‘Eén vraag leidt tot meerdere oplossingen’

27 juni 2023 11:35

• Personeel & organisatiemanagement

‘Met functiecreatie optimaliseer je een bestaand bedrijfsproces door te kijken naar hoe je zaken anders kunt verdelen’

Vaak schuilt in het huidige bedrijfsproces al de oplossing – of zelfs meerdere oplossingen – voor een arbeidsvraag. Door middel van functiecreatie biedt WerkgeversServicepunt Rivierenland (WSP) een duurzame werkplek aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. “We leren ondernemers anders kijken naar bedrijfsvoering”, vertelt adviseur werkgeversdiensten Wen Hofman.

De naam zegt het al: met functiecreatie creëer je een nieuwe functie, samengesteld uit eenvoudige werkzaamheden die eerst in het takenpakket van een overgekwalificeerde werknemer zaten. Het is een manier om een personeelstekort op te lossen en een vacature in te vullen. Tegelijkertijd wordt het verzuim en de werkdruk van het bestaande personeel verlaagd en brengt het de arbeidsvreugde terug. Bovendien biedt het kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Zaken anders verdelen

“Met functiecreatie optimaliseer je een bestaand bedrijfsproces door te kijken naar hoe je zaken anders kunt verdelen”, vertelt Hofman. “Zittend personeel kan efficiënter ingezet worden als eenvoudigere taken uitbesteed worden aan nieuwe mensen, bijvoorbeeld lager opgeleiden en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Je haalt dus taken weg om een nieuwe functie te creëren. Vervolgens ga je op zoek naar iemand die ze uit kan voeren.”

“We constateren dat het vinden van iemand voor eenvoudigere taken, zoals een voorbewerker of assistent, makkelijker én goedkoper is dan een specialist”, aldus de adviseur. “We putten in dat geval uit een grotere kaartenbak en een groter netwerk, in samenwerking met UWV, Werkzaak Rivierenland en de gemeenten in de regio.”

Praktijk

Hofman noemt een praktijkvoorbeeld: “Ik sprak een pompinstallateur met een aantal monteurs in dienst. Ze hadden een vacature uitstaan die al drie jaar niet ingevuld werd. Door eenvoudige werkzaamheden zoals het beplakken van isolatiemateriaal en het inkorten van slangetjes, kwamen ze niet toe aan hun echte werk. Ze werken onder hun niveau, de uitdaging is weg, het levert stress en werkdruk op, het kost tijd en het is inefficiënt omdat er geen tijd is om nieuwe opdrachten aan te nemen of uit te voeren.”

Zo kent de adviseur ook een voorbeeld van een timmerbedrijf die het zagen van balken niet meer overliet aan een dure timmerman, maar aan een voorbewerker. En het autobedrijf dat een van zijn monteurs opleidde tot keurmeester, omdat ze niet aan de vraag konden voldoen.

Maatwerktraject

WSP Rivierenland biedt ondernemers een kosteloos maatwerktraject aan, van procesverandering tot het vinden van een werknemer. “Met het wegnemen van eenvoudige taken ziet het proces er ineens anders uit. Je moet anders leren denken en kijken naar je bedrijfsvoering. Dat vraagt van ondernemers investering in tijd, maar levert uiteindelijk vaak meer op dan je verwachtte.

Het initiatief moet vanuit de ondernemer komen, maar wij helpen je daarbij. Onze functie-creators kunnen vaak zelf al zien hoe een werkproces en taakverdeling er bij een onderneming uitziet en wat de mogelijkheden zijn.”

Het proces van functiecreatie bestaat uit een aantal stappen, legt Hofman uit. “We stellen allereerst samen het personeelsprobleem vast: een langdurig openstaande vacature, hoog ziekteverzuim of -verloop en hoe zien de bestaande werkprocessen eruit. Daarna laten we de werkgever kritisch kijken naar deze processen om vervolgens samen te beoordelen welke taken er blijven liggen, vertragend zijn en eventueel weggenomen kunnen worden bij hun vakkrachten. Vervolgens gaan we deze taken meten en inzichtelijk maken hoeveel tijd die kosten. Die taken bundelen we met een ureninschatting tot een nieuwe functie. We schrijven een advies en komen zo tot een business case waarmee je een efficiëntieslag direct inzichtelijk kunt maken.”

Gedurende het proces ontstaat vaak al een beeld van een potentiële kandidaat, aldus Hofman. “Op die manier helpen we met het vinden van een match. Maar blijkt functiecreatie toch niet het middel? Dan zetten we het ook niet in. Komt het wel tot een proefplaatsing en het aannemen van een nieuwe werknemer, dan houden onze werkcoaches een vinger aan de pols als het gaat om begeleiding en monitoring. We blijven betrokken.”

Werkplekvoorzieningen

Voor mensen die door een beperking hun werk niet (meer) kunnen uitvoeren zijn er praktische en financiële werkplekvoorzieningen die dan kunnen worden ingezet, legt arbeidsdeskundige werk- en onderwijsvoorzieningen Pierre van der Donk van UWV uit.

“Er hoeft geen sprake te zijn van een uitkeringsrelatie met UWV. Wel van een zogenaamde structureel, functionele beperking, waar minstens een jaar voorafgaande aan de aanvraag sprake van is of die vermoedelijk tenminste een jaar gaat duren.” De zogenoemde disbalans die door deze beperking ontstaat, kan mogelijk worden opgeheven met een werkplekvoorziening.

De procedure start met een formele aanvraag op uwv.nl, die door de werkgever of de werknemer gedaan kan worden. Is het een permanente, noodzakelijke aanpassing op de werkplek, dan kan de werkgever de aanvraag doen. Voor mobiele, meeneembare oplossingen moet de werknemer de aanvraag zelf doen. “Daarna stellen we vast of we bevoegd zijn om de aanvraag in behandeling te nemen. UWV gaat over voorzieningen voor school en werksituaties, de gemeente over thuis- en privésituaties, de participatiewet en loonkostensubsidies. En dan is er nog de zorgverzekeraar, die zich bezighoudt met medische verstrekkingen.”

Verantwoordelijk

Gaat het om het realiseren van een normale werkplek, zonder aanpassingen, dan dient de werkgever daar zelf voor te zorgen, benadrukt Van der Donk. “Een normale bureaustoel dient dus zelf vervangen te worden, op basis van de Arbowetgeving. De werkgever is zelf verantwoordelijk voor het bieden van een adequate werkplek. Maar zijn het andere noodzakelijke aanpassingen of hulpmiddelen, dan kijken we hoe we maatwerk kunnen toepassen en wordt de aanpassing of voorziening verstrekt. Moet er een aanpassing binnen het bedrijf worden toegepast, dan kan de werkgever hiervoor een subsidie aanvragen.”

De mogelijkheden zijn tegenwoordig – zeker met de huidige techniek – zeer ruim. En dat maakt sommige zaken misschien lastig te beoordelen voor de werkgever, begrijpt de arbeidsdeskundige. “Bij de aanvraag gaan we daarom altijd in gesprek, gaan we langs op de werkplek om te kijken wat er nodig is en geven we advies. Ook op basis van meegestuurde medische informatie, die door onze verzekeringsarts wordt beoordeeld, kunnen we kijken wat de behoefte is. Zit iemand langdurig in de ziektewet, dan kijken we of dat is op te lossen met een voorziening. Het gaat erom dat iemand zijn werk weer duurzaam, dus voor langere tijd kan uitvoeren.”

Voorzieningen op maat

Vroeger dachten we alleen aan een aangepast toetsenbord of beeldscherm, tegenwoordig heb je bijvoorbeeld Ekso exoskeletons, brailleleesregels, vergrotings- en spraaksoftware, earcams, aangepast meubilair, aangepaste auto’s met handbediening, vervoersvoorzieningen en tilliften. “We hebben laatst bijvoorbeeld een kraanmachinist geholpen die slecht ter been was en niet uit zichzelf in en uit de cabine kon komen. Voor hem is een cabinelift, die vastzit aan de kraan, een uitkomst. Soms wordt een voorziening dus ook op maat gemaakt.”

Heb je twijfels? Neem gewoon contact op, besluit Van der Donk. “Zie WSP Rivierenland als startpunt met een goede doorverwijsfunctie - als middel om iets mogelijk te maken. De aanvraag is minimaal werk, daarna nemen wij het over. Denk in mogelijkheden: hoe kun je een probleem oplossen? Je helpt jezelf als ondernemer én je geeft mensen een kans.” 

Meer weten over de mogelijkheden?

Kijk dan op de website van Werkgevers-Servicepunt Rivierenland: wsprivierenland.nl of neem contact met ons op via info@wsprivierenland.nl of 088 9375 199

Interessant artikel? Deel het: