Een bedrijfsverhuizing: hoe bereidt u de verhuizing voor?

16 februari 2023 09:00

• Transport & Logistiek

Bij een bedrijfsverhuizing komen veel zaken tegelijk kijken. Enerzijds zijn er de praktische zaken, zoals het verplaatsen van de meubelen en inboedel, maar bij het verhuizen van uw bedrijf spelen er natuurlijk ook financiële belangen. U wilt te allen tijde operationele verliezen beperken en het liefst zelfs voorkomen.

Om de verhuizing van uw bedrijf zo soepel en vlot mogelijk te laten verlopen, is het verstandig een professioneel verhuisbedrijf in te huren. Daarnaast kunt u zelf een aantal voorbereidingen treffen waar we u graag meer over vertellen. Voor het gemak hebben we de voorbereidingen voor u opgedeeld in 5 stappen.

Stap 1: een verhuisbedrijf vinden die uw bedrijf verhuist

De eerste stap is het vinden van een geschikt verhuisbedrijf. Niet elk verhuisbedrijf biedt het verhuizen van een bedrijf aan als dienst. Een bedrijf verhuizen is namelijk een omvangrijke klus waar veel personeel en materieel bij komt kijken. Daarnaast kan het zijn dat uw beoogde verhuisbedrijf een wachtlijst heeft, waardoor ze uw bedrijf niet op tijd kunnen verhuizen.

Heeft u een groot bedrijf waarbij veel inboedel moet worden vervoerd, dan kunnen de kosten flink oplopen. Dit kan voor u een goede reden zijn om niet het eerste de beste verhuisbedrijf in de arm te nemen, maar om offertes van verschillende bedrijven met elkaar te vergelijken.

Kortom, begin op tijd met de zoektocht naar een geschikt verhuisbedrijf, zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Of erger nog, dat u niet op tijd een geschikte partner vindt.

Stap 2: voorbereiden van de nieuwe locatie

Wanneer u eenmaal een verhuizer heeft gevonden voor de verhuizing van uw bedrijf, komt u aan bij de tweede stap: het voorbereiden van de nieuwe locatie. Professionele verhuizers weten van aanpakken, maar u kunt de verhuizing nog verder versnellen als u de juiste voorbereidingen treft.

Plattegrond uitprinten

Zorg ervoor dat de verhuizers een plattegrond hebben van de nieuwe locatie. Markeer op de plattegrond (en ook op de locatie zelf) waar meubelstukken naartoe moeten worden verplaatst. Werk hierbij met een stickersysteem, waarbij u op de stickers nummers schrijft die corresponderen met nummers op de plattegrond en op de locatie.

Voor meubelen die u nieuw gaat bestellen (en die u nog niet kunt stickeren) kunt u ook een plek op de plattegronden en op de nieuwe locatie reserveren.

De nieuwe locatie

Naast de markering op de uitgeprinte plattegronden is ook het markeren van de nieuwe locatie van belang. Uiteraard moet deze overeenkomen met de markering op de plattegronden.

Stap 3: voorbereidingen treffen op de oude locatie

Ook op de oude locatie kunt u de nodige voorbereidingen treffen die de verhuizing snel doen laten verlopen. Zorg bijvoorbeeld dat oude, overbodige meubelen en inboedel vóór de verhuisdag opgeruimd zijn. Bij voorkeur zorgt u ervoor dat ze volledig uit het pand verwijderd zijn, zodat ze niet in de weg staan en zodat er geen verwarring ontstaat over welke meubelen verhuisd moeten worden. Is dit niet mogelijk, zorg dan op zijn minst dat ze op een plek staan waar ze niet in de weg staan.

Veel verhuisbedrijven kunnen de overbodige meubelen ook voor u afvoeren. Stem met het betreffende bedrijf af wat hier een geschikt moment voor is. Wellicht kan dit al vóór de feitelijke verhuisdag.

Zorg verder dat alles wat vervoerd moet worden duidelijk gelabeld is, zoals ook hierboven reeds beschreven. Wanneer de verhuizers aankomen moet het in één oogopslag duidelijk zijn wat verhuisd moet worden. U wilt natuurlijk voorkomen dat de verhuizers onnodig tijd besteden aan uitzoekwerk.

Stap 4: voorbereiden op de verhuisdag

Op dit punt heeft u de meeste nodige voorbereidingen reeds getroffen. Twee belangrijke punten die echter niet vergeten mogen worden voor op de verhuisdag zelf zijn:

• regel voldoende parkeergelegenheid voor de verhuiswagens en;
• zorg ervoor dat de verhuizers toegang hebben tot het pand.

Wanneer u alle overige voorbereidingen goed heeft verzorgd, is het in principe niet nodig dat uw personeel aanwezig is op de verhuisdag zelf. Sterker nog: in de meeste gevallen is dat niet wenselijk, omdat teveel mensen op locatie de verhuizing kan vertragen.

Stap 5: de verhuisdag

Zoals gezegd zijn de nodige voorbereidingen op de verhuisdag getroffen. Wel is het wenselijk dat u als eigenaar of contactpersoon van uw bedrijf op de verhuisdag zelf aanwezig bent, al is dit enkel bij aanvang van de verhuizing. Op dit moment kunt u nog even formaliteiten doorspreken en kunnen er nog noodzakelijke maatregelen getroffen worden, wanneer er eerder in de voorbereiding iets mis is gegaan.

Met de projectleider van de verhuizing kunt u vervolgens afspreken of u verder nog nodig bent op de verhuisdag, of niet.

Het afronden van de verhuizing

Na de verhuizing volgt in de meeste gevallen een evaluatie. Tijdens de evaluatie blikt u terug op de verhuizing en wordt samen met u gekeken of er nog aanvullende werkzaamheden nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de montage van bureaus of televisies. Is alles naar wens geweest, dan wordt het project van uw bedrijfsverhuizing hierna afgerond.

Interessant artikel? Deel het: