Een telefoon van de zaak: hier moet u op letten

15 april 2020 14:54

We zitten in een periode waarin zoveel mogelijk thuis gewerkt moet worden. Waar voorheen iedereen op kantoor zat en dus ook met de telefoon van kantoor klanten kon bellen, moeten bijvoorbeeld accountmanagers en salesmedewerkers dit nu thuis doen. Het is begrijpelijk dat uw medewerkers dit liever niet met hun eigen mobiele telefoon doen; het zorgt voor hogere kosten en uw medewerkers willen misschien liever niet dat klanten hun mobiele nummer hebben. Daarom is het een goede oplossing op uw medewerkers een telefoon van de zaak te geven. We vertellen u graag waar u op moet letten.

Financiering: in de werkkostenregeling

Over het algemeen vallen mobiele communicatiemiddelen onder de werkkostenregeling. Dat betekent dat u uw medewerkers belastingvrij een telefoon met of zonder abonnement kan geven. Deze kunt u bijvoorbeeld aanschaffen bij Telefoonwereld.nl. Of u nu kiest voor de nieuwe iPhone 11 Pro of de wat oudere iPhone Xr, maakt geen verschil. Er is wel een aantal voorwaarden om een telefoon van de zaak onder de werkkostenregeling te laten vallen. Zo moet de telefoon noodzakelijk zijn om het werk uit te kunnen voeren. Ook mag de werkgever de kosten van de telefoon niet doorberekenen aan de werknemer en wanneer de werknemer het bedrijf verlaat, moet de telefoon teruggegeven of overgekocht worden.

Privégebruik van de telefoon van de zaak

Wanneer een werknemer een telefoon van de zaak heeft, is het eigenlijk onvermijdelijk dat deze ook voor privédoeleinden gebruikt gaat worden. Dit werkt eigenlijk hetzelfde als bij een auto van de zaak. De telefoon mag ook voor privédoeleinden gebruikt worden. Bij telefoons maakt dat, in tegenstelling tot bij auto’s, fiscaal gezien geen verschil. De financiering valt dus onder de werkkostenregeling, mits het voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit geldt ook voor andere apparatuur zoals laptops en tablets. Wanneer ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden en de werkgever de kosten betaalt, vallen ze onder de werkkostenregeling.

Afspraken over het gebruik van de telefoon

Wanneer u ervoor kiest om een telefoon van de zaak aan werknemers te geven, is het belangrijk dat u hier goede afspraken over maakt. U kunt bijvoorbeeld een telefoonovereenkomst afsluiten. Hierin legt u niet alleen afspraken vast over het gebruik van de telefoon, maar ook over het onderhoud daarvan en over eventuele afkoop bij de beëindiging van het dienstverband. Ook is het belangrijk dat de factuur van de telefoon op de naam van de werkgever komt te staan, zodat de omzetbelasting verrekend kan worden.

Secundaire arbeidsvoorwaarde

Daarnaast kunt u een telefoon, tablet of laptop van de zaak ook omschrijven als secundaire arbeidsvoorwaarde. Zolang u maar aannemelijk kan maken dat het verstrekken van telefoons bijdraagt aan een optimale bedrijfsvoering, zal de Belastingdienst hiermee akkoord gaan middels de werkkostenregeling. Wanneer u echter teveel apparaten gaat weggeven, zal de Belastingdienst dit zeker gaan controleren.

Interessant artikel? Deel het: