CIBOD BV pakt rol in procesbeheer

12 oktober 2021 15:15

• Duurzaamheid & Innovatie

Automatisering draagt bij aan een soepele bedrijfsvoering. Communicatie, visie en helder beleid daar over is van cruciaal belang. “Want pas als je de bedrijfsprocessen helder in beeld hebt, kan de automatisering echt ondersteunend zijn.” Dat zegt Jurjen Huitink, eigenaar van CIBOD BV, functioneel beheerders.

Jurjen Huitink ziet in de praktijk vaak, dat bedrijven en instellingen hun oude werkprocessen mee nemen als er een nieuw softwarepakket geïmplementeerd wordt. Hij vindt het belangrijk om die werkwijze te bevragen: waarom wordt het nieuwe pakket ingevoerd, wat wil het bedrijf ermee bereiken, op welke bedrijfsvisie moet de software aansluiten?

Kosten

Redenen voor de aanschaf van een nieuw softwarepakket kunnen heel divers zijn. Zo kan de oude software verouderd zijn of komt de leverancier met een nieuwe versie die niet bevalt. Soms is de bestaande software niet in staat een passende ondersteuning te bieden voor de gewenste vernieuwingen in een bedrijf. Tenslotte kan de bestaande software voor veel beheerskosten zorgen, bijvoorbeeld omdat er veel personeel voor nodig is om het in de lucht te houden. Dan kan een slim nieuw systeem de kosten drukken.

Nieuwe werkwijzen

Het bedrijfsleven is niet statisch. Er zijn telkens nieuwe ziens- en werkwijzen over de toekomst van een bedrijf, klanten kunnen nieuwe eisen stellen of door wetgeving komt men met nieuwe inzichten in bijvoorbeeld Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Jurjen Huitink geeft als voorbeeld van vernieuwing, het proces van ‘omboarding’. Dat is momenteel in HR-kringen in zwang als onderdeel van werving en selectie. Automatisering is ondersteunend bij het inwerken van nieuwe medewerkers gedurende hun eerste weken bij een bedrijf. “En ook nieuwe wettelijke eisen op het gebied van HR en finance vragen om aanpassingen van de software”, weet Jurjen Huitink. Die dynamiek stelt hoge eisen aan software en beheerders.

Implementeren

CIBOD BV heeft klanten in de zorg, het onderwijs en de dienstverlening. Ze worden geholpen bij het implementeren van onder meer HR/Payroll software van AFAS. Dat staat voor Applications for Administrative Solutions. Met de software van AFAS zijn alle bedrijfsprocessen te stroomlijnen in één systeem. Leverancier AFAS Profit is een bekende naam. “Het is een grote leverancier van software. Er werken ruim 500 mensen en ze hebben net een nieuw kantoor geopend in Leusden”, vertelt Jurjen Huitink over de softwareleverancier.

Herinrichten

Ook de herinrichting van applicaties op het gebied van HR, salaris, rooster ECD of DBC, finance neemt CIBOD BV graag voor rekening. Jurjen Huitink licht toe: “AFAS wordt zonder meer het meest geïmplementeerd bij onze klanten. Het gaat om meerdere modules; alles bij elkaar vallen ze onder de afkorting ERP, wat staat voor geïntegreerde software voor alle bedrijfsprocessen. De klant koopt een AFAS-licentie plus een aantal dagen waarin we langs komen voor implementatie en consultatie. Maar dan ben je er nog niet. Nieuwe processen moeten worden ingericht, beheer moet goed geregeld zijn én de medewerkers die ermee omgaan en die het beheren, moeten worden opgeleid.”

Ondersteunen

De dienstverlening van CIBOD BV behelst ook het ondersteunen van roosterpakketten ECD en DBC en financiële pakketten. Daar over zegt Jurjen Huitink: “Wij werken vooral in de zorgsector. Daar bestaat naast AFAS ook het elektronisch patiënten dossier. Dat laatste kan los beheerd worden, maar er is ook een koppeling mogelijk. Verder helpen we de roosterpakketten mee inrichten. Daar komt veel bij kijken. Het is gecompliceerd omdat er meestal verschillende roosters zijn, vaak per locatie. En als loketten anders worden ingedeeld, dan moet de software daar weer op worden aangepast.”

Opleiden

Tenslotte rekent CIBOD BV tot het eigen takenpakket het herinrichten van functioneel beheer en het opleiden van functioneel beheerders. Jurjen Huitink: “Vroeger was procesbeheer statisch. Incidenten oplossen en af en toe het systeem naar een nieuwe wens inrichten. Dat was het wel. Nu hebben we het over procesbeheer 2.0. Functioneel beheerders worden ook procesbeheerders. Ze moeten precies weten hoe processen in een organisatie lopen. De functioneel beheerder moet bijvoorbeeld eerst de HR-processen door-en-door kennen om vervolgens met applicaties te komen die de gewenste processen automatiseren. De functioneel beheerder verdiept zich dus steeds meer in de procesinhoud.”

Creativiteit

Jurjen Huitink ziet dat in de zorg het functioneel beheer geen prioriteit had. Mensen uit de zorg gingen werken in de IT. Die hadden dus veel verstand van de zorgtaken op de werkvloer, maar hadden moeite om in processen te gaan denken. Daar komt bij, volgens Jurjen Huitink, dat de zorgsector veel ‘eilandjes’ in de bedrijfscultuur kent. “Het is belangrijk om die eilandjes bij elkaar te brengen. Dat stroomlijnt de werkprocessen en maakt ze efficiënter. En de zorg heeft te maken met steeds nieuwe specifieke eisen ten aanzien van de bedrijfsvoering. Dat vraagt om een grote creativiteit. Functioneel beheerders hebben daar wat mij betreft een taak in. Maar dan moet hun niveau wel omhoog.”

Jaarplanning

Naast implementatie van applicaties en het begeleiden en opleiden van functioneel beheerders helpt CIBOD BV mee met het maken van jaarplanningen. Al-met-al krijgt de functioneel beheerder veel op zijn bordje. In de praktijk van alle dag, wordt hij vaak bestookt met vragen en wensen. Jurjen Huitink: “Het gevaar bestaat dat de functioneel beheerder op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer ziet. Wij helpen hem graag om die werkflow te structureren. Daardoor krijgt hij meer rust en kan efficiënter te werk gaan. Dat geldt niet alleen voor AFAS, maar ook voor beheerders van andere applicaties.”

Ticketsysteem

Omdat er veel komt kijken bij goed functioneel beheer, blijft CIBOD BV contact houden met organisaties. Door middel van een ticketsysteem kunnen klanten vragen stellen. CIBOD BV neemt dan contact op en lost de problemen op. Het helpt daarbij enorm dat de medewerkers van CIBOD BV veel ervaring bij verschillende bedrijven hebben. Die kennis kunnen ze op verschillende plaatsen inzetten. Verder beschikt CIBOD BV over een breed netwerk van AFAS specialisten die mee kunnen denken over automatiseringsvraagstukken.

Tarief Qua tarief beweegt CIBOD BV zich naar zeggen van Jurjen Huitink aan de onderkant van de markt. Daarvoor krijgt de klant senior medewerkers over de vloer met veel ervaring. Junioren werken ook bij het bedrijf, maar die beginnen op kantoor. Om de bedrijfsgroei aan te kunnen, is CIBOD BV nog op zoek naar een account-manager en een recruiter.

CIBOD BV
Bruningweg 23
6827 BM Arnhem
Telefoon 06 – 29 52 74 14
E-mail info@cibod.nl
www.cibod.nl

Interessant artikel? Deel het: