Bedrijfslocatie verhuizen? Tips voor een soepele overgang

25 november 2024 15:55

• Facilitair

Het is een grote stap, je bedrijf verhuizen naar een andere locatie. Misschien groei je wel omdat je meer personeel hebt, of gewoon een betere plek hebt gevonden voor je bedrijf. Het is een verandering die voor veel ondernemers op de agenda staat. Maar een verhuizing is meer dan alleen het inpakken van dozen en het verplaatsen van meubels. Er komt veel bij kijken om ervoor te zorgen dat de overgang soepel verloopt, zonder dat het je veel tijd, energie of geld kost.

Houd je budget onder controle

Een verhuizing kost geld, dat is een feit. Maar hoe houd je je kosten binnen de perken? De sleutel is een goed budget. Maak van tevoren een overzicht van alle verwachte kosten. Denk aan:

• De kosten van het verhuisbedrijf
   Schakel een betrouwbaar verhuisbedrijf in, zoals een verhuisbedrijf in Eindhoven, dat ervaring heeft met bedrijfsverhuizingen. Dit kan je een hoop gedoe en stress besparen.
• Meubilair en apparatuur
   Heb je nieuw meubilair nodig? Of moeten er apparaten verplaatst worden die extra bescherming nodig hebben? Houd rekening met deze kosten.
• Het verlies van werkuren
   De verhuizing kan tijdelijk voor minder productiviteit zorgen, dus zet ook wat geld opzij voor mogelijke omzetverliezen.

Daarnaast is het slim om een reserve budget  in te stellen. Dit betekent dat je een extra bedrag reserveert voor onverwachte kosten, zoals schade aan apparatuur of extra kosten voor het aanpassen van je nieuwe locatie.

Een handige tip: Ruim je huidige locatie grondig op! Verkoop wat je niet meer nodig hebt. Dit kan de transportkosten verlagen én zorgt ervoor dat je alleen het écht belangrijke meeneemt naar je nieuwe kantoor.

Wat gaat er vaak mis tijdens het verhuizen van bedrijfslocatie?

De grootste valkuilen bij een verhuizing van bedrijfslocatie zijn vaak onduidelijkheden en onverwachte kosten. Als je je strak aan je budget houdt, is dat al opgelost. Een verhuizing kan chaotisch zijn als er niet goed wordt gecommuniceerd of als er geen strakke planning is. Hier een paar dingen die vaak misgaan:

• Zorg ervoor dat je een gedetailleerde verhuisplanning hebt. Denk hierbij aan het inpakken, het regelen van de nutsvoorzieningen in de nieuwe locatie en het tijdstip waarop alles moet zijn opgezet.
• Bij het verhuizen naar een nieuwe locatie is het belangrijk dat je voldoet aan lokale regelgeving. Dit kan bijvoorbeeld gaan om brandveiligheidsvoorschriften of parkeervergunningen voor de verhuiswagens.
• Soms loopt de verhuizing niet volgens plan. Denk aan verkeersomstandigheden, onvoorziene problemen met apparatuur of onverwachte vertragingen van het verhuisbedrijf. Het is belangrijk om flexibel te blijven en goed te communiceren met je team en klanten.

Een goede oplossing voor dit alles is om een verhuisbedrijf in te schakelen dat gespecialiseerd is in bedrijfsverhuizingen. Zij hebben ervaring met de typische problemen die komen kijken bij een verhuizing en kunnen je helpen met een soepel proces.

Bedrijfslocatie verhuizen? Tips voor een soepele overgang

Een soepele verhuizing vraagt om de juiste voorbereiding. Hier volgen een paar tips om de verhuizing van je bedrijf succesvol te laten verlopen:

Begin 2 tot 3 maanden van te voren met plannen

Een goede voorbereiding is het halve werk. Start minimaal 2 tot 3 maanden voor de verhuizing met het plannen. Dit geeft je voldoende tijd om alles in kaart te brengen en te zorgen dat alles op tijd geregeld is.

Zorg ervoor dat je medewerkers op de hoogte zijn van de verhuizing

Betrek ze vroegtijdig in het proces, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Dit kan de verhuizing een stuk soepeler maken. Geef je medewerkers duidelijke instructies over wat zij moeten doen, zoals het inpakken van hun persoonlijke spullen of het organiseren van vergaderingen in de nieuwe ruimte.

Een verhuizing hoeft niet in één keer plaats te vinden

Denk eraan om belangrijke bedrijfsonderdelen (zoals computers en servers) als eerste te verhuizen, zodat je bedrijf weer snel operationeel is. In de tussentijd kunnen andere spullen zoals kantoormeubilair worden verplaatst. Dit zorgt ervoor dat je bedrijf zo min mogelijk stil ligt.

Huur professionals in voor het verhuizen van zware en gevoelige apparatuur

Heb je veel IT-apparatuur, machines of andere kwetsbare spullen? Zorg dan voor professionele verhuizers die hier ervaring mee hebben. Dit kan schade voorkomen en bespaart je tijd.

Zorg ervoor dat je nieuwe locatie klaar is om je bedrijf te ontvangen

Dit betekent dat de internetverbinding werkt, het meubilair op de juiste plek staat en er geen technische of logistieke problemen zijn. Zorg ervoor dat je ook de infrastructuur van de nieuwe locatie goed hebt onderzocht (bijvoorbeeld brandveiligheid en toegangscontrole).

Zorg voor een welkomstplan voor klanten

Als je klanten hebt die je nieuwe locatie moeten bezoeken, zorg er dan voor dat zij precies weten hoe ze de nieuwe locatie kunnen bereiken. Dit kan via een duidelijke aankondiging, een email of een flyer die je verstuurt. Als je locatie moeilijk te bereiken is, kun je ook shuttle services of parkeerbegeleiding aanbieden om de overgang voor klanten makkelijker te maken.

Verhuizen naar een andere bedrijfslocatie is een spannende stap in de groei van je bedrijf, maar het kan ook een hoop stress met zich meebrengen. Door goed voorbereid te zijn, een helder plan te maken en samen te werken met ervaren verhuisprofessionals kun je ervoor zorgen dat de verhuizing soepel verloopt. Houd je budget in de gaten, communiceer duidelijk met je team en zorg ervoor dat je nieuwe locatie klaar is voor je bedrijf.

Interessant artikel? Deel het: