Bedrijven hebben technologie nodig om gebrekkige kennis van douaneadministratie op te vangen
3 december 2024 14:30
Door: Nick Neesen, Sales Executive bij Descartes Systems Group
Kun je je voorstellen dat douaneaangiften handmatig werden gedaan? Maar dat is verleden tijd, want de digitalisering van de administratie opent de deur voor nieuwe technologieën. Die oplossingen zijn hard nodig, zeker als je weet dat kennis over declaraties in veel bedrijven afneemt. Sommige bedrijven zijn wel redelijk georganiseerd en hebben een douanemanager en gespecialiseerde declaranten. Maar in de praktijk is het niet eenvoudig om mensen met de juiste expertise te vinden en aan te trekken.
Douaneactiviteiten komen daarom regelmatig terecht bij logistieke partijen die dit als onderdeel van hun dienstverlening aanbieden. Dit betekent dat de interne kennis van bedrijven verder afneemt. Omdat veel data voor een aangifte uit het ERP-systeem komt, verschuift de verantwoordelijkheid vervolgens naar de IT-afdeling. Maar IT heeft natuurlijk ook niet de kennis om een goede aangifte te maken.
Systemen groeien naar elkaar toe
Toch heeft IT de oplossing deels in handen, want de juiste software kan het gebrek aan expertise in een bedrijf enigszins opvangen. Zoals bij de meeste applicaties zijn ook systemen voor aangiftes inmiddels flink geëvolueerd van een on-premises aanpak naar het gebruik van cloud- en SaaS-oplossingen.
We hebben een lange weg afgelegd sinds de tijd dat douaneaangiften nog grotendeels op papier werden gedaan. Dat maakte de afhandeling natuurlijk traag en vatbaar voor fouten. Met de groei van de internationale handel ontstond de behoefte aan meer efficiëntie en gestandaardiseerde procedures voor aangiftes – van het klaarmaken van goederen tot het opstellen van documenten voor de douane. De meeste lidstaten gebruiken nog altijd verschillende systemen.
Intussen zijn alle landen de Union Customs Code (UCC), richtlijnen van de Europese Commissie, aan het toepassen. De komende jaren verwachten we daar geen impactvolle wijzigingen, behalve dat we steeds meer naar een gecentraliseerd Europees systeem gaan – een database waarin lidstaten informatie met elkaar kunnen uitwisselen. En dan is het belangrijk om een ervaren partner te hebben en een goed systeem dat snel op deze trend kan inspelen.
Minder boetes en fouten
Het gebruik van technologie kan het aantal fouten fors verminderen en bedrijven veel geld besparen – van besparingen op invoerrechten tot het vermijden van sancties. Niet elke boete die wordt uitgedeeld heeft te maken met fraude. Sancties ontstaan vaak door een fout in een aangifte, die bedrijven met iets meer kennis van zaken en minder manuele handelingen perfect hadden kunnen voorkomen.
De omvang van een sanctie is afhankelijk van de waarde van de getransporteerde goederen, maar een boete kan hoog oplopen. Bovendien lijdt een bedrijf ook imagoschade wanneer blijkt dat de aangifte bij de douane niet in orde is. Ondertussen zien we steeds meer milieuwetgevingen die een impact hebben op aangiftes. Zo verplicht de CBAM-wetgeving bedrijven die koolstof-intensieve goederen zoals staal produceren om te rapporteren over hoeveel CO2 er tijdens het proces is uitgestoten. Die data komt gedeeltelijk uit de aangiftes bij de douane.
Een ander voorbeeld is de EU Deforestation Regulation, een richtlijn die bepaalt dat ingevoerde producten niet afkomstig mogen zijn van ontbossing of bosdegradatie. Denk aan hout, palmolie, soja en cacao. Onlangs werd de invoering van deze wet met een jaar uitgesteld, maar dit zal zeker gevolgen hebben voor het opstellen van een aangifte. Al deze zaken kunnen we met de juiste software en connecties tussen systemen grotendeels automatisch laten verlopen.
De impact van AI
De komende jaren zal technologie een steeds grotere stempel drukken op douaneactiviteiten. De opmars van Kunstmatige Intelligentie (AI) zal de mogelijkheden van systemen verder uitbreiden. En hou er rekening mee dat ook de douane zelf AI-technologie gebruikt, waardoor ze meer controles kunnen uitvoeren en het risico op een sanctie na een foutieve aangifte toeneemt.
Zonder de juiste digitale en geautomatiseerde oplossingen is douaneadministratie in bedrijven onbegonnen werk. De hoeveelheden goederen die de douane passeren, nemen ook toe. Door de populariteit van e-commercesites komt er steeds meer binnen vanuit China. Dat versterkt ook de focus op compliance. Welke goederen mag je exporteren naar welke landen? En wat kun je wel of niet invoeren in Nederland? Geavanceerde technologie en processen zijn simpelweg een must om in deze complexe wereld op een efficiënte manier handel te voeren.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.