Een systeem voor bezoekersregistratie kiezen: hoe doe je dat?

19 maart 2025 12:09

• Bedrijfsadvies

Tijdens corona wisten we met z’n allen wel een draai te geven aan digitale bijeenkomsten, maar voor sommige functies is digitalisering nog steeds (of weer) een uitkomst. Zeker een bedrijf dat zijn eigen medewerkers of bezoekers goed wil registreren, heeft er baat bij. Daarom in dit artikel meer over het kiezen van een bezoekersregistratiesysteem: Waar let je op? Welke mogelijkheden zijn er? Welke voordelen biedt het?

Flexibiliteit en snelheid

Van digitale technieken verwacht je op zijn minst dat ze aan te passen zijn. De huisstijl van jouw onderneming toepassen, moet dus gewoon mogelijk zijn. Het liefst wil je dit ook binnen korte tijd uitvoeren en dus moet het systeem voor bezoekersregistratie niet te complex zijn.

Dit geldt ook voor het gebruik aan de andere kant van het systeem. Je wilt dat bezoekers intuïtief weten om te gaan met de registratie en meldingen die ze ontvangen. Pas als een systeem efficiënt is, op maat in te vullen is en de gebruiker er zonder nadenken mee overweg kan, heb je een succesvol bezoekersregistratiesysteem geïmplementeerd.

Continuïteit

Een van de voordelen van een degelijk en doorontwikkeld systeem, is dat de info voor iedereen hetzelfde is. Vooral voor grotere organisaties is hier winst te behalen, want het systeem maakt je onafhankelijk van wie ermee omgaan. Is jouw beste receptioniste met zwangerschapsverlof? Is de vervanging een week ziek? Zijn andere afdelingen al druk met hun eigen taken?

Dan kan zelfs een stagiaire met de functies van het bezoekersregistratiesysteem overweg! En dat houdt dus in dat je veel minder afhankelijk bent van gebeurtenissen die zich altijd voordoen op het moment dat ze het minst goed uitkomen. De continuïteit van je bedrijf komt met een professioneel systeem voor bezoekersregistratie gelukkig niet in gevaar.

Paperless office

Van alles op papier naar (bijna) alles digitaal is niets nieuws. En daarom is het slim mee te gaan in dit digitale tijdperk. Als je online kunt vergaderen met klanten aan de andere kant van de wereld, kun je ook het registreren van je bezoekers digitaal invullen!

Veiligheid

Als je nog niet was overtuigd, is het laatste pluspunt misschien wel de belangrijkste: bedrijfsveiligheid. Veiligheid van je vaste medewerkers kun je trainen. Je stelt voldoende bedrijfshulpverleners aan die periodiek een bhv-training volgen. Je oefent het ontruimen van je locatie jaarlijks en iedereen volgt instructies op en weet het verzamelpunt te bereiken.

Maar hoe zit het met bezoekers? Potentiële klanten of nieuwe leveranciers weten meestal niet de weg in jouw pand. Voor hen is de manier waarop ze zijn binnengekomen ook de weg die ze weer naar buiten kennen. Als zich net op die plek een calamiteit voordoet, wil je kunnen vertrouwen op een overzichtelijk systeem.

Dit systeem laat zien waar iedereen op een bepaald moment in het pand is. Je weet om hoeveel mensen het in totaal gaat, wie daarvan vaste medewerkers of bezoekers zijn en waar je bhv’ers zich bevinden. Een calamiteit oplossen en de brandweer of ambulance te woord staan, wordt zo ineens efficiënter en plezieriger om te doen. Waarom? Omdat je alle essentiële informatie bij de hand hebt in je bezoekersregistratiesysteem!

Interessant artikel? Deel het: