Een goede workflow optimaliseert de informatiestroom binnen organisaties

22 februari 2022 11:00

• Bedrijfsadvies

Een workflow, of ‘werkstroom’ in de meest letterlijke vertaling, is een in regels of procedures vastgelegde manier van werken binnen een organisatie. Orders worden vaak via vaste procedures afgehandeld, maar ook de klantenservice werkt volgens vooraf gemaakte afspraken en procedures. Om de samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen is het van belang dat iedereen die daarbij betrokken is over dezelfde informatie beschikt en inzicht heeft in de actuele status van het afhandelingsproces.

Het gebruiken van een digitaal systeem voor het managen van de workflow helpt bij het optimaliseren van die werkprocessen en het verbeteren van de klantgerichtheid. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om de werklast onder controle te houden en inzicht te behouden in de status en voortgang van processen. Goede software biedt organisaties mogelijkheden om op het juiste moment, de juiste taken door de juiste medewerkers te laten uitvoeren.

Digitale formulieren systeem

Workflow management, richt zich op het organiseren, vormgeven, analyseren en optimaliseren van die informatiestromen binnen een organisatie. Dit wordt bijna altijd ondersteund door software. Met een digitale formulieren systeem, met de mogelijkheid voor het managen van de workflow, wordt het eenvoudiger om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren. De informatie wordt op eenduidige wijze behandeld en opgeslagen en is direct beschikbaar voor actuele rapportages. Een dergelijk digitale formulieren systeem heeft veel voordelen. Gebruikers hebben geen specifieke ICT-kennis nodig, het verhoogt de efficiency en het kent een korte terugverdientijd.

Workflow management

Met LeanForms workflow management van LeanForms, een onderneming die gespecialiseerd is in de digitalisering van interne informatiestromen, is het mogelijk om het proces in kaart te brengen dat voorafgaat aan het produceren of leveren van goederen en/of diensten. Je kunt erin vastleggen wie er bij betrokken is, waar de overdrachtsmomenten liggen en wanneer de keuzemomenten plaatsvinden. Vervolgens richt je de digitale formulieren zo in, dat op basis van de ingevulde antwoorden het hele proces zo veel mogelijk gestroomlijnd kan verlopen.

Up-to-date informatie

Doordat het werkproces gekoppeld is aan de verschillende stappen in het digitale formulier, is de informatie altijd up-to-date. ICT-systemen die binnen de organisatie worden gebruikt, kunnen eenvoudig geïntegreerd worden in de software. Hierdoor gaat er geen informatie verloren, of wordt deze ongewenst dubbel opgeslagen op verschillende plekken. Daarnaast komt de informatie automatisch bij de juiste personen terecht. Ook signaleert het systeem wanneer er follow-up gewenst is.

Maximaal rendement

Om maximaal rendement te halen uit digitale formulieren is het de kunst om ze  vóór je te laten werken. Een slim digitaal formulier zorgt er immers voor dat fouten worden voorkomen. Door de formulieren slim in te richten, komt informatie altijd automatisch bij de juiste personen terecht. Zo kunnen medewerkers sneller en efficiënter werken. Bovendien biedt het werken met LeanForms de vrijheid om een workflow helemaal naar eigen inzicht aan te maken. Je bent daarbij dus niet afhankelijk van standaard templates.

Ervaring uit de praktijk leert dat het gebruik van goed ingerichte digitale formulieren 30% tijdsbesparing kan opleveren en dat er tot 50% minder administratieve fouten worden gemaakt. Dat zijn goede redenen voor organisaties om het gebruik ervan te overwegen.

Tekst: Peter van den Boom

Interessant artikel? Deel het: