Bespreek uw cashflow elke maand in het directieoverleg

27 november 2024 09:57

• Financieel & Juridisch

Hoe bereidt uw finance manager het directieoverleg voor? Door de directie een e-mail te sturen met de cashflow-forecast of de cijfers uitgebreid met u te bespreken tijdens het overleg? Geloof het of niet, maar de cashflow elke maand bespreken in het directieoverleg voorkomt onaangename verrassingen. Hoe dat zit, leest u hier.

Als ondernemer gebeurt u dit misschien wel eens: u zet een bedrag op deposito in de veronderstelling dat u alle inkomsten en uitgaven in beeld hebt. Een paar dagen later constateert u verbijsterd dat het banksaldo van uw lopende rekening plotseling te laag om salarissen of openstaande facturen te betalen. Hoe kon u nou over het hoofd zien dat er nog een aanbetaling ging plaatsvinden voor een grote bestelling? Een oplossing heeft u niet direct voorhanden, want het geld weer opnemen uit het deposito is geen optie. Wat nu?

Regelmatig constateren wij dat lang niet elke ondernemer maandelijks de cashflowplanning in het directieoverleg bespreekt. Vaak maakt Finance rapportages voor zichzelf om te zien waar de risico’s liggen en ontvangt de directie slechts een overzicht op hoofdlijnen. Maar door de cashflowplanning tijdens elk overleg te bespreken, gaan de cijfers meer leven en voorkomt u situaties zoals hierboven beschreven.

Neem in elk directieoverleg in ieder geval de volgende twee overzichten mee:

1. Een overzicht van ontvangsten en uitgaven voor minimaal 8 weken vooruit. Gebruik de aging van debiteuren en crediteuren als basis, samen met de geplande salaris- en belastingbetalingen. Maak hierbij ook een inschatting van inkomsten en uitgaven waarvoor nog geen factuur is opgesteld of ontvangen.
    
2. Een rolling forecast voor ten minste 6, maar nog liever 12 maanden vooruit. Uiteraard is de forecast voor na 6 maanden wat meer een inschatting, maar het denkwerk helpt u bij het concretiseren van uw verwachtingen over de financiële cijfers van uw onderneming. Daarnaast geven deze cijfers al een realistisch beeld voor uw begroting.

Kijk naar de toekomst en leer van het verleden

De realiteit is weerbarstig, dus leg uw prognose en de realisatie naast elkaar en leer ervan. Zo ontdekt u vaak ook dat u elementen bent vergeten mee te nemen, bijvoorbeeld investeringen, loonbelasting, vennootschapsbelasting, dividend en de jaarlijkse verzekeringspremies (inclusief de nacalculaties van de premies). Denk niet ‘wat gebeurd is, is gebeurd’, want door alleen naar de toekomst te kijken leert u niet van het verleden. Oké, het is even een karwei. Maar wel ontzettend belangrijk voor een goed en compleet inzicht in uw financiële bedrijfsvoering.

Dit zijn de voordelen van maandelijkse cashflowbesprekingen

1. Periodiek verantwoording afleggen is een goede stok achter de deur om uw cijfers regelmatig grondig te bekijken en trends en realisatie tegen elkaar af te zetten. Dit geeft u meer zekerheid over uw voorspellingen.
2. U bent beter in staat om aan uw dagelijkse en kortetermijn financiële verplichtingen te voldoen.
3. Meerdere mensen zien meer dan één, dus de kans is groter dat afwijkingen en omissies tijdig worden gesignaleerd. Ook kunt u beter inspelen op onvoorziene afwijkingen.
4. U kunt eerder en beter actie ondernemen om openstaande facturen betaald te krijgen.
5. U kunt beter inschatten welk bedrag u verantwoord op deposito kunt zetten, zodat u optimaal profiteert van de renteopbrengst en minder risico loopt dit geld voortijdig weer op te moeten nemen. Als dit al mogelijk is, want over het algemeen zijn financiële instellingen niet genegen geld op deposito’s eerder vrij te geven dan na de afgesproken termijn.
6. Als u uw onderneming wilt verkopen, hebt u de cijfers van de afgelopen jaren direct paraat.

Belangrijk voor nu én voor als u uw onderneming wilt verkopen

Geef uw werkkapitaalmanagement structureel aandacht in het directieoverleg. Dit helpt u niet alleen om uw cashflow te managen, maar ook om tijdig te signaleren wanneer het misgaat binnen uw onderneming. Uw cashflowplanning en realisatie in elk directieoverleg rapporteren, analyseren en bespreken is een must. Dit levert voordelen op voor nu én voor als u uw onderneming over enige tijd in de etalage zet. Een potentiële koper kijkt minimaal 3 jaar terug. Wacht dus niet met het managen van uw werkkapitaal tot een jaar voordat u de onderneming verkoopt, dat is echt te laat.

Hoe komt u goed beslagen ten ijs in het directieoverleg? In de volledige blog op onze website vindt u praktische tips voor het managen van uw werkkapitaal.

Ook kort op de bal spelen bij uw cashflowmanagement?

Bij CFO Capabel hebben we veel ervaring in het ondersteunen van mkb-ondernemers bij het optimaliseren van hun financiële bedrijfsvoering. Wij helpen u graag inzicht krijgen in uw kasstromen en werkkapitaal, een optimale cashflowplanning maken voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering en de cashflowrapportages en -planning integreren in uw P&C-cyclus.

Meer weten? Neem contact op met CFO Capabel.

Interessant artikel? Deel het: