTW
- Geef de factuur een factuurnummer
- Je bankrekeningnummer: Zorg dat deze één oogopslag te zien is.
Hoe maak je een factuur?
Er zijn allerlei manieren waarop je een factuur kunt maken. Wil het zo goedkoop mogelijk houden? Dan kun je dit zelf doen in een tekstverwerkingsprogramma of een spreadsheet gebruiken. Je kunt ook een factuur voorbeeld gebruiken. Daarnaast zijn er online tools op de markt die je kunt gebruiken.
Wanneer verstuur je de factuur?
Het moment waarop je een factuur verstuurt, kan variëren afhankelijk van het type dienst of product dat je aanbiedt en de afspraken die je hebt met je klanten. Over het algemeen zijn er echter enkele gangbare momenten wanneer je een factuur kunt versturen:
Na levering van het product of de dienst
Dit is een van de meest voorkomende momenten om een factuur te versturen. Zodra je de overeengekomen goederen hebt geleverd of de beloofde diensten hebt voltooid, stuur je een factuur naar je klant. Hierdoor factureer je op basis van de werkelijk geleverde waarde.
Volgens afspraak in termijnen
In sommige gevallen kan er in het contract of de overeenkomst een specifieke betalingstermijn worden vastgesteld. Bijvoorbeeld, als je een project hebt voltooid, maar de betalingsvoorwaarden aangeven dat de factuur binnen 15 dagen na voltooiing moet worden betaald, stuur je de factuur dienovereenkomstig.
Periodieke facturering
Als je doorlopende diensten levert, stuur je vaak periodiek een factuur. Bijvoorbeeld, als je maandelijks marketingdiensten aanbiedt, stuur je mogelijk elke maand een factuur.
Bij het bereiken van vooraf afgesproken mijlpalen
Bij sommige projecten worden betalingen gekoppeld aan het bereiken van bepaalde mijlpalen. Als je bijvoorbeeld software ontwikkelt, kan een factuur worden verstuurd bij het succesvol afronden van een bepaalde ontwikkelingsfase.
Het is belangrijk om heldere betalingsvoorwaarden en termijnen te communiceren, zowel in je contracten als op de facturen zelf. Hierdoor begrijpen zowel jij als je klanten precies wanneer betalingen worden verwacht. Regelmatige, consistente facturering draagt ook bij aan een gezonde cashflow en helpt bij het voorkomen van vertragingen in betalingen.
Wat kun je doen als je factuur niet betaald wordt?
Soms kom je in een situatie terecht waarin je factuur na de vervaldatum nog niet betaald is. In dat geval kun je het beste eerst de klant even opbellen. Vraag vriendelijk wanneer de factuur betaald wordt en of de dienstverlening naar wens is geweest. Kun je de klant niet bereiken, stuur dan een eerste betalingsherinnering.
Wordt de factuur hierna nog niet betaald, stuur dan een aanmaning. Een aanmaning is een formele brief waarin je verwijst naar de factuur en de betalingsherinnering en een betalingstermijn stelt van 14 dagen. Vermeld hierbij ook eventuele incassokosten en juridische stappen als er geen betaling plaatsvindt.
Reageert de klant en geeft deze aan niet te kunnen betalen, probeer dan tot een betalingsregeling te komen. Je kunt de zaak ook uit handen geven aan een incassobureau of een deurwaarder. De kosten hiervoor kun je doorberekenen aan de klant.
Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Daarnaast kan hij dwangmiddelen gebruiken, bijvoorbeeld beslaglegging of overgaan tot de verkoop van goederen van de klant. Hiervoor is meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.