Dit komt er kijken bij het regelen van een evenement

16 december 2024 09:59

• Bedrijfsadvies

Bij het organiseren van evenementen komt heel wat kijken. Het gaat er niet alleen maar om dat er een leuke artiest optreedt, maar ook dat er een goede locatie wordt gevonden. Die locatie moet geschikt zijn voor het aantal mensen waar op gerekend wordt. Wil je iemand laten optreden dan moet er uiteraard een podium zijn. Een artiest heeft ook een geluidsinstallatie nodig die aan bepaalde eisen voldoet. Als je een artiest boekt dan wordt er bij de informatie die je ontvangt altijd informatie over de geluidsinstallatie die vereist is. Deze kun je huren bij een hierin gespecialiseerd bedrijf. Zij plaatsen de installatie en halen die naderhand ook weer op.

Boek een artiest op tijd

Wil je voor je evenement artiesten boeken dan doe je dit bij voorkeur ruim op tijd. En dat is over het algemeen minstens een half jaar van tevoren. Een artiest die in de belangstelling staat heeft vaak de boekingen voor het uitkiezen. Een artiest die minder populair is combineert zijn optredens in de meeste gevallen met een betaalde baan of is inmiddels met pensioen en treedt alleen af en toe nog op omdat het nog steeds leuk is. Hoe dan ook: als je een artiest graag wilt hebben voor je evenement dan is het belangrijk om dit zo vroeg mogelijk te regelen. Denk ook na over een alternatief als de artiest van je keuze op het laatste moment moet afzeggen. Sommige artiesten zijn bereid om op korte termijn alsnog te komen voor een optreden.

Waar boek je een artiest?

Veel artiesten regelen hun boekingen niet zelf maar maken gebruik van een boekingsbureau. Bij Lukassen boekingen kun je veel bekende Nederlandse artiesten boeken. Het tarief staat vermeld op hun persoonlijke pagina op de website. Voor sommige, vooral populaire artiesten hebben vaak een prijs op aanvraag. Afhankelijk van de boeking wordt het tarief bepaald. Als de boeking is bevestigd ontvang je informatie over het optreden. Hierin staat onder meer vermeld welke geluidsinstallatie aanwezig moet zijn en welke persoonlijke wensen de artiest heeft. Dit kan gaan om eten en drinken in de kleedkamer maar soms zijn er ook andere wensen. Let erop dat je deze info goed doorneemt. Als de locatie voor het optreden niet voldoet, dan heeft de artiest het recht om het optreden te cancelen.

Regel de vergunning

Iets waar vaak te laat aan wordt gedacht is de vergunning voor het evenement. Als je iets organiseert op eigen terrein dan is een vergunning niet altijd nodig. In de openbare ruimte is dat uiteraard wel het geval. Een vergunning vraag je aan bij de gemeente. Vermeld in je aanvraag wat je wilt gaan doen en hoeveel bezoekers er worden verwacht. Houd er rekening mee dat het wel 6 tot 8 weken kan duren voordat er een besluit wordt genomen. Het aanvragen van de vergunning moet dan ook bovenaan je to-do lijst staan.

Interessant artikel? Deel het: