EEN STEUNTJE IN DE RUG MET DE EISENHOWER MATRIX
18 december 2023 09:11
Zorg voor flow in je werk met het gebruik van de juiste tools!
Door: Marko Steenbergen – Trainer/consultant & Master Black Belt bij MKPC.
In een hectische en drukke werkomgeving is het niet ongewoon om overweldigd te raken. Je kunt als professional uitdagingen ervaren om je taken effectief te beheren en prioriteren. Hoe fijn zou het zijn om de rust te vinden om productief te werken en tegelijkertijd je collega's of klanten optimaal van dienst te zijn?
Een waardevol hulpmiddel dat hierbij kan helpen, is de Eisenhower Matrix, bedacht door Dwight Eisenhower, voormalig president van de Verenigde Staten en generaal tijdens WOII.
De Eisenhower Matrix
Dwight Eisenhower stond voor complexe besluitvormingen tijdens zijn militaire en politieke carrière, waarbij focus van essentieel belang was. Om deze focus te behouden, ontwikkelde hij een eenvoudige maar effectieve matrix. Deze matrix deelt taken in op basis van urgentie en belangrijkheid in vier kwadranten: urgent en belangrijk, niet urgent maar belangrijk, urgent maar niet belangrijk, en niet urgent en niet belangrijk.
Het cruciale inzicht van de matrix ligt in de erkenning dat niet alle taken gelijk zijn. Vaak richten we ons op urgente zaken zonder na te denken over hun werkelijke belang. De Eisenhower Matrix spoort ons aan om prioriteiten te stellen op basis van zowel urgentie als belangrijkheid. Het kwadrant dat de meeste aandacht verdient, is "belangrijk en niet urgent." Het is zinnig om ‘belangrijke-niet-urgente’ taken in te plannen om zodanig zeker te weten dat de waan van de dag ze niet wegdrukt. Hoe beter dat lukt hoe sneller er minder ‘urgente-belangrijke’ taken bijkomen en je balans in je tijdsbesteding creëert, het uiteindelijke doel.
ZO PAS JE HET TOE IN DE PRAKTIJK
Begin met het maken van een lijst met alle taken die op dit moment op je bord liggen. Dit kunnen zowel werkgerelateerde als persoonlijke taken zijn.
Classificeer elke taak in een van de vier kwadranten van de Eisenhower Matrix op basis van urgentie en belangrijkheid.
1 - Urgent en Belangrijk (Doen):
Taken die onmiddellijke de aandacht vereisen omdat ze zowel belangrijk als urgent zijn. Handel deze taken direct af om te voorkomen dat ze groeien en stress veroorzaken.
2 - Belangrijk maar Niet Urgent (Plannen):
Het meest cruciale kwadrant volgens de filosofie van de matrix. Taken hier zijn belangrijk voor je langetermijndoelen, maar ze vereisen geen onmiddellijke actie.
Plan tijd in je agenda om deze taken aan te pakken. Door proactief te zijn in dit kwadrant, voorkom je dat taken in Kwadrant 1 terechtkomen.
3 - Urgent maar Niet Belangrijk (Delegeren):
Deze taken lijken dringend, maar dragen niet noodzakelijk bij aan je langetermijndoelen. Overweeg of je ze kunt delegeren aan anderen, zodat je je kunt concentreren op zaken die echt belangrijk zijn voor jou.
4 - Niet Urgent en Niet Belangrijk (Elimineren):
Taken die weleens veel tijd kunnen kosten, zonder echte waarde toe te voegen aan je werk of leven. Overweeg of je deze taken kunt elimineren of minimaliseren. De vrijgekomen tijd kan worden besteed aan taken die meer impact hebben.
Regelmatige evaluatie
De effectiviteit van de Eisenhower Matrix komt tot uiting door regelmatige evaluatie en aanpassing, hierdoor ontwikkel je een beter inzicht in je werkpatronen en leer je effectiever prioriteiten te stellen. Kortom, de Eisenhower Matrix is een krachtig hulpmiddel voor het cultiveren van een georganiseerd en doelgericht werkproces.
Naast dit hulpmiddel zijn er uiteraard nog tal van andere gereedschappen en methoden die je kunnen helpen om je werkprocessen te optimaliseren, je professionele vaardigheden te verbeteren of om je organisatie naar het volgende niveau te tillen.
BOOST YOUR SKILLS!
Als professional moet je voortdurend werken aan je persoonlijke ontwikkeling op inhoud én in vaardigheden. Bij MKPC geloven wij in resultaat- én mensgericht verbeteren en ervarend leren op een toegepaste en toegankelijke manier.
Bekijk het ruime opleidingsaanbod van MKPC online. Wij verzorgen trainingen in Agile/Scrum, Professionele Vaardigenheden en Lean Six Sigma opleidingen waaronder Lean Six Sigma Green Belt en Lean Six Sigma Black Belt trainingen.
MKPC
www.mkpc.nl
070 512 31 44
info@mkpc.nl
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.