4 belangrijke eigenschappen van goede kantoorprinters
21 maart 2023 16:03
Een zakelijke printer kiezen staat waarschijnlijk ergens onderaan het prioriteitenlijstje van jouw onderneming. Toch is het de moeite waard hier goed aandacht aan te besteden. Dat hoeft overigens niet veel tijd te kosten. De volgende vier aandachtspunten geven al een prima idee waar je op moet letten als je een printer voor je kantoor nodig hebt.
1. Laser of inkjet?
Inkjetprinters voor thuis zijn voordelig en ze maken afdrukken van zeer hoge kwaliteit. Daarom zijn ze soms ook voor ondernemers het overwegen waard. Een klein (thuis)kantoor kan prima gebruik maken van bijvoorbeeld een goedkope HP-printer. Wil je echter een hogere afdruksnelheid en lagere verbruikskosten? Kies dan een laserprinter. Deze zijn razendsnel en produceren scherpe afdrukken voor een lagere prijs per pagina. Bovendien zijn ze gebouwd om veel prints per maand te genereren, waardoor je minder kans hebt op kostbare uitval van je bedrijfsprocessen.
2. All-in-one printers
De meeste moderne printers zijn zogenaamde all-in-one modellen. Ze combineren printen met functies voor scannen en kopiëren. Dat is handig voor thuis, maar in een zakelijke omgeving kun je bijna niet zonder. Met de scanfunctie kun je namelijk eenvoudig papieren documenten digitaliseren en met de kopieermogelijkheid kun je snel meerdere exemplaren in gedrukte vorm onder je medewerkers verspreiden. Uit kostenoverweging wil je dit waarschijnlijk ook dubbelzijdig kunnen doen. Controleer in dat geval of de printer deze duplexfunctie ook ondersteunt bij scannen en kopiëren.
3. Automatische documentinvoer
Wanneer je regelmatig grote hoeveelheden documenten wilt scannen of kopiëren dan is een automatische documentinvoer of ADF (Automatic Document Feed) eigenlijk onmisbaar. Plaats eenvoudig de documenten in de invoerlade van de ADF en de printer doet verder alles voor je. Sommige modellen kunnen de geprinte of gekopieerde documenten zelfs van een nietje voorzien.
4. Beveiliging
Als ondernemer ben je ongetwijfeld op je hoede voor hackers en andere cyberbedreigingen. Maar heb je daarbij ook aan jouw printer(s) gedacht? Veel van de documenten die je print zijn vertrouwelijk, zoals offertes, omzetcijfers of beoordelingsformulieren. Kies ook bij printen voor veiligheid. Veel printers kunnen een vertrouwelijk document beveiligen met een pincode. Afdrukken is dan enkel mogelijk door die pincode op het bedieningspaneel van de printer in te toetsen. Zo verklein je de kans dat gevoelige informatie uit de printer komt rollen wanneer er onbevoegden in de buurt staan. Bij Epson printers uit de Workforce Pro-serie kun je de toegang tot de printer zelfs beperken tot specifieke gebruikers. Als je bedenkt welke financiële- of reputatieschade je met deze beveiligingsfuncties kan voorkomen, dan is de meerprijs al snel een waardevolle investering.
Tenslotte is het verstandig goed naar de verbruikskosten te kijken. De kosten voor cartridges of toners kunnen behoorlijk oplopen, net als onderhoud en reparatie. Overweeg daarom voordeliger compatibele toners of cartridges te gebruiken, of maak gebruik van Managed Print Services om je printerpark te onderhouden. Je kunt ook kiezen voor het beste van twee werelden: een MPS-partner die ook voordelige, hoogwaardige compatible supplies aanbiedt en jouw onderneming op die manier volledig ontzorgt.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.