De 10 vakantie-uitdagingen voor de ondernemer

13 juli 2018 14:36

• Bedrijfsadvies

De vakantieperiode is aangebroken, tijd om de zaak even niet centraal te stellen. Dat is niet altijd even makkelijk want lopende zaken gaan immers gewoon door. Deze mogen uiteraard niet verstoord worden door jouw vakantie. Onderzoek door MKB Belangen onder 2.000 ondernemers toont aan dat veel ondernemers dan ook doorwerken tijdens de vakantie. Zo checkt 90% van de ondernemers dagelijks zijn mail en ruim 40% geeft aan zakelijke telefoontjes tijdens de vakantie direct aan te nemen.

Bereikbaarheid van je bedrijf tijdens een vakantie is voor ondernemers dus van belang. Maar de wijze waarop je bereikbaar bent, kies je liever zelf. Dankzij moderne communicatiemiddelen pak je in 8 stappen volgende uitdagingen aan.

Uitdaging 1: Doorwerken? Alles missen? Of de hoofdzaken blijven checken?

Het is lastig om de zaak echt los te laten. Een beetje loslaten is misschien niet eens mogelijk. Het is moeilijk om in één oogopslag écht belangrijke e-mails of telefoontjes te onderscheiden van onbelangrijke berichten. Het is daarom vaak alles of niets. Of je krijgt álle communicatie en dan gaat het werk gewoon door op vakantie. Of je krijgt niets en mist daardoor bijvoorbeeld belangrijke serviceverzoeken of offerte-aanvragen van klanten of belangrijke mails van collega’s. Wanneer je wilt genieten van de vakantie, maar toch op de hoogte wilt blijven, zijn hulpmiddelen die kunnen helpen om hoofdzaken van bijzaken te scheiden meer dan welkom.

Uitdaging 2: Minder grip door versnipperde communicatie

De communicatiemiddelen raken steeds meer versnipperd. Waar vroeger face-to-face, telefonisch en e-mail contact de boventoon voerden, communiceren we tegenwoordig ook met bijvoorbeeld Skype, social media en online chats. Hier grip op houden is vanwege de veelvoud van middelen al lastig, laat staan als collega’s op vakantie gaan. Wie neemt het over wanneer iemand op vakantie is? En als hij of zij ziek wordt, wie staat er dan klaar? Het kan een uitdaging vormen wanneer de vakantieganger toegang moet krijgen tot een van de middelen.

Uitdaging 3: Onbereikbaarheid van de lokale mailserver

Over e-mail gesproken. Het is vaak niet gemakkelijk om snel e-mail te behandelen. Bij veel bedrijven staat de mailserver nog lokaal en kan er niet op afstand worden ingelogd. Dat kan worden ondervangen door alle mails door te sturen naar een persoonlijk e-mailadres. Om dan te reageren op die mail wordt het een stuk ingewikkelder, de afzender is dan niet meer het vertrouwde bedrijfsadres. Dit komt onprofessioneel over. Bovendien kunnen deze e-mails in de spamfolder terechtkomen.

Uitdaging 4: Geen toegang tot de juiste bestanden

Dankzij de mobiele telefoon kun je overal en altijd blijven werken. Vaak tot ergernis van je reisgenoten, maar een zege voor de continuïteit van je bedrijf. Nu kun je ook op vakantie reageren op die buitenkans of een issue in de kiem smoren. Het is dan zaak om snel bij de juiste documenten te kunnen zodat je bijtijds kunt schakelen. Bij veel bedrijven staan Word-, PDF-, en Excel-bestanden op de kantoorserver, en die server ging niet mee in je koffer. Als je vanaf je vakantieadres contracten nodig hebt, dan ben je afhankelijk van de mensen op kantoor om deze door te mailen. Als zij daar al bij kunnen...De kans dat je in dat geval niet adequaat kunt reageren is daardoor groot.

Uitdaging 5: Onduidelijkheid voor klanten voorkomen

Duidelijkheid over bereikbaarheid is het allerbelangrijkste. Voor klanten en collega’s is niets zo vervelend als geen reactie krijgen en ook niet weten wanneer ze die wel kunnen verwachten. Op de zaak is dat gemakkelijk in te regelen via een ‘Out of Office’ bericht op je mail en je directe telefoonnummer. Eenmaal op vakantie heb je echter geen directe toegang tot de mailserver en de telefooncentrale. Dat maakt het aanpassen van de boodschap lastig.

Uitdaging 6: Fysieke afwezigheid leidt tot inefficiëntie

Het zou gemakkelijk zijn als collega’s, klanten en leveranciers inzicht hebben in elkaars agenda en afspraken met elkaar kunnen maken. Dat kan vaak wel, maar eenmaal op vakantie kun je jouw agenda niet bijwerken of de agenda’s van collega’s inzien. Het zou daarom fijn zijn om op vakantie zowel toegang te hebben tot je e-mail als tot je centrale agenda, en dat op ieder device. Zo nu en dan inzicht in bijvoorbeeld de HRM-, ERP-, CRM- en boekhoudsystemen kan ook rust geven. Het raadplegen van deze systemen kan helaas vaak alleen binnen de kantoormuren..

Uitdaging 7: Een overleg missen waar je toch even graag bij was geweest

Crises komen altijd ongelegen. Als je op vakantie bent is het natuurlijk helemaal lastig om aan te schuiven bij die vergadering over bijvoorbeeld een incident of een nieuwe commerciële kans. Via mail de actiepunten ontvangen is als mosterd na de maaltijd. En telefonisch inbellen via een conference call is ook niet ideaal. Bij dit soort meetings is het fijn om de betrokken mensen even te kunnen zien.

Uitdaging 8: Een onbekend nummer maakt onbemind

Wil je een klant of leverancier telefonisch benaderen, doe je dat toch het liefst met het vertrouwde nummer van de zaak. Het is echter onmogelijk om de vaste telefoon van de zaak mee te nemen op vakantie. Daarom bellen veel ondernemers met hun mobiele (privé) nummer. Liever kom je professioneler over. Zeker wanneer je terug wordt gebeld en de beller krijgt je privé-voicemail te horen.

Uitdaging 9: Roamingkosten afgeschaft, toch hoge gesprekskosten

Hoge telefoonrekeningen voor mobiel dataverkeer na een vakantie binnen de EU zijn sinds 2017 verleden tijd. Let wel op dat niet al het belverkeer hiermee goedkoper is geworden. Bellen naar het buitenland vanuit Nederland is niet goedkoper door de afspraken. Bellen vanuit een ander EU-land naar Nederland is voortaan wel voordeliger dan andersom. Daarnaast kunnen bellen en het verbruiken van data buiten de EU nog steeds een dure grap zijn. Wil je op vakantie toch doorwerken, kijk dan vooraf naar de kosten die dat kan opleveren, en hoe dat goedkoper kan.

Uitdaging 10: Is die verbinding wel veilig tijdens internetbetalingen?

Het bedrijf draait door, ook tijdens je vakantie. Soms is het dan ook nodig om een betaling te doen om een klant of leverancier tevreden te houden. Is in het buitenland je verbinding wel altijd privé, zodat niemand mee kan kijken?

In 8 stappen met een gerust hart op vakantie

Tijd om de knop echt om te zetten tijdens de vakantie. Dat betekent alleen bereikbaar zijn op een manier zoals jij dat wilt. Bijvoorbeeld bereikbaar zijn als het noodzakelijk is. Of op locatie net zo goed kunnen werken als op kantoor. Directe telefonische bereikbaarheid proactief beheren en de beschikking over een plaats onafhankelijke werkplek zijn een eerste stap. Overstappen naar clouddiensten speelt daarbij een belangrijke rol. Clouddiensten staan immers niet meer lokaal op je kantoor, maar verplaatsen je kantoor naar de cloud. Daardoor zijn ze altijd en overal te raadplegen.

Download het stappenplan met 8 praktische stappen om je bereikbaarheid op maat in te regelen en bovenstaande uitdagingen op te lossen. Jij bepaalt zelf hoe bereikbaar je wil zijn, maar vergeet niet te genieten van je welverdiende rust!

Interessant artikel? Deel het: